Заверение записи об увольнении в трудовой книжке: тонкости и подводные камни

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заверение записи об увольнении в трудовой книжке: тонкости и подводные камни». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Главный документ каждого официально работающего человека – трудовая книжка. В нее заносятся сведения о квалификации гражданина, смене им работодателя и о должностях занимаемых сотрудником. Также имеются сведения о поощрениях и наказаниях работника. Именно по указанным здесь данным можно восстановить, при необходимости, общий трудовой стаж.

1. Книжки должен вести руководитель компании.
2. Полномочия можно делегировать секретарю или кадровику. Для этого нужно оформить приказ.
3. Лишние слова рядом с подписью работника, сделанной в трудовой писать не нужно. Достаточно росписи специалиста.
4. Если название должности длинное, можно заменить ее словом работник.
5. Правила нужно соблюдать строго, в противном случае придется платить штрафы.
6. Специалист ставит подпись после кадровика. Пропускать графы нельзя.
7. Работник должен поставить свой автограф не только в трудовой книжке, но и других документах. Подписью заверяется личная карточка, книга движения трудовых книжек и приказ.

Трудовые книжки. Заверение записей об увольнении.

При окончании трудовой книжки работнику оформляется вкладыш Как получить трудовую книжку впервые? Часто граждане интересуются, где завести трудовую книжку? Это можно сделать при первом трудоустройстве. Работодатель обязан оформить сотруднику данный документ при его фактическом отсутствии. Как правило он обращается к работодателю с заявлением. Образец заявления скачать В заявлении указывается причина отсутствия документа (не работал ранее). Не все знают, с какого возраста можно завести трудовую книжку. Она оформляется с момента, когда гражданин начинает официально работать. Как правило, на работу принимаются люди, достигшие возраста 16 лет. Но, согласно статье 63 ТК РФ, трудоустроиться могут дети младше этого возраста. Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Хранение трудовых книжек Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме. По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.

Если в вашей организации нет отдельной должности кадровика, то запись в трудовую книжку будет делать лицо, ответственное за хранение и ведение трудовых книжек. Например, это может быть главный бухгалтер, бухгалтер, директор, финансовый директор, офис-менеджер. В любом случае, лицо назначается приказом руководителя компании.
Напомним, что в п.36 Правил упоминаются случаи, когда в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки.

Если нет кадровика, то запись делает сотрудник ответственный за ведение кадрового производства на предприятии. Это может быть и секретарь или делопроизводитель.
Традиционно подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, оформляется по схеме: «Должность. Подпись. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)».

Во-вторых, она необходима работодателю, ведь только так он может убедиться в наличии того или иного опыта работы кандидата на вакантную должность и ему не нужно будет проверять огромное количество документов, свидетельствующих о предыдущей трудовой деятельности кандидата.

Законодательство прямо не указывает, кто должен вносить записи об увольнении в трудовую книжку сотрудника, на которого возложена обязанность по ведению трудовых книжек.

Трудовые книжки. заверение записей об увольнении.

Если нет кадровика, то заполняет тот, кого назначают ответственным. В маленьких организациях часто эту роль отводят бухгалтерии. Например, там где я раньше работала записи делала главный бухгалтер, потом эту обязанность отдали специалисту по учету БСО. А подписывал все директор.

Таким образом, ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, нет необходимости. Ситуация: Кто должен заверить записи в трудовой книжке при увольнении сотрудника, на которого была возложена обязанность по ведению трудовых книжек По общему правилу при увольнении сотрудника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяют:

• подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
• печатью работодателя;
• подписью самого сотрудника.

Кто может подписывать этот документ?

Вопросы, касающиеся ведения и заполнения трудовых книжек, регламентируются Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 года.
В случае увольнения работника в его трудовую книжку вносится соответствующая запись, указывающая на:

• причину расторжения рабочих правоотношений сторон;
• дату этого события;
• реквизиты приказа, который лег в основу увольнения.

