Чем отличается электронный больничный от бумажного

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Чем отличается электронный больничный от бумажного». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обычный бланк заполняется лечащим врачом и вручается работнику, который в свою очередь отдает его в бухгалтерию на работе. Электронный представляет собой запись в базе Фонда социального страхования. Медработник вносит сведения, ставит ЭП и сообщает человеку только номер.

Чем электронные больничные отличаются от бумажных

Больничный, оформленный в СБИС, удобнее и надежнее бумажного:

• защищен ЭП и самим сервисом от потери, порчи или подделки;
• заполняется и проверяется автоматически: система подставляет СНИЛС, стаж, показатель дневного заработка – всю необходимую информацию о работнике;
• освобождает от громоздкого архива, ручного учета и походов в ФСС;
• ускоряет выплату, так как данные напрямую уходят в ведомство.

Дмитрий Вадимович, а чем плоха была система с бумажными больничными?

Она была не плоха. Она была, скажем так, несовершенна. Смотрите сами. За 2016 год ФСС выплатил более 330 млрд рублей по 40 миллионам больничных листов. При этом 1,6 млн бланков листков нетрудоспособности было испорчено, соответственно, по ним были повторные обращения и выдавались дубликаты.

Бумажные больничные – это лишние хлопоты для всех. Медицинская организация должна заказывать бланки (в том числе про запас), доставлять их к себе, хранить и учитывать (это же бланки строгой отчетности).

Больничный, как известно, врач должен заполнять со слов застрахованного. Очень часто бывают ошибки — в форме собственности работодателя, названии компании и т.д. Человек приносит больничный работодателю, а тот говорит — неправильно заполнено, возвращайся, переделывай, а то не приму. В результате врачи обычно оставляют это поле незаполненным, чтобы работодатель сам вписывал туда информацию.

Страхователь (работодатель) обязан убедиться в правильности заполнения бланка больничного. Если он примет неправильно заполненный бланк, потом может и на штраф попасть. Из бумажного бланка сведения нужно вручную перенести в собственную учетную систему работодателя. Разумеется, нужно правильно рассчитать размер пособия. А бланк необходимо хранить: в течение трех последующих лет ФСС может прийти с проверкой.

Накладывает ли дополнительные сложности новая система на страхователей?

Для страхователей процедура заполнения больничных однозначно становится проще, экономия времени налицо. Во-первых, страхователю не надо проверять правильность заполнения ЭЛН, во-вторых, данные загружаются автоматически, тем самым исключаются ошибки ручного набора, в-третьих, не надо заботиться о хранении бумажных копий, так как все храниться у оператора ИС ЭЛН ФСС, в-четвертых, упрощается процедура первичной проверки документов, она попросту происходит автоматически.

Для информационного взаимодействия в электронном виде, естественно, нужны средства криптозащиты, которые реализуются с использованием усиленной квалифицированной цифровой подписи, но на текущий момент электронное взаимодействие работает со многими федеральными органами и финансовыми институтами с использованием ЭП. В электронном взаимодействии по ЭЛН можно использовать уже выданные ЭП аккредитованными удостоверяющими центрами, в этом плане наш сервис полностью унифицирован.

Выдача листка нетрудоспособности по уходу за ребенком.

Правила выдачи больничного по уходу за ребенком Порядком № 925н изменены. В частности:

1. Исключено положение о количестве дней, на которые оформляется больничный при уходе за ребенком в возрасте от 7 до 15 лет.

Действующим порядком установлено, что листок нетрудоспособности по каждому случаю заболевания ребенка этого возраста выдается на срок до 15 дней (если только больший срок лечения не установлен врачебной комиссией).

В Порядке № 925н больничный лист в указанном случае выдается (оформляется) без ограничений по срокам.

К сведению

В силу п. 2 ч. 5 ст. 6, ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» пособие по нетрудоспособности назначается за ограниченное количество дней ухода за ребенком указанного возраста: не более чем за 15 календарных дней по каждому случаю лечения ребенка и не свыше 45 календарных дней в году. Изменения в эту норму пока не внесены.

1. Увеличено число дней, на которые выдается листок нетрудоспособности по уходу за заболевшим членом семьи старше 15 лет.

Сейчас больничный лист по каждому случаю заболевания при лечении амбулаторно выдается на срок до 3 дней, а по решению врачебной комиссии не более чем на 7 дней.

Порядком № 925н установлен срок не более чем на 7 календарных дней (п. 41).

1. Установлен новый порядок выдачи больничных при одновременной болезни нескольких детей.

Выдача листка нетрудоспособности по беременности и родам.

Порядком № 925н расширен перечень случаев оформления листка нетрудоспособности беременным.

