Тест по теме «Тест с ответами по теме основы документации»
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Тест по теме «Тест с ответами по теме основы документации»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Особого внимания требуют необычные формы резолюций, которые возникают из-за стремления руководителя сэкономить время в процессе рассмотрения документов, но постепенно превращаются в элементы условного языка и особые правила, которые соблюдаются при взаимодействии руководителя и секретаря. Они не соответствуют требованиям стандарта, но на их основе в компании формируются обычаи документооборота, которые становятся общеизвестными и соблюдаются всеми сотрудниками с большим приоритетом, чем требования инструкций.
Чем отличается распоряжение от приказа
Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п. Однако есть между ними и различия:
- Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
- Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.
Итак, залогом успешного взаимодействия руководителей, секретарей и всех сотрудников компании является понимание следующего:
● резолюция – это прямое указание руководителя о характере решения вопроса, который содержится в документе, представленном ему на рассмотрение;
● резолюция должна быть подписана и датирована ее автором;
● резолюция проставляется, как правило, на самом документе;
● резолюция является не только обязательным к исполнению поручением, «рабочим инструментом» руководителя, но и способом выразить и донести до исполнителей оценку фактов, отношение к ним, дать сотрудникам компании неформальную обратную связь;
● резолюцией определяется дальнейший путь движения документа, время его получения тем подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить проекты необходимых/ответных документов.
Опытные секретари знают, что на рассмотрение первому руководителю должны представляться важнейшие для деятельности компании документы по вопросам, которые относятся к его сфере ответственности и полномочиям. Это письма от наиболее значимых партнеров и клиентов (адресованные компании или на имя руководителя), переписка по услугам и сделкам, которые курируются им лично, письма от руководителей субъектов Российской Федерации, органов государственного управления (министерств, ведомств) и их территориальных подразделений, руководителей муниципальных органов, контролирующих и регулирующих организаций и т.п. Все эти документы требуют незамедлительного рассмотрения, четких и конкретных решений, так как от этого зависит репутация компании, что должен всегда помнить секретарь-помощник. Секретарь составляет перечень видов документов, которые в обязательном порядке рассматривает руководитель компании, с указанием конкретных вопросов и корреспондентов. Со временем этот перечень также может быть включен в инструкцию по делопроизводству, в состав раздела, который устанавливает правила предварительного рассмотрения документов, поступивших в компанию.
На рассмотрение руководителю компании могут направляться также внутренние докладные и служебные записки, которые составлены по самым разным вопросам, даже по тем, которые могли быть решены на нижестоящих уровнях управления, но по каким-то причинам этого не было сделано. Такие служебные записки, как правило, должны содержать конкретный проект одного решения или варианты предлагаемых решений (с указанием, что сделать, и сроками). Небольшая часть служебных записок содержит просьбу «дать указание…». Это связано с тем, что руководители нижестоящих подразделений компании не смогли принять согласованного решения (договориться) и выстроить эффективное взаимодействие, а один из них прибегает к возможности повлиять на ситуацию за счет резолюции/волевого решения первого руководителя, использовав административный ресурс. Незначительное количество составляют внутренние служебные записки информационного характера, как правило на начальной стадии переговоров и контактов с контрагентами (например, сопроводительные записки к предложениям о покупке бизнеса и т.п.).
Таким образом, практика бизнеса и установленная система принятия решений определяют направление основных документопотоков и организацию контроля исполнения в любой компании.
Интересны сведения, полученные нами в результате анализа техники личной работы руководителей в крупной российской компании.
В целом первый руководитель и его заместители понимают важность правильного оформления поручений своим подчиненным. Резолюции на документах они формулируют по стандартной речевой модели: «Кому – что сделать – когда».
Но ее полная форма, с указанием срока исполнения, используется лишь в 18–20 % поручений (например, в среднем за один месяц из 70 проставленных первым руководителем резолюций лишь 13 содержали конкретный срок исполнения, который необходимо было установить). Резолюции всегда подписываются руководителями, но очень редко датируются. Поскольку срок исполнения поступившего документа исчисляется с даты его получения адресатом, т.е. с даты, которая указана в регистрационном штампе или штампе с отметкой о получении, этот вопрос должен контролироваться секретарем, который создает резерв времени, сэкономленного на операциях передачи документа (и в бумажной форме, и в электронном виде). Только в момент анализа отчетов об исполнении поручений и оценки уровня исполнительской дисциплины своих сотрудников, а также при исполнении запросов контролирующих органов руководитель осознает, что ему также необходимо руководствоваться общепринятой нормой: поступивший документ должен быть рассмотрен (а значит, должна быть проставлена резолюция) в день его получения.