Вносить записи в трудовую книжку имеют право:

• руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель (ИП);
• руководитель кадрового подразделения компании;
• специально назначенное лицо, уполномоченное на заполнение трудовых книжек, например, на период отсутствия кадрового работника.

Для того, чтобы передать полномочия по заполнению трудовых книжек определенному сотруднику, руководитель предприятия издает соответствующий приказ.

Если внесение записей в трудовые книжки является основной работой начальника отдела кадров, то на период его отсутствия (отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.) обязанность по ведению и заполнению трудовых книжек должна быть возложена на другого работника. Делается это путем издания соответствующего приказа, в котором должны содержаться следующие сведения:

1. Ф. И. О., должность лица, которому временно вменяется исполнение обязанностей по ведению трудовых книжек;
2. промежуток времени, в течение которого сотрудник должен исполнять данные обязанности;
3. информация о доплате за выполнение дополнительного объема работ.

После заполнения всех граф трудовой книжки (порядковый номер, правовое основание прекращения трудового договора, реквизиты приказа, дата увольнения) специалист, уполномоченный на ведение книжек, или ИП должен подписать документ и тем самым подтвердить достоверность внесенных сведений. При этом подпись уполномоченного сотрудника или ИП должна включать в себя:

• наименование занимаемой должности;
• непосредственно подпись;
• расшифровку подписи, т. е. фамилию, имя и отчество без сокращений.

Кадровое делопроизводство ведется стандартным образом. Но возникают ситуации, которые требуют отдельного решения.

Таблица с вопросами по кадровому делопроизводству

Трудовые книжки: порядок ведения

Ведение трудовых книжек во всех учреждениях и предприятиях обязательно. Статьей 60 ТК РФ определено, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Порядок ее ведения достаточно полно регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила), утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Постановление N 225) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее — Инструкция), утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Постановление N 69). Вместе с тем на практике возникают вопросы, не получившие прямого ответа в законодательных актах. Рассмотрим некоторые из них.

Кто отвечает за ведение трудовых книжек?

Учет трудовых книжек

Если бланк трудовой книжки испорчен

В соответствии с п. 42 Правил испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Данное правило применимо и к случаям, когда произошла массовая порча трудовых книжек. Приведем пример указанного акта.

МОУ «Средняя общеобразовательная школа N 12»

Утверждаю
Петрова
Директор
Петрова Галина Анатольевна
30 октября 2009 г.

г. Калуга 30 октября 2009 г.

об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек
и вкладышей в них

Комиссией в составе Павликова В.А., Тихоновой Р.И., Шмелевой А. Г. составлен настоящий акт о том, что за период с 01.10.2009 по 30.10.2009 при оформлении оказались испорчены 2 (два) бланка трудовой книжки и 1 (один) бланк вкладыша в трудовую книжку, в том числе:
1. Бланки трудовой книжки:
— серия ТК N 5646511;
— серия ТК N 5646512.
2. Бланк вкладыша в трудовую книжку — серия ВТ N 7897433.

Книжки не пригодны для использования по назначению и подлежат уничтожению путем сожжения.

Начальник отдела кадров Павликов /В.А. Павликов/

Главный бухгалтер Тихонова /Р.И. Тихонова/

Секретарь Шмелева /А.Г. Шмелева/

Можно к акту приложить вырезанные номера испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, что в дальнейшем подтвердит их уничтожение.

Трудовая книжка при приеме на работу

На работу принят совместитель

Оформление дубликата трудовой книжки

Получение трудовой книжки при увольнении

Е.Л. Новицкая,
эксперт журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения»

«Отдел кадров бюджетного учреждения», N 11, ноябрь 2009 г.

