Основные должностные обязанности специалиста по кадрам

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Основные должностные обязанности специалиста по кадрам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

С 01.03.2022 женщины смогут работать в авиационной отрасли (авиационным механиком, инженером по техническому обслуживанию самолетов и вертолетов и др.)¹¹.

Также уточнены конкретные профессии, по которым не могут работать женщины при выполнении котельных, холодноштамповочных, волочильных и давильных работ, на работах по монтажу и обслуживанию технологического оборудования, ремонта нефтепромыслового оборудования. К ним относятся: котельщик; токарь на ручных токарно-давильных станках; чеканщик на работах ручным пневматическим инструментом; слесарь по монтажу и ремонту оснований морских буровых и эстакад; слесарь-ремонтник, занятый монтажом и обслуживанием технологического оборудования и ремонтом нефтепромыслового оборудования; электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования, занятый обслуживанием и ремонтом технологического оборудования.

Кроме этого, исключено положение о необходимости подтверждения безопасности условий труда заключением государственной экспертизы (при желании женщин работать в запрещенных профессиях). Теперь будет достаточно результатов специальной оценки условий труда.

В целом срок действия перечня работ, на которых ограничен труд женщин, установлен до 01.03.2028.

Список обязательных кадровых документов

Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.

Список документов, которые являются обязательными для компаний с работниками, содержит:

• трудовые договоры;
• личные карточки сотрудников;
• трудовые книжки работников;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• расчётный лист и документ, утверждающий его формы;
• штатное расписание;
• графики отпусков;
• положение о персональных данных;
• согласия сотрудников на обработку персональных данных;
• табель учёта рабочего времени;
• различные приказы.

Уровни правового регулирования деятельности кадровой службы

Правовое регулирование кадровой деятельности осуществляется на нескольких уровнях:

– Первый уровень составляют общегосударственные правовые акты, которые имеют наиболее широкое распространение.

– Второй уровень составляют законы и нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, которые принимаются по вопросам, не отнесенным к ведению федеральных органов государственной власти.

– Третий уровень составляют нормативные правовые акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права в пределах их компетенции.

– Четвертый уровень составляют локальные нормативные акты, разрабатываемые самим работодателем.

Наибольшее влияние на работу кадровых служб оказывают первый и второй уровни, так как содержат наибольшее количество норм трудового права, регулирующих все аспекты трудовых отношений.

Первый уровень составляет комплекс правовых актов, включающий законодательные, нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, представленные в виде следующей правовой пирамиды:

I. Конституция РФ.

II. Федеральные конституционные законы.

III. Федеральные законы, включая Кодексы.

IV. Указы Президента.

V. Постановления Правительства.

VI. Нормативные правовые акты министерств и ведомств.

VII. Нормативно-методические документы.

К локальным нормативным актам относятся различные правила, положения и инструкции.

Наиболее значимыми локальными нормативными актами в сфере кадровой деятельности являются:

1. Положение о службе кадров.

2. Должностные инструкции работников службы кадров.

3. Инструкция по кадровому делопроизводству.

4. Правила внутреннего трудового распорядка.

5. Положение о персональных данных.

6. Положение об оплате труда и др.

Часть локальных нормативных актов является обязательной. Их наличие оговорено в правовых актах первого уровня.

Часть локальных нормативных актов может разрабатываться организацией по ее усмотрению.

Целиком система правовых актов, содержащих нормы трудового права, отражена в главе 1 ТК РФ, в статьях 5–13.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Обработка персональных данных работников

Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» является одним из важнейших правовых актов, регулирующих конституционное право граждан «на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну» (ст. 23 Конституции РФ), а также право самостоятельно определять, давать ли согласие на сбор, хранение и распространение информации об их частной жизни (ст. 24 Конституции РФ).

Поскольку при оформлении на работу личная информация, составляющая персональные данные, должна быть предоставлена в обязательном порядке, то кадровым специалистам необходимо иметь четкое представление о том, как с ней работать.