Резолюции первого руководителя почти всегда адресуются заместителям или топ-менеджерам компании (одному или двум, максимально в одной резолюции упоминаются 4 фамилии). Функции и зоны ответственности своих заместителей руководитель хорошо знает и утверждает официально, например, в приказе о разграничении полномочий или положении о должности/должностной инструкции. На уровень руководителей структурных подразделений (кроме финансового и юридического департаментов) поручения в резолюциях практически не распространяются. Иногда документ направляется на исполнение с резолюцией тому заместителю, которому руководитель ранее давал подобное длительно действующее поручение, о котором помнит. Секретарь должен помнить о том, что из таких длительных и постоянных поручений могут быть сформированы новая функция, новая зона ответственности, которые подлежат обязательной регламентации.
При рассмотрении документов руководитель обычно руководствуется зонами ответственности, которые закреплены на верхнем уровне системы делегирования полномочий. Поручения адресуются, как правило, заместителям и тем топ-менеджерам компании, с которыми он встречается почти каждый день, например членам правления или иного коллегиального органа. Анализ показывает, что для руководителя важен именно этот статус ответственного исполнителя, т.е. иерархия должностей все-таки продолжает оставаться определяющим фактором при направлении документа на исполнение.
Секретарь должен:
● …помнить, что документооборот – это фактор оборота капитала. Быстрота решения вопроса зависит от направления и времени движения документа, в котором изложен этот вопрос.
● …понимать, что направление движения документа определяет руководитель, принимая решение и проставляя резолюцию. Тем самым он задает темп документопотоков своей компании и играет решающую роль в организации документооборота.
● …направлять документ на исполнение непосредственно тому исполнителю и в то подразделение, в котором вопрос должен быть решен конкретно, по существу и в минимальные сроки. Если система делегирования полномочий выстроена правильно, не стесняться направлять документ на исполнение на нижестоящие уровни управления.
● …изучить правила оформления управленческих решений и поручений в форме резолюций (ГОСТ Р 6.30-2003).
● …постоянно анализировать речевые модели, которые использует руководитель для проставления резолюций в зависимости от рассматриваемого вида документа, значимости вопроса и предлагаемых в документе решений, анализировать приоритеты, которые расставляет руководитель, устанавливая сроки исполнения.
● …опираться в работе на четкие основы технологии работы с документами – формировать и представлять на утверждение перечни и классификаторы документов, отражающих и нормативные требования, и технику личной работы руководителя, и традиции документооборота.
● …кратко сформулировать и отразить на схеме организационной структуры компании все предметные области, зоны ответственности, полномочия руководителей и функции подразделений, использовать схему в качестве основного справочника для направления документов на исполнение и постоянно ее актуализировать.
● …укреплять сотрудничество, взаимопонимание и взаимодействие с руководителем в трансляции управленческих решений, получении обратной связи по ним и укреплении исполнительской дисциплины в компании.
Особенности электронного документа
Чем больше организация – тем больше бумажной волокиты. На достаточно крупных предприятиях количество ежедневной служебной корреспонденции может идти на несколько тысяч и проконтролировать ее поток довольно сложно.
С этой целью сейчас усиленно внедряется система электронного документооборота, которая значительно облегчает работу подразделений. Он может быть как полностью автоматизирован (без бумажного носителя), так и частично – в этом случае бумажный оригинал остается у отправителя, а к адресату отправляется его электронный аналог. Каждая организация решает данный вопрос сугубо в частном порядке.
Небольшая фирма с численностью сотрудников до десяти человек может ограничиться одной лишь бухгалтерской книгой, а возникающие вопросы решать устно либо с глазу на глаз. Другое дело, если число сотрудников идет на сотни: здесь уже придется вводить документооборот, как способ защиты сотрудников и руководства от произвола.
Напишите свой вопрос в форму ниже
В методических рекомендациях не разъясняется разница между исполнителем и ответственным исполнителем. В указаниях указано, что табель ведется лицами, назначенными приказом по учреждению
Да, добавить визу руководителя можно, так как учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».
