Восстановление трудовой книжки в 2022 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Восстановление трудовой книжки в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Порядок действий при потере трудовой
Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:
- пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
- справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
- приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
- справки из Пенсионного фонда.
Восстановление трудовой книжки
Распространена ситуация, когда работодатель выдает книжку сотруднику на некоторое время, и он ее теряет. Тогда компания может восстановить документ, действуя по определенному алгоритму:
- Работник должен написать заявление на получение дубликата.
- Работник собирает все данные с предыдущих мест работы: для этого необходимо обратиться к самому работодателю или, если его уже не существует, в архив.
- Работодатель выписывает дубликат ТК, на котором обязательно пишется слово «дубликат».
- По данным, собранным работником, в разделе сведения указывается общий стаж.
- По порядку делаются записи об его трудовой деятельности, в отдельной графе указывается перечень документов, на основании которых были сделаны записи.
- Снимаются копии со справок от других работодателей, а оригиналы отдаются сотруднику.
Оформляем пенсию без трудовой книжки
Трудовая книжка может потеряться в самый неподходящий момент: при выходе на пенсию. И встает единственно верный вопрос: «Как оформить пенсию если утеряна трудовая книжка?». В подобных случаях первая инстанция, в которую необходимо обратиться – Пенсионный фонд. Именно этот государственный орган предоставляет услуги по оформлению и производству пенсионных выплат, восстанавливает утраченные данные о рабочем стаже за все время работы.
ПФР не всесилен и бывают моменты, когда недостает сведений о выслуге лет на конкретном предприятии. Что касается сведений, датируемых после 2002 года, то ПФР представит более чем исчерпывающую информацию. И, напротив, информация о периоде работы будущего пенсионера до 2002 года может быть неполной. Но не стоит отчаиваться, ПФР может:
- Направить запрос о работнике в соответствующие государственные органы и структуры. Налаженное межведомственное взаимодействие позволяет провести данную операцию в более сжатые сроки.
- Направить запросы в адрес прежних руководителей организаций, где трудился будущий пенсионер.
Однако, на ПФР в полной мере полагаться не стоит. Для 100% надежности необходимо направлять запросы прежним работодателям, в архивы, и, наконец, доказывать свой рабочий стаж в суде. Следуя только такому алгоритму, можно получить заслуженную пенсию.
Подобный алгоритм будет полезен не только будущим, но и действующим пенсионерам. Одной из особенностей нашей страны является труд пенсионеров, в то время, когда большая часть населения планеты, выйдя на пенсию отдыхают и живут в свое удовольствие. Потерянная трудовая книжка работающего пенсионера, отнимет у него право на получение прибавок к пенсионной выплате.
Как восстановить трудовую книжку через работодателя
Обращаться за восстановлением документа надо к последнему работодателю. Для оформления дубликата нанимателю работником направляется письменное заявление, после чего в 15-тидневный срок производится восстановление документа.
Что делать, если утеряна трудовая книжка – пошаговый алгоритм действий:
1. По последнему месту работы направляется заявление об оформлении дубликата трудовой с указанием причин ее утраты и просьбой выдать дубликат.
2. В новом бланке книжки работодатель делает надпись «Дубликат».
3. Далее на титульный лист вписывается актуальная информация о работнике.
4. Отражается суммарный трудовой стаж у предыдущих работодателей без разбивки по местам работы.
5. На следующей стадии начинается заполнение данных о работе у всех работодателей. Информация берется из имеющихся подтверждающих документов – архивных справок, оригиналов выписок из приказов о приеме и увольнении, их заверенных копий. Все записи вносятся в хронологической последовательности. Если по каким-либо периодам документы отсутствуют, сведения о них в книжку не вносят.
Когда утеря трудовой книжки произошла в результате чрезвычайной ситуации (экологическая или техногенная катастрофа, стихийное бедствие и др.), и это был не единичный факт, а речь идет о массовой утрате документов, восстановление трудовой производится на основании акта специальной комиссии. Комиссия формируется органами исполнительной власти региона, она рассматривает все имеющиеся в распоряжении работников и работодателей документы, а также свидетельские показания минимум двоих бывших сослуживцев, по которым можно восстановить сведения о стаже.
Как восстановить трудовую книжку при утере, если последний наниматель ликвидирован? В этом случае есть несколько вариантов:
- если у компании есть правопреемник, обратиться к нему;
- данные можно получить в архиве, где хранятся документы ликвидированного предприятия, направив письменный запрос;
- в ситуации, когда в архиве сведений нет, восстановление трудовой книжки при утере возможно только через суд – в ходе разбирательства надо предъявить все имеющиеся у физического лица документальные подтверждения о периодах и местах трудоустройства (копии приказов, трудовые договоры и т.п.), рассматриваются также свидетельские показания бывших коллег.