Сведения, предоставляемые при поступлении на работу, содержатся в тех документах, которые работник обязан предъявить при заключении трудового договора и которые перечислены в статье 65 ТК РФ. Кроме того, часть личной информации вносится в обязательные кадровые документы со слов работника. Например, в личную карточку (форма Т-2) вносятся сведения о составе семьи работника.

Вся личная информация составляет персональные данные работника. Общие вопросы обработки этих данных описаны в главе 14 ТК РФ. В ней определяется, какие персональные данные и в каком объеме работодатель получает от работника, в каких целях эти персональные данные могут обрабатываться работодателем, устанавливаются права работника на получение полной информации о его персональных данных.

Более подробно вопросы работы с персональными данными раскрываются в ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – ФЗ «О ПД»).

Во-первых, ФЗ «О ПД» определяет понятие «персональные данные». Оно достаточно широкое и включает любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 п. 1 ФЗ «О ПД»).

Это означает, что все сведения, относящиеся к работнику и законно полученные из его документов или с его слов для оформления трудовых отношений, будут отнесены к персональным данным.

Во-вторых, ФЗ «О ПД» определяет условия обработки персональных данных и устанавливает возможность обработки персональных данных работника без его согласия.

В соответствии со статьей 6 ФЗ «О ПД» обработка персональных данных допускается либо с согласия гражданина, либо в строго оговоренных Законом случаях. К этим случаям относятся:

– выполнение «возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей» (п. 1, подп. 2 ст. 6). То есть если на работодателя законодательно возложена обязанность затребовать от поступающего на работу трудовую книжку, то, соответственно, персональные данные, полученные из этого документа, могут обрабатываться без согласия работника.

– исполнение договора, «стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных» (п. 1 подп. 5 ст. 6). То есть персональные данные работника, необходимые для исполнения трудового договора, также могут обрабатываться без его согласия.

В Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» также отмечается, что «работодатель вправе без соответствующего согласия осуществлять обработку персональных данных работника в случаях, предусмотренных коллективным договором, в том числе правилами внутреннего трудового распорядка, являющимися, как правило, приложением к коллективному договору, соглашением, а также локальными актами работодателя, принятыми в порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ». То есть персональные данные, необходимые для выполнения норм названных локальных нормативных актов, также обрабатываются без согласия работника.

В-третьих, в статье 9 ФЗ «О ПД» определяет, в какой форме может быть получено согласие на обработку персональных данных и какая информация должна быть включена в согласие, оформленное в письменном виде.

Для работодателя эта информация важна в том случае, если использование персональных данных выходит за рамки Трудового кодекса РФ и иных нормативных правовых актов в сфере труда. Например, если работодатель размещает информацию о работниках на информационном портале организации.

В-четвертых, ФЗ «О ПД» используется организацией при разработке такого обязательного локального нормативного акта, как Положение о персональных данных.

Пункт 8 статьи 86 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя ознакомить работников под роспись с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников в организации, а также об их правах и обязанностях в этой области. В соответствии с этим пунктом в организации обязательно должен разрабатываться и утверждаться локальный нормативный акт в сфере обработки персональных данных. Чаще всего он называется Положением о персональных данных.

Учитывая, что строгих требований к этому документу не содержится ни в ТК РФ, ни в ФЗ «О ПД», в нем должны быть урегулированы все виды работ с персональными данными, которые осуществляются в организации, и обязательно должны быть отражены вопросы защиты и хранения этой категории информации.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Распоряжение Правительства Российской Федерации от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу», Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»

Особое значение кадровой документации, ее социальная, юридическая и ретроспективная значимость определяют необходимость внимательного отношения к вопросам хранения документов по личному составу.

На государственном уровне в постсоветский период были изданы два важных правовых акта, которые были призваны обеспечить сохранность этих документов в случае реорганизации или ликвидации организаций.

Это распоряжения Правительства РФ от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу» и от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу».

Первый документ определяет важность хранения кадровых документов в целях социальной и правовой защиты граждан.

