Порядок расчета и выплаты компенсации за неиспользованные дни отпуска
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок расчета и выплаты компенсации за неиспользованные дни отпуска». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При проведении процедуры увольнения обстоятельства могут сложиться так, что у вас за несколько лет накопилось значительное количество дней неиспользованного отпуска. Но вы не намерены затягивать расставание с прежним работодателем, так как вас ждёт новый. В этом случае вы вправе потребовать компенсацию за неиспользованные дни отдыха.
Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения
Получить компенсацию за неиспользованные дни отпуска можно и не только в случае увольнения. Вас все может устраивать, но вы можете потребовать компенсировать дни отпуска, которые вам были положены, вы просто ими не воспользовались в свое время.
Главным отличием между компенсацией за отпуск с увольнением и без состоит в том, что отказ от дней отдыха без увольнения в сумме может составлять более 28 дней. К таким дням относят как основной, так и дополнительные оплачиваемые отпуска.
Чтобы было понятнее, о чем речь, приведем такой пример. С 2020 года на 2021 переносится 10 дней и в новом году еще 28 дней. Итого 38 дней. Но компенсировать вы можете только эти самые 10 дней с 2020 года и так далее по той же схеме. Также такое правило распространяется и на дополнительные дни отдыха. То есть компенсировать вы можете только тот отпуск, который вы не отгуляли в прошлом году.
Сама процедура формирования и выдачи компенсации происходит посредством написания заявления. Здесь вы можете подробно пояснить, какой период вы планируете компенсировать, а какой, возможно, отгулять.
Такой документ становится основанием для расчета всех дней бухгалтерией. По итогу рассчитываются компенсационные дни, которые, при необходимости, могут быть округлены в пользу работника.
Компенсация любых дней отпуска в отношении несовершеннолетних лиц или женщин, находящихся в положении, невозможна.
При работе во вредных условиях исключена компенсация за дополнительные дни отдыха.
Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск?
При компенсации за неиспользованный отпуск важно учесть точное количество дней. Сама процедура аналогична как при увольнении, так и без него.
Для расчета компенсации по неиспользованному отпуску, берется период равный 12 месяцем до начисления этой самой выплаты. Сумма за 1 год делится на 12 месяцев для вычисления средней зарплаты за годовой период. Далее это число и будет основанием для расчета отпускного возмещения, а именно число з/п за 1 день работы. В среднем срок основного отпуска колеблется от 28 до 31 дня. Постановлением установлено среднемесячное правило отсчета, а именно это число равно 29,3 дня.
Таким образом мы получаем такой пример расчета:
Компенсация = годовой доход/12 месяцев/29,3 дня * сумма дней отпуска, подлежащих возмещению.
Возможны ситуации, когда работник в течении года, который берется в расчет, отсутствовал (к примеру, болел). Такие условия способствуют более сложному расчету компенсации. Для этого сначала необходимо посчитать сумму дней в полных месяцах, а затем отдельно посчитать рабочие дни в неполных месяцах.
Такая формула будет выглядеть примерно так:
Компенсация = (29,3 дня * количество полных месяцев работы + сумма неполных рабочих дней) * сумма дней, подлежащих возмещению.
Порядок возмещения компенсации прописывается в листе расчета.
Когда компенсационное возмещение начисляется по причине увольнения работника, форма 2-НДФЛ, выдаваемая на руки при уходе сотрудника, помимо основной информации, содержит в себе данные о сумме компенсации.
Согласно Трудовому Кодексу РФ, вам, как работнику какой-либо организации, работодатель должен предоставить минимум 28 дней в году основного отпуска. Если у вас не возникло желание его использовать, возможен перенос отдыха на следующий год.
Работодатель не имеет право не предоставлять вам отдых более 2 лет. Это запрещено законом.
Неиспользованный отпуск всегда возможно заменить выплатой (компенсацией), но сумма положенных к ней дней колеблется в зависимости от того, увольняется работник или нет.
Для расчета положенной к выплате суммы, необходимо сложить все рабочие дни за прошедший год и высчитать среднюю зарплату, по которой будет видна сумма компенсации. Для того, чтобы получить деньги за не использованный отпуск, следует написать заявление начальнику организации.
Кто имеет право на компенсацию?