Восстановление при наличии копии из трудовой
Эти случаи встречаются нечасто, но все же происходят: когда трудовая книжка утеряна, но копия из нее осталась на руках. Однако далеко не во всех случаях копии бывают заверенными нотариально.
Разумеется, если нотариус заверил документ, то это однозначно имеет юридическую силу, так как каждый нотариус не заверяет копии без представления оригинала. Все страницы проходят через копировальный автомат, а после на каждой страничке оставляет свою подпись нотариус и проставляет штамп. В этом случае нет разницы государственный это нотариус или частный. Это лишь значительно облегчает процедуру восстановления. Это полностью исключить необходимость обращения в ПФР.
Незаверенная копия не может стать основанием для оформления дублирующего документа.
Утеря трудовой книжки из-за работодателя
Утеря трудовой книжки из-за работодателя может быть связана с разными причинами, например, вследствие пожара на предприятии, ограбления, недобросовестного хранения документов и потери их в процессе переезда организации в другое помещение.
Тогда ответственность за весь процесс восстановления ТК целиком и полностью возлагается на работодателя. От сотрудника не требуется предоставления укомплектованного пакета документов или составление заявления с прощением сделать дубликат.
Если по каким-либо причинам (стихийные бедствия, непредвиденные ситуации) ТК всех сотрудников организации были потерны, должна быть создана специальная комиссия, для обращения на предприятия, на которых ранее работали сотрудники, с запросами о предоставлении архивных справок и всех требуемых сведений.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ
Через пенсионный фонд сотрудник может восстановить информацию о выплате пенсионных взносов и подтвердить свой стаж. В Пенсионном фонде хранится информация о местах работы сотрудника, датах работы в том или ином месте и суммах уплаченных пенсионных взносов. В настоящее время работодатели сдают персонифицированные отчеты по каждому из сотрудников. Это значит, у любого застрахованного лица имеется собственный лицевой счет с присвоением уникального страхового номера (СНИЛС). СНИЛС расшифровывается как страховой номер индивидуального лицевого счета. В лицевом счете отражается суммы пенсионных взносов, периоды занятости, места работы. Но эта информация может быть неполной, если работодатель не перечислял пенсионные взносы за работника, проще говоря, сотрудник, работал неофициально. В таком случае данных о работе сотрудника в данной организации в Пенсионном фонде не будет и соответственно взять ее будет неоткуда. Если необходима информация о должности, дате приема увольнения на работу, переводах, награждениях и прочее, то такой информации в базе пенсионного фонда нет. Поэтому подтвердить эти сведения он никак не может.
Если работник начал свою трудовую деятельность только после 2002 года (с этого года граждан стали регистрировать в качестве застрахованных лиц в системе ОПС), тогда он сможет восстановить данные о стаже работе, если до этого срока, то нет. Процедура получения данных в Пенсионном фонде никак не регламентирована законодательством, поэтому нет и сроков предоставления ответа. Но по общему правилу на любой запрос в письменном в виде в Пенсионный фонд должен быть предоставлен ответ в течении 10 дней.
Заявителю будет выдана справка с указанием места работы и стажа по каждому месту работы. Справка выдается бесплатно. Если Пенсионный фонд будет отказываться предоставлять необходимые сведения, можно сослаться на Постановление Правительства РФ №1015 от 02.10.2014, где сказано, что Пенсионный фонд не вправе отказать в подтверждении рабочего стажа при начислении пенсий.
Для получения информации из Пенсионного фонда необходимо представить:
- СНИЛС;
- справки о доходах;
- трудовые договоры;
- документы по начисления заработной платы.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником
Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.
Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна.
Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения).
Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет.
Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.
Процесс восстановления записей через ПФ РФ
Сам по себе, процесс представляет собой выдачу дубликата книжки. В нее так же вносится вся информация по каждому месту работы. Все надписи, признанные недействительными, в новый документ уже не переносятся. Максимально упростить сбор информации поможет копия страниц утраченной книжки, если таковая куда-либо предъявлялась.
Восстановление документа через ПФР осуществляется по тому же принципу, что и через отдел кадров по месту работы. Сотрудники фонда в таком же порядке отправляют запросы в организации, в которых трудился гражданин, в архивные учреждения и т.д. Сведения об официальном трудоустройстве граждан с 2002 года хранятся в базе данных ПФР, поэтому запросы об этом годе трудоустройства (и позднее) не отправляются.