Ситуация: Какие формы табеля нужно использовать для учета рабочего времени сотрудников
«Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику.
В коммерческих организациях используют типовые формы:
- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда по форме № Т-12;
- табель учета рабочего времени по форме № Т-13 – при автоматизированной обработке данных.
Обязанности исполнителя работ
Имеет при себе и предъявляет для проверки квалификационные документы, удостоверения об обучении на курсах целевого назначения, удостоверения о проверке знаний требований охраны труда, электробезопасности, талон по технике пожарной безопасности.
Получает целевой инструктаж от лица, ответственного за проведение работ, с записью в наряде-допуске.
Выполняет обязанности в соблюдении требований промышленной безопасности и охраны
труда .
Приступает к работам и выполняет их только по указанию и в присутствии лица, ответственного за проведение работ.
Отказывается от выполнения работ в случае не выполнения мер по обеспечению безопасности, предусмотренных нарядом-допуском, проектом (планом) производства работ, или возникновения угрозы жизни и здоровью вследствие нарушений требований охраны труда.
Выполняет по указанию и в присутствии лица, ответственного за проведение работ, только те работы, которые указаны в наряде-допуске, в соответствии со своей профессией и квалификацией.
Соблюдает технологию проведения работ, соответствующую требованиями безопасности, указанными в пункте 6.2 наряда-допуска, проекте (плане) производства работ, журнале регистрации работ, выполняемых по распоряжению, изложенным при проведении целевого инструктажа.
Соблюдает требования по безопасному размещению и движению техники, оборудования.
Применяет технику, оборудование, инструменты, соответствующие требованиям безопасности, указанным в пункте 6.2 наряда-допуска, проекте (плане) производства работ, журнале регистрации работ, выполняемых по распоряжению, изложенным при проведении целевого инструктажа.
При проведении работ, перерывах в работе, окончании проведения работ выполняет меры безопасности, соблюдает требования электробезопасности и взрывозащиты, указанные в пункте 6.2 наряда-допуска, проекте (плане) производства работ, журнале регистрации работ, выполняемых по распоряжению, изложенные при проведении целевого инструктажа.
Правильно применяет средства индивидуальной и коллективной защиты, специальную одежду и специальную обувь в соответствии с мерами, указанными в пункте 6.2 наряда-допуска, проекте (плане) производства работ, журнале регистрации работ, выполняемых по распоряжению, изложенными при проведении целевого инструктажа.
Прекращает выполнение работ при возникновении ситуации, способствующей возникновению аварии, инцидента, несчастного случая.
По окончании проведения работ под руководством лица, ответственного за проведение работ, выводит оборудование и технику с места проведения работ, приводит в порядок рабочее место, убирает инструмент и материалы, выходит с места проведения работ.
Кому подписать документ, если директор отсутствует?
Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:
- Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
- Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
- Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
- Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.
IX. Адресование служебных документов
106. Служебные документы адресуют в организации, их структурные подразделения, воинские части, конкретному лицу.
107. При адресовании служебного документа в организацию, воинскую часть или их структурные подразделения без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:
Министерство обороны
Российской Федерации
Управление делами
103160, г.Москва, К-160
108. При адресовании служебного документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Например:
Генеральному директору
объединения «АГРОПРОМ»
И.И.Иванову
125445, г.Москва, А-445
109. При адресовании служебного документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность, воинское звание и фамилия адресата — в дательном. Например:
Министерство обороны
Российской Федерации
Начальнику Главного
управления кадров
генерал-полковнику И.Г.Панину
103160, г.Москва, К-160
110. При адресовании служебного документа должностному лицу без указания его фамилии указывается наименование должности лица, которому адресован документ, и его почтовый адрес. Например:
Военному комиссару
Кировской области
610002, г.Киров, 2
111. При адресовании служебных документов (кроме директив), рассылаемых большому числу адресатов, перечисляются не более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Запрещается перечислять все воинские части и учреждения, входящие в состав округа, флота, армии, флотилии, соединения. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется расчет рассылки (указатель рассылки) и на каждом документе указывается только один адрес. Например:
Командирам воинских частей
Только: командиру войсковой
части 51808
112. Адресование служебных документов, направляемых должностным лицам воинских частей, имеющих условные наименования, производится по их условному наименованию. Например:
Командиру
войсковой части 51808
344012, г.Ростов-на-Дону, 12
113. Адресование служебных документов, направляемых воинским частям, дислоцирующимся за пределами Российской Федерации, производится без указания пунктов дислокации. Например:
Командиру войсковой части —
полевая почта 10011
114. Адресование служебных документов физическому лицу в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи*(9) производится в следующем порядке:
наименование адресата (фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлении);
почтовый индекс. Например: Карпухину Александру Егоровичу, улица Остоженка, дом 11, квартира 5, город Москва, 119115.