Второй правовой акт регулирует вопросы хранения документов ликвидированных предприятий.

На сегодняшний день наиболее значимым правовым актом, регулирующим основные вопросы хранения документов по личному составу, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

В пунктах 8–10 статьи 23 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяется, куда передаются документы по личному составу на хранение при ликвидации государственных органов и негосударственных организаций, а также при реорганизации негосударственных организаций.

Образование и обучение,опыт практической работы

Что интересно. Для работы с документами (обобщенная трудовая функция: документационное обеспечение работы с персоналом (А)) требуется наличие среднего профессионального образования (по программе подготовки специалистов среднего звена), не считая дополнительного, а вот для всех остальных 7 обобщенных функций только высшее образование, также с дополнительным образованием. Причем у некоторых трудовых функций конкретизируются непосредственно уровни высшего образования, например, для поиска и оценки персонала можно обойтись образованием уровня бакалавриата, а вот руководители отдела персонала (обобщенные трудовые функции: операционное (G) и стратегическое (H) управление) уже должны иметь высшее образование уровня специалитета или магистратуры.

Что касается опыта практической работы. Согласно указанному стандарту опыт работы (не менее 5 лет) требуется только для двух обобщенных трудовых функций: операционное управление персоналом и подразделением организации (G), стратегическое управление персоналом организации (H). Для всей остальной кадровой работы указанный стандарт требования к опыту работы не устанавливает.

Обратите внимание, в профессиональном стандарте специалиста по управлению персоналом среднее или высшее профессиональное образование указаны без привязки к его виду (специальности, направления), также отсутствуют коды ОКСО (классификатора специальностей по образованию), т.е. предполагается, что кадровик может иметь любое образование.

Хотя, все же стоит отметить, что наличие «профильного» образования является неоспоримым преимуществом при поступлении на работу, главное, выбрать специальность более близкую к предполагаемой кадровой работе (обязательны часы по трудовому праву).

Так сегодня можно получить образование:

• менеджера (управление персоналом);
• документоведа (документоведение и документационное обеспечение управления);
• специалиста по документационному обеспечению управления, архивиста (документационное обеспечение управления и архивоведение);
• юриста (юриспруденция) и т.д.

Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа

Сфера регулирования	Наименование нормативного акта
Общие вопросы трудового права
Основные правила и принципы отношений между работником и работодателем, порядок оформления кадровых процедур, предоставления гарантий, компенсаций, в том числе отдельным категориям сотрудник	Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря пы регулирования трудовых 2001 г. № 197-ФЗ (далее – ТК РФ)
Кадровое делопроизводство
Порядок оформления кадровых документов (приказов № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» по личному составу, штатного расписания, графика отпусков и др.)	Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (если работодатель продолжает их применять в соответствии с локальным актом)
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 г. № 65-ст
Правила ведения, хранения и учета трудовых книжек	Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69
Создание в организации архива в соответствии с правилами учета, хранения, комплектования и использования архивных документов	Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом России от 25 августа 2010 г. № 558
Больничные листы
Порядок заполнения листа временной нетрудоспособности, оформления отпуска	Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Приказ Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности»
Персональные данные
Работа с персональными данными работников организации	Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»
Воинский учет
Ведение воинского учета в организации, права и обязанности руководителей и ответственных лиц в области воинского учета	Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»
Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719
Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11 апреля 2008 г.
Взаимодействие с ПФР
Порядок и размеры начисления страховых взносов в Пенсионный фонд на обязательное пенсионное страхование работников	Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»
Взаимодействие с ФМС России
Процедура оформления разрешения на работу, регулирования труда с сотрудниками- иностранцами	Федеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»
Федеральный закон от 18 июля 2006 г. № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации»
Приказ ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147 Порядок и сроки проведения Административный регламент, утвержденный приказом проверки Федеральной миграционной службой МВД России № 338, ФМС России № 97 от 30 апреля 2009 г.
Проверки
Порядок проведения проверок со стороны государственных и муниципальных органов	Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

Состав документов, подлежащих передаче в архив

1. Архив ООО в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.

