У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.

Обязательные документы при приёме на работу по ТК РФ

В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации определён следующий перечень документов, предъявляемых при приёме на работу:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка (гражданам, которые устраиваются на работу впервые, работодатель оформляет трудовую самостоятельно — в электронном виде);
• СНИЛС (кроме случаев, когда соискатель трудоустраивается в первый раз — работодатель оформляет данный документ сам);
• документы воинского учёта (например, военный билет или приписное свидетельство) — для военнообязанных граждан;
• документ об образовании — если для работы требуются специальные умения, навыки, знания;
• справка о наличии или отсутствии судимости у соискателя;
• справка о наличии или отсутствии административных наказаний за употребление наркотических средств (психотропных веществ) без назначения врача.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Шаг 1 — Прояснение моментов с персональными данными сотрудника

Роструд говорит о том, что каждый работник должен ознакомиться под подпись с документами работодателя, на основании которых установлены правила обработки персональных данных. Кроме того, его нужно ознакомить с его правами и обязанностями в этой сфере.

При работе с персональными данными нужно придерживаться таких правил:

• когда от сотрудника получены только данные, которые нужны в рамках трудового законодательства и внутренних актов, получение согласия работника не нужно;
• обработка персональных сведений сотрудника направлена на достижение конкретных, заранее установленных и законных целей.

По ст. 22 ТК работодатель производит обязательное социальное страхование сотрудников. В связи с этим для передачи информации работников в ФСС и ПФР согласие брать не нужно.

Кроме того, согласие не надо получать в таких ситуациях:

• передача сведений сотрудника в случаях, которые связаны с исполнением им должностных обязанностей, в т.ч. при командировках;
• передача сведений в ИФНС, военные комиссариаты, профсоюзы;
• передача сведений в рамках полномочий, на основании запросов прокуратуры, органов безопасности и ОВД, трудовой инспекции при проведении ими контрольных мероприятий за соблюдением трудового законодательства.

При передаче персональной информации банкам, которые открывают и обслуживают карты для перечисления зарплаты, по мнению Роскомнадзора согласие не надо, когда:

• договор на выпуск карты оформляется напрямую с сотрудником, и в тексте документа имеются пункты о передаче работодателем персональных сведений работника;
• работодатель имеет доверенность на представление интересов сотрудника при оформлении договора с банком на выпуск карты и ее обслуживание;
• форма и система оплаты труда (выплата зарплаты на карту) указаны в колдоговоре (ст. 41 ТК).

Шаг 4 — Получение согласия на использование кадрового ЭДО

При трудоустройстве нужно проинформировать сотрудника, что работодатель ведет электронный документооборот (ЭДО). По Закону от 22.11.2021 г. № 377-ФЗ соискатель, который на 31.12.2021 г. имеет трудовой стаж, при трудоустройстве к работодателю, осуществляющему кадровый ЭДО или принявшему решение его вести, имеет право дать свое согласие на взаимодействие через ЭДО.

Это согласие не нужно от работников, оформленных или оформляемых на работу после 31.12.2021 г. и у которых на эту дату нет трудового стажа.

Отсутствие согласия сотрудника на ЭДО или электронной подписи — не основание, чтобы отказать в трудоустройстве или уволить.

Работодатель должен безвозмездно предоставлять сотрудникам, не давшим согласие на кадровый ЭДО, заверенные правильным образом бумажные документы, которые связаны с работой.

Медосмотр при приёме на работу

Лица, которые хотят трудоустроиться на место работы, связанное с:

• опасными производственными факторами;
• вредными условиями труда;
• движением и вождением транспорта;
• оказанием услуг населению в части питания, медицины, образования, водопроводного хозяйства, и т.д,

Особенности применения положений ст. 65 ТК РФ

Чаще всего другие документы, не упомянутые в перечне рассматриваемой статьи, работодателю сами по себе не нужны. Работодатель может решать какие-то свои проблемы, стремиться избежать ответственности при возможном неблаговидном развитии событий. Поэтому и от соискателей тех или иных должностей могут потребовать совершить что-то, что не предусмотрено законодательством.

К примеру, подписать согласие на то, что работодатель оставляет за собой право собирать о кандидатах на определённые должности любые сведения в законном порядке. Обычно вслед за этим следуют запросы в ПНД и наркологическую службу, к которой прикреплён кандидат на должность в силу своей регистрации по месту проживания.

Примерно такая схема принята в больших городах в случае, если люди устраиваются на должности, связанные с работой с людьми — продавцами, курьерами или официантами. Подобный порядок установлен и в большинстве специализированных агентств по подбору персонала.

В основном работодателей или специализированные кадровые агентства интересует — не стоит ли человек «на учёте» у психиатра или нарколога. Не важно, как именно называется этот «учёт» в официальных медицинских документах. Пусть теперь это носит название «динамическое наблюдение». Если человек находится под таковым, то теоретически он входит в группу риска, а риск в наше время работодателям не нужен.

Невозможно сказать однозначно о том, нарушают такие действия работодателей закон или нет. С одной стороны сомнительно всё, включая деятельность медицинских заведений, которые соглашаются предоставлять данные о тех, кто числится у них в списках наблюдаемых лиц, а с другой — работодателей понять тоже можно. Ведь принимая кого-то на работу они берут на себя определённую долю ответственности за его будущие поступки.