Так, помимо общего случая выдачи больничного на 156 дней, если роды наступают в период от 22 до 30 недель беременности, листки нетрудоспособности будут оформляться:

• на 194 календарных дня при многоплодных родах, наступивших в период от 22 до 28 недель беременности;

• на 194 календарных дня при родах, наступивших от 22 до 27 недель беременности, и на 200 календарных дней при многоплодной беременности женщинам, проживающим (работающим) в населенных пунктах, подвергшихся радиации из-за аварии на Чернобыльской АЭС (в зоне проживания с правом на отселение), а также в населенных пунктах, подвергшихся радиационному загрязнению из-за аварии на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча (п. 59 Порядка № 925н).

Как оформить больничный, если сотрудник работает в нескольких компаниях

Заболевшему сотруднику должно быть выдано такое количество больничных листов, чтобы оно соответствовало количеству текущих работодателей. Подобная норма применялась при оформлении бумажных носителей. При электронной форме больничному листу присваивается единый номер, который сообщается всем страхователям.

Нюансы и количество выдаваемых листков при занятости гражданина у нескольких работодателей приведены в таблице.

Занятость последние 2 года, предшествующих году заболевания	Бумажный БЛ	Электронный ЭЛ
Страхователи не менялись	Количество соответствует числу работодателей	Номер единственного листка передаётся всем работодателям
Состав страхователей полностью изменился	Один листок нетрудоспособности (по выбору гражданина)
Часть состава страхователей изменилась	Возможны оба варианта

При формировании электронного больничного листа для нескольких работодателей допускается изменение таких реквизитов как: наименование страхователя, признак работы (основная или по совместительству), номер листа по основному месту работы. Бумажный вариант заполняется по ранее действующим правилам.

Что такое электронный больничный лист

Перевод оформления и оплаты больничных листов в «цифру» начался в 2017 году. По желанию пациентов они могли получить электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) взамен бумажного. С 1 января 2022-го цифровые документы оформлять стало обязательно.

ЭЛН представляет собой цифровой код, подписанный квалифицированной электронной подписью врача и медицинской организации, в которой человек получал больничный. Врачи будут загружать документы в систему Фонда социального страхования, который уведомит работодателя об открытии, продлении и закрытии больничного листа.

Выплаты по временной нетрудоспособности будут рассчитываться и начисляться автоматически. Это также касается декретных выплат и единовременного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет. Если раньше надо было писать заявление, то теперь женщине достаточно открыть больничный по беременности и родам — фонд перечислит деньги сам.

Как пользоваться новым видом больничного

В оформлении и оплате электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) задействованы три инстанции:

1. Лечебное учреждение.
2. Работодатель.
3. ФСС.

Если хоть одно звено из этой цепочки не подключено к ЕИИС «Соцстрах» (Единая интегрированная информационная система), оформить цифровой документ не получится. Вот как перейти на электронные больничные листы работодателю:

1. Заключить соглашение о взаимодействии с региональным ФСС.
2. Зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах».
3. Обучить бухгалтера пользоваться новой программой и получить для него цифровую подпись.
4. Установить ПО для проверки подлинности цифровой подписи.
5. Сообщить сотрудникам о нововведении.

Безусловно, ЭЛН гораздо удобнее бумажного аналога, подделка такого документа практически исключена, поэтому риск необоснованных выплат минимизирован. Кроме того, упрощается документооборот, снижается нагрузка на кадровиков и бухгалтеров. Тем не менее выбор формата остается за пациентом, который самостоятельно изъявляет желание получить ЭЛН в письменном виде.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие установлены особенности оплаты больничных в период пандемии коронавирусной инфекции COVID-19 (вирус SARS-CoV-2). Используйте эти инструкции бесплатно.

Когда подготовительные мероприятия завершены, разбираемся, как работает электронный больничный лист на практике:

1. Врач формирует листок нетрудоспособности в системе ФСС и отправляет его в ЕИИС «Соцстрах».
2. Заболевший работник получает от врача уникальный номер.
3. Работник передает номер в бухгалтерию работодателя.
4. Бухгалтер по полученному номеру находит листок в ЕИИС «Соцстрах» и заполняет необходимые поля.
5. После завершения заполнения бухгалтером листок поступает в ФСС.
6. ФСС занимается расчетом и выплатой пособия.

ВАЖНО!

Искать ЭЛН сотрудника в ЕИИС «Соцстрах» можно не только по уникальному номеру, но и по СНИЛС.

ЭЛН содержит все те же графы, что и бумажный бланк:

• средний заработок для начисления пособия;
• страховой стаж;
• итого к начислению;
• дата начала работы.

Несмотря на внешнее сходство, чтобы корректно заполнить документ, установите актуальное программное обеспечение и пакет обновлений к нему. После окончания заполнения документ сохраняется, заверяется ЭЦП и автоматически отправляется в ФСС.