Примечание. Положение об архиве организации создается согласно п. п. 10.1 — 10.1.7 Основных правил работы архивов организаций.

1. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях предприятия и по истечении сроков хранения уничтожаются.

Примечание. Уничтожение документов происходит только после составления описей дел постоянного срока хранения и решения экспертно-проверочной комиссии организации об уничтожении дел с истекшим сроком хранения, о чем составляется соответствующий акт. Уничтоженные документы нельзя выбрасывать в мусорную корзину, необходимо заключить договор о безвозмездной передаче на утилизацию документов на предприятие вторичного сырья.

1. Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.
2. В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

В зависимости от сроков хранения дел проводится их полное или частичное оформление.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя (подшивается в конце дела);
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов (подшивается после титульного листа);
• внесение необходимых уточнений в реквизиты на обложке дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

Нумерация листов дела.

1. Для того чтобы обеспечить сохранность и закрепить порядок расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
3. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
4. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
5. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
7. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
8. Если при подготовке документов архивом организации к передаче на государственное хранение в делах выявляются отдельные ошибки в нумерации листов, по согласованию с государственным архивом допускается употребление литерной нумерации листов.

Каждое предприятие в процессе своего создания и дальнейшей работы сталкивается с решением различных кадровых вопросов. Для этого на предприятии создается кадровая служба, которая может быть в виде:

• управления кадров;

• департамента;

• отдела кадров;

• службы персонала;

• кадрового центра и т. д.

Выбор организационной формы данной службы определяется размером предприятия и количеством работников, порядком подбора кадров и объемом обрабатываемой информации. Если предприятие небольшое, то служба кадров не создается, а назначается специальный работник (инспектор по кадрам, менеджер), который отвечает за всю кадровую работу. На очень мелких предприятиях работа с кадровой документацией является частью обязанностей секретаря или бухгалтера.

Задачи, которые приходится решать кадровой службе вне зависимости от направления деятельности предприятия, могут быть достаточно разнообразными. Например:

• прогнозирование и планирование потребности предприятия в кадрах;

• комплектование предприятия необходимыми кадрами;

• обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение;

• повышение квалификации работников;

• проведение регулярной аттестации;

• учет и анализ личного состава предприятия и др.

В процессе решения поставленных задач кадровая служба выполняет следующиевиды работ:

• составляет планы работ по труду и кадрам (квартальные, годовые, перспективные);

• создает и ведет банк данных о персонале (количественный и качественный состав);

• подбирает кандидатов на различные позиции и ведет резерв кадров предприятия;

• проводит отбор на вакантные должности;

• участвует в проведении аттестации;

• оформляет документы о приеме, переводах, увольнениях, поощрениях и взысканиях, командировках и отпусках работников;

• оформляет и ведет личные дела и трудовые книжки;

• ведет установленную отчетность, готовит справки и другие документы, касающиеся трудовой деятельности работников;

• ведет учет личного состава и табельный учет;

• проводит работу по анализу текучести кадров;

• контролирует состояние трудовой дисциплины на предприятии и т. д.

Требования к инспектору по кадрам

В должностные обязанности менеджера по персоналу входит:

• Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей;

• Оформление трудовых книжек и их хранение;

• Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных;

• Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций;

• Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Осуществление контроля за их соблюдением;

• Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров;

• Внесение изменений по данных о персонале в базу данных;

• Работа с архивом.

Ответственность специалиста отдела кадров

Кадровик несет ответственность в соответствии с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей в случае:

• Нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины;

• Невыполнения или некачественного выполнения своих непосредственных обязанностей;

• Нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.

Кроме этого инспектор по кадрам может быть привлечен к ответственности за отсутствие:

• Личных дел;

• Оформленных договоров с сотрудниками;

• Документации по охране трудовой деятельности;

• Составленного графика отпусков.

Основные функции и полномочия Отдела

1. Оформление документов в пределах компетенции, связанных с приемом граждан на службу в органы внутренних дел Российской Федерации.