ПФР помогает не только восстановить утраченные сведения, но и скорректировать имеющиеся. Обнаруженные неточности и ошибки в трудовой книжке исправляются после обращения в организацию.
В том случае, если человек был виноват в потере трудовой книжки, восстановлением всех записей в ней должен заниматься он сам. Для этого необходимо обойти все предприятия, на которых он ранее работал, и получать информацию касательно стажа, должности в виде справок. Если все предприятия находятся в одном городе, тогда восстановление может занять всего неделю, а если человек ранее работал в разных городах, тогда придется потратить значительно больше времени. Но это еще не все проблемы.
Случается так, что предприятие, где раньше работал человек, было ликвидировано или пережило реорганизацию. В таком случае забот становится еще больше. Кроме того, что владелец трудовой должен будет ходить по организациям, информацию касательно ликвидированных предприятий он сможет получить только в архивах. В таком случае может потребоваться много времени на поиски требуемой документации. В некоторых случаях в поисках требуемых данных может помочь Пенсионный фонд. Случается, что даже в архивах нет сведений либо же человек не может получить доступ к информации. Но даже в таком случае отчаиваться нельзя. Каждый имеет право подтверждать свою трудовую деятельность, а если нет информации относительно ликвидированного предприятия и работы на нем человека, тогда поможет суд. Эта инстанция будет отправлять запросы во все необходимые государственные органы, которые позволят получить подтверждение работы человека и его стажа. Очень хорошо, если имеется возможность привлечь бывших сотрудников ликвидированного предприятия, которые могли бы подтвердить существование организации и факт работы в ней владельца утерянной трудовой книжки.
Действия сотрудника при потере трудовой книжки работодателем
Что делать работнику, если трудовая книжка была утеряна? Для этого потребуется совершить несколько действий, а именно составить заявление, предусматривающее обращение к работодателю с сообщением об утере трудовой книжки. После этого будет получен ответ не позднее пятнадцати дней, и выдан дубликат документа.
Также для получения дубликата нужно подготовить документы, которые подтвердят наличие трудового стажа до момента поступления на нынешнюю работу. Сюда можно отнести трудовые соглашения, приказы, справки, решения судов.
При этом собирать такие сведения работодатель должен сам, путем подачи запросов в соответствующие организации. Далее будут восстанавливаться все записи утерянной трудовой книжки, даже если организация уже не существует (здесь поможет городской архив).
Работодатель не может отказать в выдаче дубликата. Если такой ответ все же поступит, то можно обратиться в судебный орган, Архивную службу, ГИТ или Роскомнадзор. Также работник может самостоятельно обратиться в Пенсионный фонд, который с 2000 года хранит информацию о местах и периодах трудовой деятельности граждан.
Как работодатели пытаются избежать ответственности
Ошибки работодателей, связанные с хранением и ведением трудовых книжек, на практике встречаются очень часто. Однако некоторые руководители ищут выходы из подобных ситуаций, но не во благо сотрудника, а только с целью избежать мер ответственности.
Иск в суд на работодателя.
Обычно такие действия связаны с тем, что работодатель перекладывает всю процедуру на сотрудника, используя следующие методы:
- отсылка на услуги почтовой связи. Здесь важно помнить, что давать согласие на получение при возврате трудовой книжки по почте, не следует, потому работодатель может сослаться на то, что книжка не поступает лицу по вине почты. В подтверждение организации даже показывают документ, подтверждающий факт отправки письма. Если сотрудник не дал согласие на использование такового метода, то и подобная отговорка действительная не будет,
- утверждение о том, что книжка выдана, но без подписи сотрудника. В получении трудовой книжки обязательно нужно расписаться. Работодатели нередко говорят, что подписи нет просто потому, что лицо забыло проставить таковую, а на самом деле факта выдачи не было,
- отсылка к проблемам с документацией и оборотом таковой. Здесь единственный способ – привлечение юриста, поскольку самостоятельно сотрудник не добьется ничего кроме потерянного времени и денег ведь за факт отсутствия на работе, который не может расцениваться как увольнение ввиду отсутствия трудовой книжки, лицо может получить прогулы или вынужденный отпуск без сохранения зарплаты. В такой ситуации кадровый отдел сначала принимает заявление на увольнение, потом сообщает, что трудовая потеряна, лицо не ходит на работу, поскольку оформление увольнения должно было быть уже осуществлено, и начинается путаница с днями, которые считаются либо прогулами, либо неоплаченным отпуском. Подобные действия выступают прямым нарушением прав работника.