Разумеется, врачи однозначно не имеют право передавать данные о состоянии здоровья, но могут давать заключения о том, годен ли человек к труду или нет. В данном же случае они дают данные о тех, кто не годен, в том случае, если это им известно, но опираются только на сам факт наличия диагноза. Ответ на вопрос о нарушении закона в каком-то конкретном случае может дать только суд, поскольку нужно взвесить все обстоятельства. Но для этого нужно, чтобы кто-то подал исковое заявление…

Все ситуации, когда работодатели просят предоставить им какие-то документы, которых нет в списке ст. 65 ТК РФ, можно разделить на нарушающие права устраивающихся на работу лиц и не нарушающие. К примеру, работодатель может открыть вакансию на замещение должности сертифицированного инженера и принимать на работу только тех, кто обладает соответствующими сертификатами.

В таком случае срабатывает правило пункта ст. 65 ТК РФ о том, что работодатель вправе требовать документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Не важно, что сам сертификат не упомянут в статье. Имеется в виду, что работодатель может требовать подтверждение квалификации будущего работника.

Нет ничего незаконного и в том, что работодатель предлагает подписать согласие на обработку персональных данных и передачу их третьим лицам. Хотя бы по той причине, что отчёты с фамилиями сотрудников могут подаваться в самые разные государственные органы, включая региональные центры занятости.

Работодателей обязывают это делать, а в соответствии с ФЗ № 152 они должны взять у работников разрешение на хранение и обработку данных, а так же на передачу третьим лицам, которая происходит в определенных случаях. Но это не означает, что работодатель может собирать любые данные.

К примеру, вопросы о членах семьи и имущественном статусе, наличии кредитов и банковских счетов, а так же все сведения о религиозных и политических воззрениях, не могут иметь отношения к исполнению работником его обязанностей.

Мнение же некоторых юристов о том, что работодатель обязан ограничить себя только запросом документов, прямо указанных в рассматриваемой статье, и больше не может ничего не соответствуют правоприменению статьи. Она просто не имеет отношения к тестированию и другим требованиям, которые устанавливают многие работодатели.

Спорные моменты об ИНН и регистрации

Несмотря на то что необходимость представления ИНН при приеме на ту или иную должность законодательно не закреплена (за исключением отдельных категорий работников, в частности, госслужащих), некоторые работодатели требуют этот документ. С одной стороны, поскольку документы, предъявляемые при приеме на работу, регламентированы законом, их действия неправомерны. С другой — неправильно начинать трудовую деятельность с конфликтов, тем более что ИНН изготавливается достаточно быстро.

По поводу регистрации по месту жительства тоже много спорных суждений. С одной стороны, каждый, кто законно находится на территории РФ, вправе свободно передвигаться, выбирать место пребывания и жительства. Кроме того, какая-либо дискриминация запрещена, в том числе отказ в трудоустройстве на основании отсутствия регистрации. С другой стороны, если жилье находится не в собственности, необходимо в срок до 90 дней обратиться в органы регистрационного учета по месту временного проживания для постановки на учет.

Прием на работу: какие документы потребовать нанимателю

• Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
• При приеме на работу наниматель обязан потребовать документы, необходимые для заключения трудового договора . Перечень таких документов установлен законодательством :
• 1) документ, удостоверяющий личность. Им, в частности, является :
• — паспорт гражданина Республики Беларусь;
• — вид на жительство в Республике Беларусь;
• — удостоверение беженца;
• 2) документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу) . К личным документам воинского учета военнообязанных относятся :
• — военный билет;
• — временное удостоверение (взамен военного билета);
• — удостоверение об отсрочке от призыва по мобилизации и в военное время (при зачислении военнообязанных на специальный воинский учет);
• 3) трудовая книжка (за исключением лиц, впервые поступающих на работу, и совместителей).
• На заметку
  Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству (приеме на работу, заключении трудового договора (контракта)) производится нанимателем по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть :
  — справка о месте работы, службы и занимаемой должности;
• — копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству;
• 4) документ об образовании или документ об обучении , подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

5) направление на работу в счет брони (для отдельных категорий работников). Законодательством определены категории лиц, для которых местными исполнительными и распорядительными органами организациям устанавливается броня приема на работу .

На заметку
Порядок установления брони для приема на работу определен Положением о порядке установления брони для приема на работу граждан, особо нуждающихся в социальной защите и не способных на равных условиях конкурировать на рынке труда, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29.11.2006 N 1595. Конкретный размер брони для некоторых организаций утверждается ежегодно местными исполнительными и распорядительными органами;

6) индивидуальная программа реабилитации инвалида (ИПРИ) (для инвалидов).

Обратите внимание!Признание лица инвалидом осуществляется медико-реабилитационной экспертной комиссией (МРЭК).

Заключение МРЭК об условиях и характере труда, показанных инвалидам, является обязательным для нанимателей . ИПРИ выдаются комиссиями по результатам медико-социальной экспертизы.