Делегируем полномочия

Однако редкий руководитель лично занимается трудовыми книжками (может быть, за исключением руководителей предприятий малого бизнеса). Чаще всего ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Обычно это кадровик (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или бухгалтер, на которого возложили дополнительные обязанности по обеспечению кадрового делопроизводства и работе с трудовой книжкой. Обратите внимание, что простого упоминания об этих обязанностях в трудовом договоре или должностной инструкции недостаточно. Каждый раз при назначении ответственного за трудовые книжки работника требуется издавать соответствующий приказ (см. пример 1).

Кто может получить трудовую книжку

Обычно при увольнении трудовую книжку отдают на руки непосредственно работнику. На практике встречаются разрешенные законом обстоятельства, когда книжка может быть:

• выдана лицу, получившему от работника доверенность на получение документа;
• отдана родственнику увольняемого;
• переслана с помощью почты;
• сохранена работодателем в установленном законом порядке.

Процедура получения трудовой книжки для работодателя более трудоемкая, чем для увольняющегося. Она состоит из нескольких этапов.

1. Заполнение. Оно должно быть полностью завершено ко дню увольнения, и заключается в двух важных процедурах:
   • заверение подписями и печатями всех записей, сделанных в период работы в данной организации;
   • вписывание формулировки об увольнении.
2. Получение подписи сотрудника в нужной графе личной карточки (в том, что он получил книжку на руки).

Если в день увольнения сотрудник не явился в отдел кадров или на свое рабочее место либо отказывается получить трудовую книжку, работодателю необходимо подстраховаться. Ситуацию нельзя пускать на самотек, иначе возможно судебное разбирательство по причине задержки выдачи трудовой. Работодателю необходимо:

• составить акт о том, что трудовая книжка сотруднику не выдана (указать причину);
• направить сотруднику письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее почтой.

Пересылать столь важный документ можно только с письменного согласия его собственника, то есть сотрудника. Такое согласие может быть выражено:

• заблаговременно, когда сотрудник в письменном виде просит переслать ему его трудовую по указанному адресу ввиду невозможности вовремя явиться за ней лично;
• в ответ на посланное работодателем уведомление.

Близкие люди сотрудника могут получить его трудовую книжку только в одном весьма печальном случае – увольнении в связи со смертью. Для этого необходимо:

• внести в книжку запись о прекращении трудовых отношений;
• убедиться в близких родственных связях с умершим, подтвержденных документально (паспортом, свидетельством о браке, о рождении и пр.);
• получить от родственника расписку в получении трудовой (в простой форме).

По письменному согласию родственников можно воспользоваться услугами почты.

Лица ответственные за ведение трудовых книжек

При достижении установленного законом возраста она используется для оформления и начисления пенсии. Работодателю же нужны книжки подчиненных для расчета различных выплат, поэтому очень важно все правильно заполнять.

Независимо от того, какие действия совершаются в отношении сотрудника, в фирме у индивидуального предпринимателя или на предприятии вносит изменения специалист кадрового отдела, бухгалтерии, или же сам директор. Правила заполнения трудовой книжки в 2015-2016 г. и образцы для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц являются одинаковыми.

Стоит отметить, что ИП или ООО в лице директора не должны заводить данный документ для себя: в ст. 66 ТК РФ установлено, что книжку могут иметь только работники, т.к. стаж предпринимателя отсчитывается с момента регистрации в Налоговой и благодаря денежным поступлениям в Пенсионный фонд.

Книгу необходимо оформлять не позднее недели с первого дня трудоустройства, и лишь в том случае, если сотрудник проработал 5 дней и более, и эта работа у него основная. Если же он планирует только совмещать, то записи вносятся по его желанию и на основании документа, являющегося официальным подтверждением его деятельности в другой компании.

Обратите внимание, что:

запись в трудовой должна быть легко читаемой и не содержать исправлений;

данные, указанные в трудовой книжке, должны совпадать с данными из других документов (приказ, решение совета учредителей и др.);

причину увольнения указывают согласно формулировке определенной статьи ТК РФ.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если в организации отсутствует лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, эти обязанности выполняет руководитель организации. Следовательно, в данном случае запись в трудовую книжку инспектора отдела кадров об увольнении руководитель организации должен внести самостоятельно.