115. При ведении служебной переписки между центральными органами военного управления Вооруженных Сил, а также внутри округов и флотов служебные документы могут адресоваться и пересылаться по действительным или условным наименованиям. Доставка таких служебных документов осуществляется силами и средствами фельдъегерско-почтовой связи.
116. При ведении служебной переписки между центральными органами военного управления Вооруженных Сил и штабами, управлениями, направлениями, отделами и службами округов, групп войск, флотов и в обратном порядке служебные документы составляются и адресуются по действительным наименованиям, а пересылка (доставка) их осуществляется:
а) в штабы, управления, направления, отделы и службы центральных органов военного управления Вооруженных Сил, округов и флотов — по условным наименованиям, а если они не присвоены, — по действительным наименованиям с указанием почтовых индексов и наименований пунктов приписки к объектам почтовой связи Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации;
б) в штабы, управления, направления, отделы и службы групп войск и войск, временно находящихся за границей, — по условным наименованиям с указанием почтовых индексов без наименования пункта дислокации.
В таком же порядке по присвоенным действительным наименованиям служебные документы составляют и адресуют воинские части, которым условные наименования не присвоены.
117. Штабы, управления, направления, отделы и службы центральных органов военного управления Вооруженных Сил, округов, групп войск, флотов, которым присвоены условные наименования, при переписке с воинскими частями, с гражданскими учреждениями, предприятиями и организациями и военными представительствами на предприятиях промышленности все служебные документы составляют и адресуют по условным наименованиям.
118. Военные представительства Министерства обороны на предприятиях, в учреждениях и организациях при ведении служебной переписки несекретные служебные документы, не требующие скрепления гербовой печатью, составляют на бланках с угловыми штампами по наименованиям: «Представительство заказчика N …».
Несекретные служебные документы, направляемые военным представительствам Министерства обороны на предприятиях, в учреждениях и организациях, адресуются по условным наименованиям: «Представительство заказчика N …». Пересылка этих документов осуществляется по почтовым адресам, установленным для предприятий, учреждений и организаций, с указанием на пакете (конверте) фамилии и инициалов военного представителя.
Указывать на пакетах (конвертах) слова: «Военное представительство», «Военный представитель», «Представительство заказчика» или «Представитель заказчика», а также воинское звание военного представителя запрещается.
XII. Учет и рассылка приказов и директив
220. Издаваемые командиром (начальником) воинской части приказы и директивы регистрируются в книге учета приказов и директив (Приложение N 9). Приказы нумеруются отдельно от директив. Порядковые номера приказов и директив ежегодно начинаются с первого номера.
Если приказы и директивы ведутся в специальных книгах, то в книге учета приказов и директив они не учитываются.
221. Приказы и директивы должны издаваться в строго ограниченном количестве и высылаться только в те воинские части, которым они необходимы. Высылка приказов для сведения не разрешается.
Ответственность за определение тиражей и правильность рассылки приказов и директив возлагается на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, — на командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей.
222. Приказы и директивы рассылаются по расчетам рассылки, которые составляются на каждый приказ (директиву) в отдельности.
Расчеты рассылки приказов и директив составляются на обороте последнего листа подлинного экземпляра приказа (директивы) или на отдельном листе, подписываются начальником управления (направления, отдела, службы), подготовившего проект приказа (директивы), и утверждаются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, — командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.
В необходимых случаях расчеты рассылки могут составляться в специально заведенной книге расчетов рассылки.
223. Приказы и директивы, высылаемые воинским частям, могут направляться за присвоенными им номерами без сопроводительных писем с указанием на пакете номера приказа (директивы) и количества экземпляров (если направляется более одного экземпляра). Например: «N 311 — 2 экз.»,
При высылке нескольких экземпляров приказа (директивы) одному и тому же адресату они могут высылаться и при сопроводительных письмах, в которых указывается количество экземпляров и для кого они предназначены.