Что касается порядка оплаты цифрового листка нетрудоспособности, то он ничем не отличается от оплаты бумажного варианта.

Закон не обязывает сотрудников использовать только электронный вариант, им дано право самостоятельно выбрать формат. При этом работодателям необходимо издать внутренний приказ о введении электронных больничных листов. В обратном случае, если работодатель отказывает от применения электронной версии, необходимо предупредить сотрудников, чтобы приносили только бумажные варианты.

Даже при повсеместном распространении электронных больничных листов в некоторых местах придется оставить прежнюю бумажную форму работы. Это связано с плохим техническим оснащением или какими-либо иными причинами. В любом случае это будет считаться устаревшими методами, в отличие от электронного документооборота.

Электронный больничный лист ничем не отличается от бумажного аналога. Его цель все та же – подтвердить болезнь или временную нетрудоспособность человека его работодатель, и предоставить возможность компенсировать утраченную зарплату. Отличие лишь в способе выполнения – теперь врачам не требуется заполнять бумажные больничные листы, и это время он может уделить пациенту и его состоянию здоровья. Вся информация вносится в единую базу или медицинскую карту в компьютере, при закрытии больничного листа требуется только внести даты и подписать электронной подписью.

Электронный документ формируется в случае, если гражданин утратил работоспособность и обратился в лечебное учреждение в связи с болезнью либо травмой. Также бланк оформляется для женщин, родивших ребенка и ушедших в отпуск либо на больничный для ухода за ним.

Введение онлайн-методики взаимодействия между работодателями и медучреждениями объясняется следующими факторами:

• Цифровой бланк надежно защищен от подделок в системе соцстраха, что позволит работодателям оградиться от оплаты поддельных больничных листков. Документ на бумажном носителе можно приобрести практически везде. Электронную версию документа невозможно подделать.
• При заполнении больничного на бумажном носителе врачу следовало быть внимательным и аккуратным, чтобы не допустить ошибки. Если рука врача дрогнет, то бланк признается недействительным. Кроме того, для внесения информации используются не всякие чернила. В случае обнаружения неточностей на электронной версии бланка их легко исправить.
• Онлайн-бланк сохраняется в личном кабинете ФСС неопределенный период времени. Бухгалтерам не стоит переживать об утрате бланка. Информацию о нем можно посмотреть в личном кабинете.

Что делать с электронным больничным листом работодателю

После внесения необходимой информации ответственный сотрудник нажатием соответствующей клавиши должен выгрузить бланк территориальному отделению Фонда социального страхования. Специалисты ФСС проверяют корректность заполнения документации и начисляют пособие.

Дополнительная информация! Порядок оплаты зависит от субъекта проживания. В некоторых субъектах страны, участвующих в пилотном проекте, соцстрах перечисляет сумму непосредственно работнику. В других регионах выплаты направляются работодателю для дальнейшей выдачи сотруднику.

При использовании зачетной методики работодатель обязан оплатить заболевшему сотруднику необходимую сумму совместно с первым заработком после выздоровления. ФСС проведет компенсацию потраченных работодателем средств за счет уменьшения страховых взносов. Также можно подать заявку на возмещение затрат.

Система прямых выплат потребует от бухгалтера лишь заполнения необходимых разделов электронной документации и отправки ее в ФСС. Обязанность оплаты лежит на соцстрахе. Через несколько дней трудящийся получит пособие.

Работодатель вправе потребовать от медицинского учреждения замены электронного больничного на бумажный

Фонд социального страхования в письме от 11.08.2017 года №02-09-11/22-05-13462 напомнил, что в соответствии с Федеральным законом от 1 мая 2017 года №86-ФЗ «О внесении изменений в статью 13 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и статьи 59 и 78 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», электронный листок нетрудоспособности с 1 июля 2017 года имеет равную юридическую силу с листком нетрудоспособности на бумажном носителе.

Также, в соответствии с частью 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.

2006 года №255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия застрахованного лица) сформированного и размещенного в информационной системе страховщика в форме электронного документа, подписанного с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи медицинским работником и медицинской организацией, в случае, если медицинская организация и страхователь являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа.

Назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком осуществляется работодателем застрахованного лица независимо от формы листка нетрудоспособности, предъявленного застрахованным лицом для оплаты.

Право выбора формы листка нетрудоспособности остается за застрахованным лицом.

По его желанию может быть выдан как листок нетрудоспособности, так и с письменного добровольного согласия сформирован и размещен в Федеральной государственной информационной системе «Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» Фонда социального страхования Российской Федерации электронный листок нетрудоспособности.