Претендовать на оплату отпускных дней, не отгулянных до момента увольнения, могут только граждане, осуществляющие работу по трудовому договору. Именно он гарантирует соблюдение работодателем трудового законодательства и всех нормативных актов в этой сфере. Имея на руках двустороннее соглашение, гражданин и работодатель обязаны соблюдать его условия. Обязательно в нем прописывается пункт относительно отдыха, который должен предоставляться и оплачиваться. Право на его получение возникает по истечении полугода работы в организации.
При трудовой деятельности в стандартных условиях работнику полагается отпуск 28 календарных дней. Это 2,33 дня за каждый отработанный месяц. Когда работник увольняется, при расчете компенсации применяется следующее правило:
- увольнение в первой половине месяца не учитывает этот месяц при расчете;
- увольнение во второй половине месяца увеличивает количество дней неиспользованного отдыха до полного месяца.
Когда гражданин отработал хотя бы половину месяца или остался отпускной период, то за него будет выдана компенсация при увольнении, окончании срочного договора, переводе в другую организацию, сокращении или ликвидации юридического лица. Это правило относится также к тем, у кого договором установлен неполный рабочий день или работа по совместительству.
Работник вправе попросить руководителя организации предварительно отгулять отпуск и сразу по его завершению уволиться. При согласовании трудовой договор будет расторгнут с даты окончания отпуска. Отказав, администрация обязана произвести компенсационную выплату за накопившиеся дни отдыха.
Какое количество дней выделяется для отпуска?
Государство обеспечивает официально трудоустроенным гражданам право на гарантированный отпуск, в период которого ему насчитывается средняя заработная плата за прошедший год, сохраняя рабочее место и определенную в компании должность.
Предоставление возможности получения отпускных для работающего является ответственностью работодателя. Официально работающий сотрудник, может претендовать на отпускные, только после полугода непрерывного труда.
Получение денежной выплаты, в момент отпускных дней, возможно только спустя одиннадцать месяцев официального трудоустройства в данную компанию.
В дальнейшем, получить отпуск можно в порядке очереди, которая утверждается работодателем, не позднее, чем за четырнадцать дней до нового календарного года.
Государственное законодательство определяет стандартный отпуск, составляющий двадцать восемь суток.
Помимо этого, отдельные граждане РФ могут претендовать на продление этого срока (как пример, преподаватели могут уходить на заслуженный отдых сроком до сорока пяти, а иногда пятидесяти шести дней).
При предоставлении работодателем особенных условий труда, отдельным гражданам может предоставляться дополнительный отпуск.
Как написать заявление?
Что касаемо самого заявления, то законодательством не предусмотрено определенной формы заполнения.
Однако требуется соблюдать определенные правила:
- Форма заявления может быть написанная от руки, либо распечатана. Формат бумаги – А4. При заполнении вручную обязательно писать синей ручкой;
- В названии пишется только одного слово – «заявление»;
- Верхняя часть заявления должна содержать информацию о предприятии и его личные реквизиты;
- В самом заявлении требуется ссылаться на действующее законодательство, которое предусматривает выплаты;
- Завершает заявление, обязательно, дата и подпись.
Правила расчета компенсации отпуска
Прежде чем приступать к формальным расчетам, нужно учесть необходимые условия. Для процедуры характерны некоторые требования и нюансы, которые всегда нужно иметь в виду, чтобы получить выплаты.
Во-первых, сотрудник имеет право рассчитывать на компенсацию, если он:
- уже отработал больше половины месяца;
- сотрудника увольняют не из-за его вредоносных действий;
- работает (или работал) по трудовому договору (например, кто-то работает по гражданско-правовому, и ему выплаты не полагаются).
В каких случаях предусмотрена компенсация за период заслуженного отпуска, которым сотрудник не воспользовался:
- если он увольняется, и хочет получить возмещение вместе с остатком зарплаты;
- если сотрудник не отправлялся на отдых, но остается на работе.
Общий стаж сотрудника также имеет значение – он будет выступать конкретным расчетным периодом. Известно, что Трудовой кодекс четко регламентирует, что можно считать полноценно отработанным временем, а что в него не входит.
Что считается частью полноценного стажа:
- по факту отработанные часы и дни;
- дни, когда работник не исполнял своих обязанностей, но его рабочее место фактически за ним сохранялось – оплачиваемый отпуск, выходные и праздничные дни и т.п.;
- период, на который сотрудник неправомерно был отстранен от своих обязанностей, но позже восстановился;
- выходные и отгулы, которые работодатель предоставил работнику по просьбе последнего – в общей сумме такой период не должен превышать двух недель.