Обоснование вывода:
Часть третья ТК РФ предусматривает обязанность работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у этого работодателя является для работника основной.
Порядок заполнения трудовых книжек урегулирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Согласно п. 35 Правил все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации. В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Представителем же работодателя является сам руководитель организации (директор), кроме случаев, предусмотренных законом, подобно указанному выше.
Таким образом, право подписи в трудовых книжках имеет либо сам руководитель организации, либо работник, назначенный ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (смотрите также ответы специалистов Роструда на вопрос N 1, вопрос N 2, вопрос N 3).
Соответственно, поскольку в рассматриваемой ситуации лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, в организации отсутствует, эти обязанности выполняет руководитель организации. Следовательно, в данном случае запись в трудовую книжку инспектора отдела кадров об его увольнении руководитель организации должен внести самостоятельно.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Наумчик Иван

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Увольнение работника при официальном трудоустройстве фиксируется соответствующей записью в трудовой книжке. При оформлении пенсии недочеты, допущенные при заполнении сведений о приеме и увольнении, станут причиной восстановления данных о стаже.

Во избежание ошибок, для унификации данных существуют нормативные документы, требования которых необходимо соблюдать.

Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности. Для оформления, ведения и хранения на практике применяются соответствующие Правила, инструкция и ГОСТ 6.30 . Недостаточная регламентация оформления увольнения работника вызывает разночтения у должностных лиц, в чью компетентность входит запись в трудовой книжке об увольнении.

По закону при увольнении сотрудника в последний рабочий день ему обязаны выдать документ на основании приказа о прекращении трудового соглашения.

Все сведения, сделанные за период действия договорных отношений, заверяются последней записью, в которой указываются:

• дата окончания работы;
• ссылка на закон (причина увольнения);
• подпись ответственного лица.

Кто именно расписывается в трудовой книжке при увольнении?

Согласно нормативным актам правом заверения обладает работодатель. В том случае, если это индивидуальный предприниматель, то он обязан вести бумаги наемных работников. Учитывая немногочисленность персонала, для него это не составит большого труда. Если работодатель – юр лицо, то круг решаемых вопросов и штат не оставляют времени на кропотливую, требующую специальных знаний работу.

На предприятиях и организациях руководители делегируют свои полномочия работнику кадровой службы, бухгалтеру, секретарю, которые могут подписать трудовую книжку. Эти лица должны иметь официальный статус на основании приказа о своих должностных обязанностях. На время отпуска или болезни такого работника руководитель обязан издать дополнительный приказ о назначении временно исполняющего обязанности. На период замещения врио производится доплата за совмещение согласно законодательству.

Расторжение трудовых взаимоотношений по тем или иным причинам вначале оформляется приказом об увольнении. После чего следует процедура записи в трудовом документе, фиксирующая дату увольнения, номер приказа, причину увольнения.

Не будем подробно останавливаться на формулировках этой записи, поскольку современный вариант «Инструкции по заполнению трудовых книжек» доступен и включает в себя все формулировки для наиболее распространенных причин увольнения сотрудника.

Начнем с момента, когда запись уже внесена. Следующим этапом станет её официальное заверение. Как именно реализовывается данный аспект, подсказывает особый нормативный документ под названием «Правила ведения, хранения трудовых книжек, изготовления бланков для них, а также обеспечения ими работодателей» (далее по тексту будем именовать — Правила).

В частности, п.10 этого свода Правил постановляет, что в ходе аннулирования трудового договора с сотрудником все записи, которые были вносимы на протяжении трудового процесса в его трудовую книжку (далее употребляется в тексте как ТК), обязательно должны быть завизированы личной росписью работодателя или лица, несущего ответственность за работу с ТК, росписью увольняемого сотрудника, а также печатью учреждения.