2. Представление начальнику Департамента предложений по назначению на должность, перемещению, временному отстранению, освобождению от должности и увольнению сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников Департамента в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России.

3. Участие, в пределах компетенции Отдела, в совершенствовании нормативно-правового регулирования деятельности Департамента.

4. Ведение личных дел сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников Департамента и руководящего состава (начальников и заместителей начальников) подразделений, находящихся в ведении Департамента, служебных карточек, штатно-должностной книги, журнала учета движения личного состава.

5. Организация и проведение мероприятий по сбору сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих Департамента и руководящего состава (начальников и заместителей начальников) подразделений, находящихся в ведении Департамента, а также сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера их супругов и несовершеннолетних детей.

6. Подготовка информационно-справочных и аналитических материалов о состоянии работы с кадрами в ДТ МВД России.

7. Подготовка проектов приказов по личному составу в ДТ МВД России.

8. Подготовка материалов, в части касающейся, по оформлению сотрудникам, федеральным государственным гражданским служащим и работникам Департамента допусков к работе с документами, составляющими государственную тайну.

9. Организация работы с кадровым резервом для выдвижения сотрудников на руководящие должности в ДТ МВД России.

10. Организация работы по продлению срока службы сотрудникам, федеральным государственным гражданским служащим достигшим предельного возраста срока службы, сверх установленного предельного возраста.

11. Организация работы по применению института наставничества в отношении сотрудников впервые приятых на службу и перемещаемых по службе на вышестоящую должность. Осуществление контроля за состоянием работы по применению института наставничества в подразделениях ДТ
МВД России.

12. Организация деятельности аттестационной комиссии Департамента.

13. Организация профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих Департамента на основании ежегодных планов МВД России.

14. Организация работы по социальной защищенности сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников Департамента и членов их семей.

15. Проведение служебных проверок и оформление материалов на выплату сотрудникам единовременных пособий в порядке возмещения ущерба в случае гибели (смерти) или причинения увечья сотруднику органов внутренних дел Российской Федерации, а также ущерба, причиненного имуществу сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации.

16. Ведение социальной работы с семьями сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, погибших при исполнении служебных обязанностей или ставших инвалидами вследствие военной травмы, и членами их семей.

17. Организация взаимодействия с ветеранскими организациями Департамента.

18. Организация и проведение мероприятий по укреплению законности и служебной дисциплины среди сотрудников структурных подразделений Департамента.

19. Подготовка планов проведения занятий по профессиональной служебной и физической подготовке в Департаменте и осуществление контроля за состоянием этой работы в подразделениях Департамента.

20. Подготовка и предоставление в Департамент государственной службы и кадров МВД России отчетов по линии кадрового обеспечения.

21. Подготовка заявок и иных документов для оформления сотрудникам, федеральным государственным гражданским служащим и работникам Департамента служебных удостоверений.

22. Организация работы комиссии по присвоению (подтверждению) квалификационных званий сотрудникам Департамента.

23. Организация взаимодействия со спортивным обществом «Динамо-25».

24. Подготовка графиков отпусков личного состава Департамента и руководителей подразделений, находящихся в ведении ДТ МВД России. Осуществление контроля за их исполнением.

25. Оформление в установленном порядке отпусков личному составу Департамента и руководителям подразделений, находящихся в ведении
ДТ МВД России.

26. Оформление командировочных удостоверений.

27. Ведение учета листов освобождения от служебных обязанностей по временной нетрудоспособности (больничных листов) сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников Департамента.

28. Разработка информационно-методических документов по вопросам кадрового обеспечения Департамента.

29. Участие в проведении служебных проверок по фактам нарушения служебной дисциплины.

30. Обобщение сведений и подготовка обзоров о состоянии служебной дисциплины и нарушениях законности в Департаменте.

31. Оформление материалов, связанных с назначением пенсии уволенным сотрудникам, федеральным государственным гражданским служащим Департамента.

32. Организация представления в соответствующие органы государственной власти отчетности, в пределах компетенции Отдела в установленном порядке.