Частью стажа – расчетного периода – не будут являться дни, когда сотрудник:
- пропустил работу по неуважительной причине;
- находился в декрете или отпуске по уходу за маленьким ребенком (до трех лет).
Важно понимать, что, когда речь идет о годе как о расчетном периоде, имеется в виду не календарный год, а одиннадцать месяцев – установленный законом рабочий год.
Чтобы определить, есть ли у сотрудника основания для требований денежного возмещения за неиспользованный период отпуска, нужно обратить внимание на следующие правила.
Если сотрудник хочет получить данную компенсацию при увольнении, условия следующие:
- Полное возмещение (28 календарных отпускных дней) по закону полагается тем работникам, которые отработали минимум двенадцать месяцев.
- Если сотрудник отработал от пяти до одиннадцати месяцев включительно, то он может рассчитывать на полное возмещение только в тех случаях, если:
- компания, в которой он работал, была ликвидирована;
- его уволили по результатам сокращений в штате;
- если он вынужденно оставил место работы (например, из-за военного призыва и так далее).
- В остальных случаях выплаты рассчитываются индивидуально.
Если гражданин не использовал период своего отпуска (или у него осталось несколько неиспользованных отпускных дней), то в некоторых случаях он также может рассчитывать на компенсацию. Правда, у такой процедуры свои нюансы, о которых мы поговорим отдельно.
Компенсация неиспользованного отпуска
Статья 122 ТК РФ предусматривает право трудящихся граждан на ежегодный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого составляет 28 дней. Этот период времени предусматривается в календарных дня, включая праздники и выходные. Если работник и работодатель между собой согласуют это, то отпуск может быть поделен на части, одна из которых должна быть как минимум 14 дней. Вместо основного периода отпуска не предусматривается выплата денежных средств, компенсация за отпуск может быть назначена только в особых случаях, предусмотренных законодательством.
Для некоторых категорий работников продолжительность отпуска может превышать 28 дней. К ним относятся граждане, занятые на вредных условиях труда. Если дополнительные дни отпуска работником не использованы (например, по причине профессиональной загруженности), то работник вправе рассчитывать на компенсацию в виде денежной выплаты.
Важно! Законодательством РФ не предусмотрена компенсация неиспользованных дней основного отпуска работников, а в случае нарушений работодателю грозит штраф.
Компенсацию за неиспользованный отпуск работник вправе получить только при увольнении. При этом размер компенсации будет зависеть от продолжительности работы сотрудника в компании, либо от времени, прошедшего с момента прошлого отпуска. Начисление компенсации за отпуск в размере выплаты за год возможно уже при сроке работе 11 месяцев. Частичная выплата компенсации рассчитывается исходя из дохода работника и неиспользованного им периода отпуска.
Важно! Следует помнить, что любой доход физлица должен облагаться налогом. Отпускные не являются исключением и с них работодатель обязан удержать и уплатить в бюджет НДФЛ. Компенсация за отдых также является доходом, поэтому с этой суммы также следует оплатить налог.
Отчисляют ли НДФЛ с компенсации за невзятые отпуска при увольнении
С денежной замены невзятых отпусков НДФЛ отчисляют всегда (абз. 6 п. 3 ст. 217 НК). Эту подать отчисляют не позднее следующего дня после ее перечисления увольняющемуся (п. 6 ст. 226 НК). Ставка для нее – 13 и 30% (для резидентов/нерезидентов РФ).
Деньги за не взятый отдых, получаемые гражданином, не являются оплатой трудовых обязанностей, а поэтому отображаются датой, которой они были перечислены по факту (п. 1 ст. 223 НК).
Информацию по этому налогу вписывают по нарастающему порядку в Разд. 1 и 2 в форме 6 НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Справкой 2-НДФЛ отражают этот параметр, используя код 2013 согласно письма ФНС № ММВ-7-11/820@. Выплаченное отображают формой 6-НДФЛ за период до увольнения гражданина, а в 2-НДФЛ эти данные вносят когда оформляют и сдают годовые отчеты после этой процедуры.