Даже при указанных выше проблемах есть возможность попасть на новую работу, однако для этого лицу понадобятся копии трудового соглашения и трудовой книжки, чтобы подтвердить опыт, должность и факт осуществления работы. Однако не каждый работодатель пойдет на такое, поскольку восстановление трудовой книжки может занять длительное время.
Посмотрите видео. Что делать при утрате или порче трудовой книжки?
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником
Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.
Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна.
Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения).
Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет.
Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна
Чего не стоит делать, так это понапрасну терять время. Работнику, стаж которого не достиг трёх месяцев, просто заполняется новый бланк. Ответственность за это возлагается на работодателя. Ему понадобится заручиться соответствующим заявлением от незадачливого нового сотрудника.
В прочих случаях действует определённый порядок восстановления, точнее, выдачи дубликата. Произойти такая неприятность с документом могла по разным причинам, предусмотренными нормативными актами:
- была повреждена;
- украдена;
- утеряна;
- утрачена наряду с прочими при форс-мажорной ситуации.
Пенсионный фонд требует оригинал трудовой книжки. Законно?
Журнал: Всё для кадровика
Год: 2010
Автор: Житникова Дарья Владимировна
Тема: Документы кадровой службы, Ответственность работодателя
Рубрика: Есть проблема? Вот решение
Аникин работает в ООО «Сервис Плюс» бухгалтером с 2003 г Скоро ему исполнится 60 лет. В связи с этим он обратился в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства с заявлением о назначении ему трудовой пенсии по старости. К заявлению среди прочих документов Аникин приложил копию трудовой книжки, заверенную печатью организации. Однако сотрудник отделения сообщил Аникину, что этого недостаточно, нужно также предоставить оригинал трудовой книжки или ее копию, заверенную нотариусом.
Придя на работу, Аникин обратился в отдел кадров с просьбой выдать ему трудовую книжку на руки для представления в отделение Пенсионного фонда РФ. Начальник отдела кадров сообщила Аникину, что она несет ответственность за сохранность трудовых книжек и отвечать за утерю или порчу трудовой книжки сотрудниками отделения Пенсионного фонда РФ или самим работником не желает. Ставя в разговоре точку, она сказала, что вообще не вправе выдавать работнику трудовую книжку, если тот продолжает работать. А если хочет получить ее на руки — пусть увольняется.
Неужели для того, чтобы оформить пенсию, работник должен уволиться?
Скажем сразу: для того, чтобы работнику, достигшему § пенсионного возраста, была назначена трудовая пенсия по старости, его увольнение не требуется. Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах в зависимости от возраста (ст. 3 Трудового кодекса РФ, в далее — ТК РФ). Поэтому достижение работником пенсионного возраста и назначение ему трудовой пенсии по старости не являются основаниями для его увольнения. Мужчина, достигший возраста 60 лет при наличии у него не менее 5 лет страхового стажа имеет право на трудовую пенсию по старости (ст. 7 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»). Реализация данного права не зависит от того, работает он или нет.
Итак, работник вправе обратиться за назначением трудовой пенсии, не прекращая трудовых отношений. Как же тогда быть с трудовой книжкой?
НЕ ЗАБЫТЬ!
Оформить приказ о назначении ответственного за хранение и выдачу трудовых книжек
По общему правилу трудовая книжка работника должна храниться у работодателя. Законодательство регламентирует возможность выдачи работнику трудовой книжки на руки только в одном случае — при увольнении (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»). В иных случаях работодатель обязан выдавать работнику лишь копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Правил).
Получается, что в период действия трудового договора работодатель вправе отказать работнику в выдаче оригинала трудовой книжки. Но
Запрета на выдачу работнику по его просьбе оригинала трудовой книжки в законе нет. Поэтому теоретически по его просьбе (желательно, чтобы она была выражена в письменной форме) вы можете выдать ему трудовую книжку на определенный срок под расписку. Конечно, если рискнете взять на себя ответственность за ее дальнейшую судьбу. Помните, ответственность за сохранность трудовой книжки (даже если она и находится у работника на руках) по-прежнему лежит на вас как специально уполномоченном лице работодателя (письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0). Именно поэтому многие кадровики отказываются выдавать трудовые книжки работникам, опасаясь, что трудовые книжки будут испорчены или утеряны либо самим работником, либо сотрудниками органов Пенсионного фонда РФ (далее — ПФР). В принципе это нормальная реакция кадровиков. Кто захочет нести ответственность за действия других людей?