224. Штабы армий, им равные и выше, а также военные комиссариаты субъектов Российской Федерации рассылку своих приказов, а также приказов и директив, полученных из вышестоящих инстанций для подчиненных воинских частей, производят по книге учета приказов и директив (Приложение N 9) или по типовым расчетам, утверждаемым соответствующими начальниками. Типовые расчеты периодически уточняются.
225. Воинским частям, которым приказы и директивы в полном объеме не требуются, высылаются выписки из них. На пакетах и реестрах проставляются: номер и год издания документа. Например: «вып. N 170-96 г.». О произведенных выписках на приказах и директивах делаются отметки с указанием объемов выписок, кому высланы.
226. Объявление в своих приказах приказов и директив вышестоящих командиров (начальников) запрещается, за исключением приказов по личному составу.
Командиры (начальники) воинских частей в своих приказах и директивах могут довести в изложении до подчиненных воинских частей отдельные требования приказов и директив вышестоящих командиров (начальников) с обязательной ссылкой на них.
227. Подлинные приказы командиров (начальников) воинских частей брошюруются в отдельное дело, за исключением случаев, когда такие приказы ведутся в специальных книгах.
Подшивать приказы и директивы в дела с другими служебными документами запрещается.
Дела с подлинными приказами и директивами на руки исполнителям не выдаются.
228. Порядок ознакомления с приказами и директивами устанавливается командиром (начальником) воинской части.
В каждой воинской части ведется журнал учета объявления приказов, директив и других служебных документов личному составу и должностным лицам (приложение N 28).
229. Вводимые в действие приказами уставы, наставления, инструкции, правила и другие руководящие документы, предназначенные для постоянного пользования, разрешается учитывать по журналу учета служебных изданий (приложение N 29).
230. Документы, послужившие основанием для издания приказа (директивы), листы согласования, доклады подшиваются отдельно в соответствующие дела с отметкой на них даты и номера приказа (директивы).
231. Справочная работа по приказам и директивам командиров (начальников) проводится применительно к требованиям Инструкции по ведению справочной работы по приказам и директивам Министра обороны*(14).
Ответственность за ведение справочной работы по приказам и директивам возлагается на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, — на одного из заместителей командира (начальника) воинской части.
232. При расформировании воинской части все приказы (директивы) вышестоящих командиров (начальников) по указанию штаба округа, группы войск, флота передаются в другие воинские части или уничтожаются на месте в установленном порядке.
Подлинные приказы и директивы расформированной воинской части подлежат сдаче в архив.
Кто, кроме директора, может подписать акт об оказании услуг
1 п. 1 ст. 182, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Полномочия представителя также могут явствовать из обстановки, в которой он действует (абз. 2 п. 1 ст. 182 ГК РФ).
Как правило, акт подписывается уполномоченным лицом лично. Однако в силу п. 2 ст. 160, п. 4 ст. 421 ГК РФ стороны также вправе предусмотреть в договоре возможность использования в акте факсимильного воспроизведения подписи, электронной подписи или иного аналога собственноручной подписи.
Пример формулировки условия:
«При подписании акта выполненных работ допускается использование факсимильного воспроизведения подписи генерального директора заказчика».
При отсутствии соответствующего условия акт выполненных работ, подписанный с использованием факсимиле подписи, может быть не признан надлежащим доказательством по делу (Риск подрядчика 9.3.1).
Если порядок подписания акта выполненных работ не согласован
Акт должен быть подписан либо заказчиком и подрядчиком собственноручно (если это физические лица или индивидуальные предприниматели), либо лицами, действующими от их имени на основании доверенности (ст. ст. 182, 185, 185.1 ГК РФ), либо в соответствии с п. 1 ст. 53 ГК РФ уполномоченными органами юридических лиц (если стороны — юридические лица).
Date: 2015-11-15; view: 167; Нарушение авторских прав
| Понравилась страница? Лайкни для друзей: |
Проводим служебное расследование на предприятии
Служебное расследование — это специальный комплекс мероприятий, которые направлены на сбор, проверку и анализ материалов о том или ином отклонении в работе организации, которое привело или могло привести к материальному ущербу или навредить репутации. Разберемся, каков порядок проведения служебного расследования, и приведем образцы документов, которые понадобятся на каждом этапе такой проверки.
Законодателем не определено само понятие «служебное расследование», однако оно принято в деловой практике и встречается, хотя и не в прямой форме, в законодательных актах. Так, например, статьей 247 ТК РФ работодателю вменяется в обязанность провести проверку, если ему причинен ущерб, чтобы установить его размеры и причины возникновения.