Работодатель обязан по запросу увольняемого дать ему 2-НДФЛ в 3-дневный срок после обращения, впрочем, это касается и любых других справок. Ни при каких обстоятельствах он не вправе отказывать в этом (ст. 62 ТК). Указанную справку также часто дают по умолчанию при расчете, так как она требуется для множества ведомств, в которые предположительно будет обращаться уволенный (органы занятости и соцзащиты, налоговые, финансово-кредитные учреждения при взятии кредитов и пр.) Этот документ отображает величину полученных доходов.
Работник принят на работу 1 марта 2008 года. Он использовал 28 календарных дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска в 2008 году. Увольняется 1 октября 2009 года в связи с ликвидацией предприятия. Стаж для расчета компенсации за неиспользованный отпуск составит 7 мес. (с 1 марта по 1 октября 2009 года включительно). Это больше, чем 5,5 месяцев. Следовательно, работнику полагается компенсация за полный отпуск, т. е. за 28 календарных дней.
Работник, не отработавший в организации периода, дающего ему право на полную компенсацию, имеет право на пропорциональную компенсацию календарных дней отпуска. В этом случае на основании пункта 29 Правил количество дней неиспользованного отпуска рассчитывается путем деления продолжительности отпуска в календарных днях на 12. Исходя из этого, при продолжительности отпуска 28 календарных дней размер компенсации составит 2,33 календарного дня за каждый месяц работы, включаемый в стаж, дающий право на получение отпуска.
Действующим законодательством не предусмотрена возможность округления дней неиспользованного отпуска до целых чисел (2,33 дня, 4,66 дня и т. д.).
В соответствии с пунктом 8 статьи 255 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходами может быть признана только та сумма компенсации за неиспользованный отпуск, которая рассчитана в соответствии с общеустановленными правилами. Округление количества дней неиспользованного отпуска в большую сторону (с 4,66 дней до 5 дней) приведет к завышению размера выплат, произведенных в пользу работника и к занижению налоговой базы по налогу на прибыль. Округление в меньшую сторону (с 2,33 дня до 2 дней) приведет к выплате работнику меньшей суммы, чем полагается по закону.
Не производится округлений до целых значений количества дней неиспользованного отпуска и в расчетах, приведенных в качестве примеров в письмах Роструда от 26.07.2006 № 1133-6, от 23.06.2006 № 944-6.
Как правило, последний месяц отпускного стажа оказывается неполным. Если в нем отработано 15 календарных дней и больше, этот месяц стажа округляют до полного. Если отработано меньше 15 дней, дни месяца в расчет не берутся (ст. 423 ТК РФ, п. 35 Правил, письмо Роструда от 23.06.2006 № 944-6).
С работником заключен краткосрочный трудовой договор на выполнение работ с 27 марта по 5 мая 2009 года включительно. Требуется рассчитать сумму компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении.
За период с 27 марта по 5 мая 2009 года отработан 1 месяц и 8 дней. Так как 8 календарных дней меньше 15, то в расчет они не принимаются. Следовательно, в стаж, дающий право на получение компенсации за отпуск, зачитывается 1 месяц работы.
Поскольку с работником заключен трудовой договор краткосрочного характера, то применяются правила статьи 291 ТК РФ. Компенсация за неиспользованный отпуск составит 2 рабочих дня.
Если с работником заключен трудовой договор на неопределенный срок, но по каким-то причинам он прерывается до окончания двухмесячного срока работы, нормы статьи 291 ТК РФ применяться не могут.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск в онлайн калькуляторе — инструкция
Расчет оплаты за неиспользованные дни отдыха проводится в обязательном порядке в день увольнения. За весь неотгулянный за время работы отпуск работодатель обязан выплатить денежную компенсацию, вычисление которой проводится в том же порядке, что и расчет отпускных — исходя из среднедневного дохода за последний год работы в компании.
Компенсация выплачивается вместе с общим расчетом в день увольнения. Воспользуйтесь онлайн калькулятором выше, чтобы узнать, какую сумму должен оплатить работодатель за дни отпуска, не использованные сотрудником.
Пошаговая инструкция по использованию калькулятора:
|
Поле калькулятора |
Инструкция по заполнению |
|
|
Шаг 1 |
Указать общий заработок за расчетный период | В данное поле калькулятора нужно внести суммарный начисленный заработок за последние 12 месяцев, а если отработано меньше года, то за фактическое время работы.