Фонд социального страхования также напомнил, что законом №86-ФЗ обязанность работодателя участвовать в формировании электронного листка нетрудоспособности не установлена, однако информационное взаимодействие всех участников формирования электронного листка на сегодняшний день обусловлено развитием социальной сферы и совершенствованием системы обеспечения прав граждан Российской Федерации на получение страховых выплат своевременно и в полном объеме, и является перспективным направлением модернизации как системы обязательного социального страхования, так и развитием информационных технологий в Российской Федерации.

В случае технической неготовности работодателя по формированию электронного листка нетрудоспособности медицинская организация вправе заменить сформированный электронный листок нетрудоспособности на листок нетрудоспособности в бумажном виде.

При этом посредством используемого программного обеспечения медицинской организацией в электронном листке нетрудоспособности указывается о прекращении действия электронного листка нетрудоспособности.

Работодатель предоставляет сведения по страховому случаю в Фонд социального страхования Российской Федерации в целях формирования электронного листка нетрудоспособности, в том числе сведения по расчету пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.

Использование Личного кабинета страхователя не обязательно и является одним из доступных страхователю инструментов реализации функций, в том числе, по формированию электронного листка нетрудоспособности.

Информационное взаимодействие страхователя и страховщика и направление страхователем сведений в информационную систему Фонда осуществляется с использованием шифрования и подтверждения сведений усиленной квалифицированной электронной подписью участника информационного взаимодействия.

Ссылка для скачивания документа.

Важно! Перед получением виртуального листка нетрудоспособности заболевшему гражданину стоит узнать у бухгалтеров, могут ли они делать выплаты по таким бланкам. Если бухгалтер работает с соответствующей базой ФСС, то при первом визите к врачу стоит заявить о необходимости оформления электронного больничного.

После выздоровления работнику выдается уникальный номер, который следует передать в бухгалтерию. Если в бланке обнаружатся неточности, то потребуется их устранить. Пособие по нетрудоспособности выплачивается после того, как обе стороны (работодатель и Фонд социального страхования) будут оповещены о выполнении инструкций по внесению данных во все блоки закрытого документа.

Электронный листок нетрудоспособности: его особенности и причины нововведения

Привычная система бумажных листов нетрудоспособности уходит в прошлое. Почему государство ввело переход на электронный больничный лист? Суть такой реформы понятна, если вспомнить, сколько требовалось ранее усилий для получения средств из фонда социального страхования. Кроме, хождений по кабинетам врачей, процедур, пребывания на стационарном уходе, требовалось много времени для подтверждения достоверности данных больничного.

Печать врача, который подтверждал диагноз, печати и подписи больницы – это минимум час-два времени на очередь и уточнение данных. Кроме того, требовалось передать оформленный документ в бухгалтерию и надеяться, что её сотрудники успеют в срок всё оформить и выплатить пособие.

Большинство крупных частных компаний и прогрессивно настроенных бухгалтерских служб государственных предприятий перешло или запланировало в ближайшее время перейти на онлайн-форму общения с врачами, подтверждающими лечение сотрудника. Это решает минимум три проблемы, с которыми всегда сталкивается экономическая служба предприятий:

• быстрый обмен данными с Фондом соцстрахования для текущей выплаты;
• точный и верифицированный документ, который не поддаётся манипуляциям и посторонним изменениям;
• устранение непродуктивной работы бухгалтеров компании или госпредприятия для проверки и архивирования бумажных документов.

Разъясняет использование и оформление листов нетрудоспособности из-за болезни, федеральный закон, постановления правительства РФ и приказ Министерства здравоохранения и социального развития от 2011 года под номером 624н.

Подпись и хранение электронного больничного

Для передачи сведений в ФСС РФ их надо подтвердить усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера (иного лица, уполномоченного вести бухучет) и руководителя. Если обязанности главного бухгалтера руководитель возложил на себя, достаточно подписи только руководителя (п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

Полномочия по назначению, исчислению и выплате страхового обеспечения работникам можно передать уполномоченному лицу на основании распорядительного документа работодателя и доверенности (п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

ФСС РФ отметил, что электронные больничные имеют юридическую силу. Они формируются и хранятся в ЕИИС «Соцстрах». Поэтому работодателю не нужно распечатывать такие больничные и хранить их копии (Информация ФСС РФ «Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)»).

Расчет пособий по электронному больничному работодатель должен хранить на бумажном носителе или в форме электронного документа. Сведения в расчете пособий подтверждаются собственноручной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью главного бухгалтера. Их могут подписать руководитель организации, если он возложил на себя обязанности главного бухгалтера, или иное уполномоченное лицо (п. 75 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

Похожие записи:

• Как оформить опекунство над ребенком при живых родителях?
• 6-НДФЛ за 2021 год — подробная инструкция и образец заполнения
• Новые правила расчетов с уволенными при ликвидации с 13.08.2020: обзор изменений