Подпись временно исполняющего обязанности руководителя: образец
В зависимости от способа замещения временно отсутствующего руководителя подпись его дублера на документе будет разной (пишется замещаемая должность или «родная»).
Мы объясняем, чем отличаются штатное заместительство, временный перевод и совмещение должностей, а также каким составом документов это оформляется (тогда вы сможете понять разницу и доказать всем заинтересованным лицам тот факт, что документ подписан уполномоченным дублером). Поясняем и особенности временного выполнения обязанностей уволенного руководителя.
Кроме того, вы разберетесь с приставками «и.о.», «вр.и.о.», «за» и косой чертой перед должностью, на каких документах можно поставить факсимиле. Поймете, как внести исправления в сведения о подписанте, если перепечатать проект документа перед подписанием невозможно (как грамотно зачеркивать и удостоверять это).
В обычном порядке в оформлении реквизита «Подпись» нет совершенно ничего сложного – указания п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 весьма просты. Лицо, которое имеет полномочия подписывать данный документ:
- сначала указывает свою должность (от границы левого поля),
- ставит личный росчерк,
- затем – его расшифровку в виде инициалов и фамилии.
Если подписывается документ, изготовленный на бланке организации, то должность в подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования организации, которое уже фигурирует вверху на бланке) – см. Пример 1. Если же подписывается иным способом изготовленный документ, то в должности необходимо указать наименование организации – см. Пример 2.
Косая черта перед подписью — как ее понимать?
В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?
Наталия Гуренкова, Эксперт «УНП»
В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?
Договор подписал заместитель
Традиция ставить черту перед подписью заместителя существует уже давно. И так же давно она находится за рамками правового регулирования.
Еще в 1988 году Главархив СССР разъяснил, как быть, если отсутствует должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа. В приказе от 25.05.
88 № 33 архивное ведомство установило, что в подобной ситуации в документе необходимо указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Исправления можно внести чернилами или машинописным способом (например: «и.о.», «зам.»).
Но недопустимо подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.
Сегодня действует еще один Стандарт по оформлению документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации*. Правда, в этом стандарте ни слова не сказано о том, как должен подписаться заместитель. Но это не значит, что косая черта узаконена. Ведь приказ Главархива № 33 никто не отменял, и он продолжает действовать на территории РФ.
- Поэтому в соответствии с действующими правилами делопроизводства заместителю необходимо поставить свою подпись и сделать ее расшифровку, если он визирует документ вместо генерального директора.
- Но как быть, если в бухгалтерию поступит договор, который со стороны контрагента подписан с косой чертой?
- Работа над ошибками
Сама по себе косая черта не лишит договор силы. Но если не будут указаны фамилия и должность лица, который его подписал, суд может решить, что это неустановленное лицо (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.07.02 № КГ-А40/4377-02).
Контрагенты могут отказаться исполнять обязательства по такой сделке, ее могут не признать и налоговики. Это особенно неприятно если речь идет о договоре, по которому компания собирается учесть расходы для целей налогообложения прибыли и применить вычет по НДС.
Если вы получили договор с «косой чертой» от контрагентов, то необходимо попросить партнеров подтвердить полномочия лица, поставившего визу. В качестве подтверждения подойдет доверенность или, например, распорядительный документ о назначении лица исполняющим обязанности руководителя.
Как составить акт о некачественной коммунальной услуге «Отопление»
В предыдущей статье мы рассказали как подать претензию в управляющую организацию о ненадлежащем качестве коммунальной . В настоящей статье мы вас ознакомим как зафиксировать нарушение и как составить акт о некачественной коммунальной , а также куда его направить.
Порядок установления факта предоставления коммунальных услуг ненадлежащего качества и (или) с перерывами, превышающими установленную продолжительность регулируются разделом 10 Правил предоставления коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 06.05.2011 г. № 354 (далее Правила № 354).
Так, согласно п. 105 Правил № 354 при обнаружении факта нарушения качества коммунальной услуги потребитель уведомляет об этом аварийно-диспетчерскую службу исполнителя или иную службу, указанную исполнителем (далее – аварийно-диспетчерская служба).
При этом исполнителем коммунальной услуги в силу п. 2 Правил № 354 является управляющая организация.