Ниже рассмотрим подробнее каждый пункт всей процедуры и того, кто ее подписывает. Но прежде чем начать, хотелось бы убедиться, что вы знаете, как выглядит запись в трудовой книжке при сокращении должности, что писать при увольнении по собственному желанию. Иначе вы просто не поймете о чем идет речь.

Подпись работодателя или…

Пункт №45 вышеназванных Правил обязывает работодателя нести всю ответственность за работу с трудовыми документами сотрудников. В роли работодателя может выступать как индивидуальный предприниматель, так и юрлицо.

С предпринимателем дело обстоит просто – ему вменяется в обязанность самостоятельно вносить записи в трудовые документы. Однако как быть, если в качестве работодателя выступает юридическое лицо? В такой ситуации предусматривается ответственность за всё руководителя организации, т. е. единоличного органа исполнительного характера.

Именоваться такой руководитель может как угодно (директор, гендиректор, президент и т. д.). Иными словами, суть от наименования должности не изменится, а главным выводом будет то, что руководитель имеет право вносить в ТК соответствующие записи.

Иначе обстоит дело в реальности. На сегодняшний день редко где найдется руководитель, лично занимающийся вопросами трудовых книжек подчиненных. Исключение составляют лишь представители малого бизнеса.

Для выхода из сложившейся ситуации распространенным вариантом является назначение лица, несущего ответственность за всю работу с ТК путем издания соответствующего приказа, заверенного руководителем.

Отметим, что работодатель вправе назначить ответственным за этот вопрос любого своего сотрудника, но чаще всего такие полномочия ложатся на плечи кадровика, бухгалтера или секретаря.

Отдельно рассмотрим вариант, когда ответственный за работу с ТК сотрудник ушел на «больничный» или находится в отпуске. Как же тогда уволиться?

Идеальным вариантом станет внесение записи лично руководителем. Но вполне приемлемо и иное решение – назначение в. и. о. ответственного за трудовые книжки другого сотрудника.

Заметим, что при таком развитии событий обязательным является оформление приказа, содержащего следующие сведения:

• Ф. И. О. сотрудника, на которого возложено временное исполнение данных обязательств;
• временной интервал исполнения обязанностей;
• размер прибавки к зарплате на указанный период.

Увольнение кто может подписать в трудовой

Еще одна распространенная ошибка заключается в том, что после подписи ответственного за ведение трудовых книжек (или вообще рядом с ней) появляется совершенно непонятно чья личная подпись без какой-либо расшифровки.

Пример 8 Дело в том, что некоторые специалисты считают достаточным вместо полного реквизита «подпись» внести лишь его часть в виде личной ­подписи.

По их мнению, подпись и личная подпись – вещи тождественные. ­Естественно, это не так. Личная подпись без расшифровки теряет смысл, поскольку не позволяет персонифицировать лицо, которое ее произвело.

Иногда бывает даже трудно понять, что некий графический символ, написанный от руки, является чьей-либо личной подписью, так как у некоторых людей бывают весьма своеобразные росчерки, представляющие собой подпись, например, такие: .

По этим причинам расшифровка нужна обязательно.

Оформление трудовой книжки при увольнении

Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

Кто подпишет? Подписывает работодатель

Трудовые отношения с работником заканчиваются изданием приказа об увольнении и внесением об этом записи в трудовую книжку. Саму запись об увольнении сделать довольно просто, ведь в Инструкции по заполнении трудовых книжек (далее — Инструкция) имеются образцы формулировок, касающихся почти всех наиболее распространенных оснований прекращения (расторжения) трудового договора.

Утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Итак, запись об увольнении внесена. Теперь работник кадровой службы должен «закрыть», заверить все записи, внесенные в трудовую книжку данным работодателем. Как это сделать? Ответ на данный вопрос можно обнаружить в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.