33. Организация в пределах компетенции Отдела обеспечения мобилизационной готовности Департамента, а также деятельности органов, организаций и подразделений системы МВД России в условиях режима военного положения и режима чрезвычайного положения в случае их введения на территории Российской Федерации или в ее отдельных местностях и при предупреждении и ликвидации чрезвычайных ситуаций.

34. Формирование и ведение соответствующих информационно-справочных систем и банков данных по вопросам деятельности Отдела.

36. Участие в выполнении мероприятий при получении сигналов оповещения (в соответствии со специальной инструкцией).

37. Рассмотрение обращений граждан, иных писем, заявлений, публикаций в средствах массовой информации по вопросам деятельности Отдела.

38. Подготовка предложений в планы работы комиссии Департамента по служебной дисциплине и профессиональной этике.

39. Организация работы по воинскому учету и бронированию сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников Департамента.

40. Участие в пределах компетенции в мероприятиях по согласованию назначения руководителей подразделений (организаций) тылового обеспечения системы МВД России.

41. Осуществление в пределах своей компетенции мероприятий по защите государственной тайны и конфиденциальной информации.

42. Выполнение в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России иных функций по вопросам деятельности Отдела.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Положение о Департаменте государственной службы и кадров МВД России

I. Общие положения

Пункт 1 в ред. приказа МВД России от 05.02.2014 N 78.

2. Департамент выполняет функции головного подразделения Министерства в области кадрового обеспечения, мобилизационной подготовки, мобилизации и гражданской обороны в системе МВД России.

Пункт 3 в ред. приказа МВД России от 05.02.2014 N 78.

4. Департамент осуществляет непосредственное руководство деятельностью федерального казенного учреждения «Центральный клуб Министерства внутренних дел Российской Федерации», федерального казенного учреждения «Центр социальной работы Министерства внутренних дел Российской Федерации».

Пункт 4 в ред. приказов МВД России от 05.02.2014 N 78, от 03.03.2014 N 127.

5. Департамент в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России и настоящим Положением.

6. Работа Департамента организуется на основе планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности каждого сотрудника и федерального государственного гражданского служащего за состояние дел на порученном участке работы и выполнение отдельных поручений.

7. Департамент в установленном порядке осуществляет взаимодействие по вопросам своей деятельности с подразделениями МВД России, соответствующими подразделениями правоохранительных органов, государственных и муниципальных органов, общественными объединениями и организациями, а также в соответствии с международными договорами Российской Федерации с правоохранительными органами иностранных государств и международными полицейскими организациями.

Департамент для обеспечения служебной деятельности пользуется печатью МВД России с изображением Государственного герба Российской Федерации.

II. Основные задачи Департамента

10. Основными задачами Департамента являются:

10.1. Организация и участие в формировании основных направлений государственной политики по вопросам деятельности Департамента.

10.2. Обеспечение совершенствования нормативно-правового регулирования в области кадрового обеспечения, мобилизационной подготовки и мобилизации в системе МВД России.

10.3. Осуществление взаимодействия с Федеральной миграционной службой в области кадрового обеспечения.

Подпункт 10.3 в ред. приказа МВД России от 05.02.2014 N 78.

10.4. Организация работы по отбору граждан, поступающих на службу в органы внутренних дел, комплектованию органов, организаций и подразделений системы МВД России и улучшению качественного состава кадров МВД России.

Подпункт 10.4 в ред. приказа МВД России от 05.02.2014 N 78.

10.5. Обеспечение установленного порядка прохождения службы в органах внутренних дел, федеральной государственной гражданской службы в системе МВД России.

10.6. Организация системы подготовки кадров для органов внутренних дел, обеспечение ее соответствия потребностям органов, организаций и подразделений системы МВД России.

Подпункт 10.6 в ред. приказа МВД России от 05.02.2014 N 78.

10.7. Организация и координация морально-психологического обеспечения оперативно-служебной деятельности органов, организаций и подразделений системы МВД России.

