Сдача документов в архив организации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сдача документов в архив организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.
Как организовать архив на предприятии
Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.
Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.
Особенности составления номенклатуры
Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.
При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:
- индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
- наименование дела;
- число бумаг, хранящихся в папке;
- срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
- разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.
В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.
Как правильно подготавливаются дела?
Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:
- первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
- производится описание документов и непосредственного дела;
- проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
- при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.
Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.
Нюансы работы с запросами
Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.
Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.
Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.
Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения.
Особенности составления номенклатуры
Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.
При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:
- индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
- наименование дела;
- число бумаг, хранящихся в папке;
- срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
- разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.
В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.
В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:
- помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
- в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
- размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
- устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
- между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
- длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
- дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.
В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.
Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:
- документация передается в архив только по описи;
- если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
- каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
- если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.
От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.
Особенности составления номенклатуры
Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.
При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:
- индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
- наименование дела;
- число бумаг, хранящихся в папке;
- срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
- разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.
В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.
Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.
Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.
Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».
Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.
К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.
Основные правила работы архивов организаций подготовлены рабочей группой Росархива и ВНИИДАД в составе: Еремченко В.А. (руководитель группы), Альбрехт Б.В., Банасюкевич В.Д., Гавлин М.Л., Киселев И.Н., Красавин А.С., Ларин М.В., Мещерина Т.А., Привалов В.Ф., Смогло И.А., Сокова А.Н., Солобай Н.М., Степанова Л.А.
Как архивировать документы
Эффективный и прибыльный бизнес зависит от того, насколько хорошо вы управляете вашими документами, и одним из аспектов эффективного управления документами является архивирование. Если вы дезорганизованы из-за того, как вы справляетесь с процессом архивации записей, это может привести к замедлению ежедневных операций, возникновению юридических проблем и недовольству клиентов. Вот главные советы для архивирования ваших бумажных документов.
- Сначала удалите ненужные файлы
Архивирование ваших бумажных документов происходит быстрее и проще, когда вы начинаете с очистки файла. Начните с удаления файлов, которые превысили законные требования к хранению. Служба профессионального разрушения упрощает процесс продувки файла для вас. Мешки с безопасным уничтожением документов сбрасываются на вашем предприятии перед вашим проектом очистки, а затем собираются, когда они заполняются. Весь процесс уничтожения обрабатывается проверенными специалистами, которые следуют строгому протоколу цепочки поставок во время сбора и измельчения. Сертификат уничтожения предоставляется после уничтожения ваших документов.
- Проверьте сроки хранения записей
Архивные документы имеют определенные «сроки годности», поэтому важно ознакомиться с рекомендациями по хранению, чтобы гарантировать, что вы архивируете в течение правильного периода времени. Прежде чем завершить политику хранения записей, обратитесь за советом к эксперту от партнера по управлению записями, который понимает как нюансы вашего бизнес-сектора, так и соответствующие требования соответствия.
- Выделите соответствующее место для хранения
Чтобы вы стали их клиентом, очевидно же. И чтобы не ушли к конкурентам. Ваши похороны это их забота.
И совсем неважно, что вы их об этом не просили. Они действуют довольно напористо и нагло.
Их задача в том, чтобы продавать вам как можно больший набор услуг. И товаров. Они с радостью продадут вам посмертный макияж.
Конечно, они знают где найти хорошее место на кладбище. Плюс к тому, у них найдутся гробы на любой вкус, венки и фирма памятников. Которая сделает вам скидку. Но только если вы будете работать именно с этой конторой.
Купи 1 гроб, и получи еще 1 в подарок. Зачем второй гроб? Пригодится. Вещь в хозяйстве нужная.
Как бы цинично это ни звучало. Но таково положение дел. Ваше горе это чьи-то деньги.
В п. 9 ст. 3 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» под архивом понимается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Если буквально трактовать п. 9 ст. 3 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», и исходя из норм гражданского законодательства, то архив, являясь учреждением, будет унитарной некоммерческой организацией, осуществляющей управленческие, социально-культурные или иные функций некоммерческого характера. При этом в ГОСТ Р-51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» используется иная формулировка, и вместо «учреждение» употребляется термин «организация», который не ограничивает вид организационно-правовой формы архива.
Однако, никакого противоречия здесь нет, т. к. в п. 9 ст. 3 указанного закона речь идет только о государственных (муниципальных) архивных организациях, чьей обязанностью является прием и хранение документов независимо от их формы собственности.