Согласно п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

На первый взгляд данная норма содержит предельно ясные предписания. Несмотря на это, на практике работники отделов кадров встречаются с некоторыми затруднениями. Прежде всего появляется вопрос: кто именно из должностных лиц организации должен подписываться в этом случае за работодателя?

Согласно п. 45 Правил ответственность за работу с трудовой книжкой (ведение, хранение, учет, выдача и т.п.) несет работодатель. Но работодателем для работника является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (иные работодатели — физические лица трудовые книжки на своих работников не ведут). С индивидуальным предпринимателем все ясно — он сам может вносить записи в трудовую книжку. А если работодатель — юридическое лицо? В этом случае за все в ответе руководитель (то есть единоличный исполнительный орган). Он может называться директором, генеральным директором и даже президентом. Суть от этого не меняется — вся полнота ответственности лежит именно на нем как на представителе работодателя. Значит, заверить записи при увольнении может сам руководитель.

Расшифровывать или нет?

Еще одна распространенная ошибка заключается в том, что после подписи инспектора по кадрам (или вообще рядом с ней) появляется совершенно непонятно чья личная подпись без какой-либо расшифровки (см. пример 7).

Пример 7.

 Сведения о работе ТК N 8604301

 N 
записи

 Дата 

 Сведения о приеме 
 на работу, переводе 
 на другую постоянную 
 работу, квалификации, 
 увольнении (с указанием 
 причин и ссылкой 
 на статью, пункт закона) 

Наименование,
 дата и номер
 документа, 
 на основании
 которого 
 внесена 
 запись 

число

месяц

 год

 1 

 2 

 3 

 4 

Общество с ограниченной 

ответственностью 

"Звезда Сибири" 

(ООО "Звезда Сибири") 

 09 

 04 

 03 

2004

Принят мастером 

Приказ 

механического цеха 

от 04.03.2004

N 19 

 10 

 23 

 04 

2006

Уволен по соглашению 

Приказ 

сторон, пункт 1 статьи 77

от 23.04.2006

Трудового кодекса 

N 54 

Российской Федерации 

Инспектор отдела кадров 

подпись И.И.Рыжова 

Иванов 

Печать ООО "Звезда Сибири"

Дело в том, что некоторые специалисты считают достаточным вместо полного реквизита «подпись» внести лишь его часть в виде личной подписи. По их мнению, подпись и личная подпись — вещи тождественные. Естественно, это не так.

Личная подпись без расшифровки теряет смысл, поскольку не позволяет персонифицировать лицо, которое ее произвело. Иногда бывает даже трудно понять, что некий графический символ, написанный от руки, является чьей-либо личной подписью, так как у некоторых людей бывают весьма своеобразные росчерки, представляющие собой подпись. Особенно оригинальными бывают подписи работников из других стран, где письменность довольно сильно отличается от той, что мы привыкли обычно видеть.

В трудовой книжке может проставляться как печать самой организации, так и печать отдела кадров. Печать отдела кадров не является обязательной, чаще всего работодатели обходятся только одной печатью на все случаи. При этом если печать отдела кадров все же есть, следует иметь в виду, что проставляется она только на подписи кадровика. Если в силу каких-то причин запись об увольнении оформляет сам руководитель (например, при отсутствии на работе инспектора по кадрам), то его подпись может быть заверена исключительно печатью организации. При этом обратная ситуация (печать организации проставлена на подпись кадровика) абсолютно правомерна даже в том случае, если в организации имеется печать отдела кадров.

Итак, запись об увольнении внесена и заверена подписями и печатью и вручена работнику на руки. При этом нужно не забыть дать работнику на подпись личную карточку по форме Т-2 и Книгу учета движения трудовых книжек. После этого сотрудничество инспектора по кадрам с работником можно считать оконченным.

Похожие записи:

• Что делать, если потерял паспорт
• Работа сутками по Трудовому кодексу, ее организация и оплата
• Сколько положено алиментов на одного ребенка в 2023 году