Берется начисленный доход, с которого еще не удержан подоходный налог 13%. Суммировать нужно все выплаты, связанные с оплатой труда. Не принимаются в расчет выплаты, исчисленные по среднему заработку, а также компенсации, не относящиеся к оплате труда. То есть не нужно учитывать больничные и декретные пособия, оплату командировок, простоев, отпусков, компенсации проезда, питания, проживания, обучения, материальную помощь. |
|
Шаг 2 |
Указать период работы в организации | В данное поле онлайн формы нужно внести количество полных месяцев периода работы в организации с момента заключения трудового договора до дня увольнения.
Из периода нужно исключить дни больничных, прогулов, а также отпуск за свой счет свыше 14 дней за каждый рабочий год. Данный показатель позволит рассчитать отпускной стаж сотрудника. |
|
Шаг 3 |
Указать количество уже использованных дней отпуска | Необходимо посчитать количество уже отгулянных отпускных дней за весь период работы в организации и внести полученное число в это поле калькулятора.
Эти дни будут вычтены при определении продолжительности неиспользованного отпуска. |
|
Шаг 4 |
Внести дату увольнения | Нажать на поле и выбрать на открывшемся календаре дату расторжения трудового договора. |
|
Шаг 5 |
Указать число отработанных дней в расчетном периоде | Для каждого месяца расчетного периода внести количество отработанных календарных дней.
Если в месяце был отпуск, нетрудоспособность, командировка, прогул, отгул, простой, то этот месяц неполный – нужно отнять от общего числа календарных дней месяца те дни, что выпали на указанные периоды, полученное значение внести в данное поле онлайн калькулятора. Пример: в апреле 2021 года была командировка 5 дней, значит, в поле для апреля нужно внести 25 (30 дн. – 5 дн.). |
|
Шаг 6 |
Нажать на кнопку «рассчитать» | После заполнения всех полей следует нажать на зеленую кнопку для проведения онлайн расчета компенсации. |
Если все поля заполнены правильно, итогом расчета в калькуляторе будет величина среднего дневного заработка, а также сумма компенсации за неиспользованный отпуск, которую работодатель обязан будет начислить сотруднику в связи с увольнением.
Право на денежное компенсирование отпуска
Согласно ст. 114, 115 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), каждый сотрудник вправе 1 раз в году уйти в отпуск, срок которого равен 28 дням. Такое право на отдых у него появляется после отработки как минимум полгода у своего работодателя.
Помимо основного отпускного времени, некоторые категории работников получают еще и дополнительный ежегодный отпуск. На такую привилегию имеют права такие сотрудники:
- трудящиеся на территории Крайнего Севера и в областях РФ с аналогичным статусом;
- рабочие на заводе с токсичными, вредными веществами и иными подобными условиями труда;
- иные граждане, которые перечислены в ст. 116 ТК РФ.
Сотрудник получает компенсационную денежную выплату за неотгулянный отдых только в 2 ситуациях:
- увольнение — за пропущенный период отпускного времени;
- при сохранении рабочего места — за тот упущенный отдых, длительность которого больше основного отпуска.
Оформление компенсации
После получения, ознакомления и одобрения заявления от трудящегося работодатель издает приказ на перечисление сотруднику компенсационной денежной выплаты за упущенный отдых. В этом документе отражают период ежегодного неотгулянного отпуска, который заменяют работнику деньгами.
Важно! Определенную дату денежной выплаты прописывают в официальном приказе от работодателя. Также, в этом документе указывают период, на протяжении которого компенсацию перечисляют на карточку или банковский счет сотрудника.
Заявление и выплату отпускной компенсации отражают в личной унифицированной карточке работника (форма No Т-2). В 8-й раздел этого документа (про ежегодный отпуск) вписывают соответствующую информацию.
Компенсация за неиспользованные дни: во время работы и при увольнении
Поскольку обязательный регулярный отдых является оплачиваемым, за него работнику положены выплаты. Иногда как работодатели, так и сами работники задаются вопросом о том, возможна денежная компенсация вместо отсутствия на работе? По нормам ст. 127 ТК РФ, это разрешено только в строго определенных ситуациях:
- при увольнении с работы;
- при наличии дополнительных дней (сверх обычных 28).
Такие дополнительные дни предусмотрены для:
- лиц, которые указаны в ст. 116 ТК РФ;
- лиц, имеющих особый характер работы (к примеру, учителя), ст. 118 ТК РФ;
- сотрудников с вредными и опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ);
- жителей Крайнего Севера и территорий, имеющих аналогичный статус.