Современная организация архивного дела
К сожалению, канули в Лету те времена, когда архивная деятельность находилась под личным контролем руководства организации, и каждый документ ценился на вес золота. Сегодня в большинстве учреждений и сотрудники, и руководство придают слишком мало значения ведению архивного дела, считая, что этот «бесполезный» процесс только «съедает» рабочее время должностных лиц и финансовые средства компании. А ведь если бы такая организация хотя бы раз провела статистическое исследование, определяя сколько времени ежедневно тратится на поиск того или иного письма, приказа или распоряжения, директорат вряд бы поверил приведенным цифрам. Если же прибавить к такому отчету список проблем, регулярно возникающих при проведении аудиторской либо инспекторской проверки соответствующими госорганами России, возможные и реальные потери документов, которые обязательно происходят при смене организацией своего адреса, время, затраченное на выдачу справок всем настоящим (а также бывшим) сотрудникам, и даже трудочасы, потраченные на подготовку документов и дел к сдаче в Государственный Центральный архив (в т.ч. и пакет документов, подготавливаемый при ликвидации этой организации), то к архивному делу и архивариусам отношение изменилось бы кардинально!
Еще одним показателем пренебрежительного отношения к документации и работе архивариусов, является тот факт, что, несмотря на утвержденный законодательством порядок организации архивной деятельности, ею часто занимаются люди без соответствующей квалификации, абсолютно не понимающие тонкостей этой работы, а значит, не придающие ей должного значения. На самом деле, настоящим архивариусом может быть человек, окончивший ВУЗ, причем, получивший диплом по специализации «Архивное дело», что красноречивее всего свидетельствует о важности правильного обращения с документацией на всех стадиях – от ее создания до хранения.
Полезная информация
Ст.27 ФЗ «Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в РФ» гласит, что юридические и физические особы, нарушившие законодательные предписания, связанные с архивацией документов в России, несут за это гражданскую, административную, а в некоторых случаях даже уголовную ответственность в рамках пределов, установленных российским законодательством.
Преимущества сотрудничества с нами
Наши главные конкурентные преимущества заключаются в предложении клиентам самых выгодных расценок на территории столицы, города Москвы, и всей Московской области. Оплата осуществленного нами комплекса услуг производится строго по факту выполнения взятых на себя обязательств. Такая ценовая политика является для нас абсолютно приемлемой, ведь мы полностью уверены в профессионализме и квалификации каждого сотрудника компании, а тем более менеджеров и ведущих архивариусов.
Еще одно «очко» в пользу сотрудничества с нами — оперативность выполнения заказа, работать над которым мы начинаем сразу в тот день, без долгой «раскачки» с целью «набить себе цену».
Каждый заказ курируется опытным менеджером, который будет осуществлять общий надзор за его выполнением на каждом отдельном этапе, проконтролирует правильность обработки каждого документа и будет лично нести ответственность за сохранение режима строгой конфендициальности.
Когда у клиента нет ни минутки свободного времени, чтобы он мог заскочить к нам в офис для подписания бумаг или решения вопросов, возникших у менеджера по ходу работы над архивом, мы высылаем прямо к нему в офис мобильные бригады архивариусов. Ребята на месте осуществят необходимый комплекс мероприятий по архивации документов или же подготовят их к транспортировке в наше помещение.
А самое главное – наши клиенты всегда экономят:
- рабочее и личное время своих сотрудников, которым уже не нужно заниматься архивацией, а также время, которое могло быть затрачено на поездки к нам в офис;
- финансы компании, которые были бы выплачены в виде премий коллективу, потеряны в результате «простоев» в работе персонала, занятого архивацией документов, а не своими профессиональными обязанностями, а также израсходованные в виде штрафов за неправильную организацию документооборота;
- на расходах, связанных с услугами адвокатов, в случае возможного открытия административного, гражданско-правового или уголовного дела (это, кстати, предусмотрено ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ»);
- на арендной плате, ведь наши услуги позволяют освободить от 10 до 25% рабочей площади офиса.
Допускается ли привлечение к работе сторонних специалистов
Подача документов может осуществляться с привлечением специализирующихся на этом сторонних компаний. Такой подход целесообразен в следующих ситуациях:
- компания крупная, за год накапливается огромное количество документов, систематизировать которые самостоятельно сложно, так как для этого потребуется отвлекать сотрудников от производственных и управленческих процессов;
- компания решила создать электронный архив с нуля, а объем работы настолько велик, что штатные сотрудники его не осилят;
- документы передаются на хранение в Государственный архив, это требует высокого уровня компетентности сотрудников, которые будут участвовать в архивном хранении.
Архивное хранение документов и делопроизводство помогают четко контролировать работу с документами, обеспечивая при этом их сохранность и доступность. Существуют отдельные типы документов, которые имеют свой определенный срок и даже метод хранения.
При организации архивного делопроизводства государственные подразделения и органы в обязательном порядке передают официальные документы в Архивные фонды Российской Федерации (АФ РФ). Коммерческие структуры, в свою очередь, обладают более обширным выбором способов хранения документации.
Каждая группа официальных бумаг имеет свой определенный срок хранения, который регламентирован в соответствии с нормативно-правовой базой РФ. Также создается опись, в которой отмечается дата изъятия документов в архив со сроком окончания хранения и ссылкой на соответствующее положение закона.