10.8. Укрепление законности и дисциплины в деятельности сотрудников органов внутренних дел, федеральных государственных гражданских служащих и работников системы МВД России.

Подпункт 10.9 исключен приказом МВД России от 05.02.2014 N 78.

10.10. Организация мобилизационной подготовки, мобилизации и гражданской обороны в системе МВД России.

Подпункт 10.10 в ред. приказа МВД России от 05.02.2014 N 78.

10.11. Организация профилактики и предупреждение коррупционных и иных правонарушений в системе МВД России.

Подпункт 10.11(1) дополнен приказом МВД России от 05.02.2014 N 78.

10.12. Обеспечение проверки достоверности и полноты сведений, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной гражданской службы в системе МВД России и сотрудников органов внутренних дел, а также представляемых сотрудниками органов внутренних дел, федеральными государственными гражданскими служащими, и соблюдения личным составом требований к служебному поведению.

10.13. Осуществление учета кадров МВД России и его совершенствование; обеспечение процессов оформления и учета служебных удостоверений сотрудников органов внутренних дел, удостоверений стажеров, федеральных государственных гражданских служащих и работников органов, организаций и подразделений системы МВД России, удостоверений ветерана боевых действий.

10.14. Координация научного обеспечения в органах, организациях и подразделениях системы МВД России.

Подпункт 10.14 в ред. приказа МВД России от 05.02.2014 N 78.

10.15. Организационно-методическое обеспечение органов, организаций и подразделений системы МВД России по вопросам деятельности Департамента.

III. Основные функции и полномочия Департамента

11. Основными функциями Департамента являются:

11.1. Осуществление комплексного анализа состояния и реализации государственной политики по совершенствованию кадрового обеспечения в системе МВД России.

11.2. Анализ и оценка состояния кадровой работы в системе Министерства, определение приоритетных направлений её совершенствования.

11.3. Анализ эффективности мер, принимаемых органами, организациями и подразделениями системы МВД России, внутренними войсками МВД России по совершенствованию кадрового обеспечения оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел и служебно-боевой деятельности внутренних войск МВД России.

11.4. Обобщение практики применения законодательства Российской Федерации по вопросам деятельности Департамента и выработка соответствующих мер по повышению эффективности деятельности органов, организаций и подразделений системы МВД России.

11.5. Разработка проектов федеральных конституционных законов, федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации и нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов МВД России, а также подготовка предложений по совершенствованию законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных правовых актов МВД России по вопросам деятельности Департамента.

11.6. Разработка либо участие в разработке в установленном порядке совместно с заинтересованными подразделениями центрального аппарата Министерства, федеральными органами государственной власти проектов международных договоров в сфере внутренних дел.

11.7. Подготовка или участие в подготовке проектов отзывов и заключений по проектам международных договоров, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

11.9. Ведение баз данных нормативных правовых актов по вопросам деятельности Департамента, проведение работы по их систематизации.

11.10. Участие в пределах своей компетенции по вопросам деятельности Департамента в определении основных направлений деятельности органов, организаций и подразделений системы МВД России, внутренних войск МВД России и разработке мер по их совершенствованию.

Подпункт 11.10 в ред. приказа МВД России от 05.02.2014 N 78.

11.11. Формирование предложений по совершенствованию нормативно-правового регулирования в сфере внутренних дел и сопровождение базы правовых данных, связанных с правоприменительной практикой в сфере внутренних дел в рамках функционирования автоматизированной информационной системы «Мониторинг».

11.12. Участие в формировании федеральных и ведомственных целевых программ в области кадрового обеспечения, научного обеспечения деятельности органов, организаций и подразделений системы МВД России, мобилизационной подготовки, мобилизации и гражданской обороны в системе МВД России.

Подпункт 11.12 в ред. приказа МВД России от 05.02.2014 N 78.

Похожие записи:

• Можно ли вернуть товар без упаковки
• Исковое заявление о признании завещания недействительным
• Справка из жилищно-строительного кооператива (ЖСК) о выплате пая