Форма ИПРИ утверждена постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 01.07.2011 N 65;

1. 7) декларация о доходах и имуществе. Категории лиц, которые должны представлять декларацию о доходах и имуществе при приеме (назначении) на должность, определяются в соответствии с законодательством ;
2. 8) страховое свидетельство (кроме лиц, впервые поступающих на работу).
3. На заметку
   Если свидетельство социального страхования утеряно, наниматель может принять работника и без предъявления последнего. Однако такое свидетельство необходимо будет восстановить;
4. 9) медицинская справка о состоянии здоровья;
5. 10) другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Прием на работу без перечисленных выше документов не допускается . Лицо, поступающее на работу, обязано предъявить их нанимателю .

Одновременно следует отметить, что некоторые из указанных документов представляются всеми без исключения лицами, устраивающимися на работу (к примеру, документ, удостоверяющий личность). Необходимость представления других зависит от определенных обстоятельств (например, ИПРИ, декларация о доходах).

Обратите внимание!Запрещается при заключении трудового договора требовать документы, не предусмотренные законодательством .

Вместе с тем в некоторых случаях после представления вышеуказанных документов может быть выявлено несовпадение данных в некоторых из них.

Пример
Гражданка после вступления в Брак сменила фамилию. Однако документы не поменяла. При поступлении на работу она предъявила паспорт и диплом, в которых указаны разные фамилии.

• В связи с изложенным наниматель вправе потребовать у лица, принимаемого на работу, представления дополнительных документов, например:
• — свидетельства о заключении брака;
• — свидетельства о расторжении брака.

На заметку
Наниматель вправе при приеме на работу работника запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы .

Такая характеристика должна быть выдана ему предыдущими нанимателями работника в течение пяти календарных дней со дня получения соответствующего запроса.

Отказ в выдаче или нарушение сроков выдачи характеристики влечет привлечение руководителя организации к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за нарушение трудовых обязанностей .

Заявление о приеме на работу не отнесено к документам, которые Гражданин при трудоустройстве обязан представить нанимателю. Однако на практике наниматель просит поступающее на работу лицо его написать. Отметим, что согласно законодательству заявление о приеме на работу включается в личное дело работника . В связи с этим такая просьба нанимателя представляется вполне обоснованной.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора с некоторыми категориями лиц

Несовершеннолетние

При приеме на работу лиц от 16 до 18 лет никаких дополнительных документов не требуется . Что касается лиц от 14 до 16 лет, то в данном случае необходимо предъявление письменного согласия одного из родителей (усыновителей, попечителей) . Форма такого согласия законодательством не закреплена. Согласие может быть выражено как в отдельном документе, так и в виде надписи:

1. — на заявлении о приеме на работу;
2. — трудовом договоре, заключаемом с несовершеннолетним.
3. При этом должностному лицу нанимателя, осуществляющему прием на работу, необходимо затребовать документ, удостоверяющий личность родителя (усыновителя, попечителя), а у попечителя дополнительно — документ о назначении попечительства.
4. Совместители
5. При приеме на работу по совместительству к другому нанимателю (внешнее совместительство) работник обязан предъявить следующие документы :
6. — документ, удостоверяющий личность;
7. — при приеме на работу, требующую специальных знаний, — документ об образовании или документ об обучении;
8. — при приеме на тяжелую работу или работу с вредными и (или) опасными условиями труда — справку о характере и условиях труда по основному месту работы.
9. Полагаем, необходимо также предъявить:
10. — страховое свидетельство;
11. — при необходимости медицинскую справку о состоянии здоровья.
12. Последствия приема на работу без представления необходимых документов

Прием на работу без документов, подлежащих обязательному предъявлению при заключении трудового договора, влечет наложение штрафа в размере до пяти базовых величин. При повторном совершении в течение года после наложения административного взыскания того же правонарушения размер штрафа возрастает до десяти базовых величин .

На заметку
Размер базовой величины составляет 23 руб. .

Работник, принятый без представления установленных законодательством документов, может быть впоследствии уволен в связи с нарушением установленных правил приема на работу .

Документы для оформления на работу, которые также может затребовать работодатель

В некоторых случаях, кроме базового пакета, работодатель может истребовать и другие документы, необходимые для трудоустройства. Все эти случаи конкретно описаны в законодательных нормах.

Возможность требовать от соискателя дополнительные документы при приеме на работу ТК РФ регламентирует особыми нормами и допускает только в тех случаях, когда это обусловлено объективными обстоятельствами и интересами претендента на вакансию.

Так работодатель может выставить соискателю требование на некоторые документы, предъявляемые при приеме на работу, являющиеся не обязательными, но объективно необходимыми. К ним относятся:

• ИНН – в случае, если он был выдан в иных субъектах РФ. Работодатель может запросить эти данные самостоятельно, однако, учитывая возможную удаленность, на их получение может уйти значительный период времени;
• Медицинская справка для устройства на работу – заключение конкретных специалистов – является необходимостью при трудоустройстве несовершеннолетних, а также в тех случаях, когда работа связана с особыми условиями труда в некоторых отраслях;
• Справка о заработной плате с предыдущего места работы – необходима для производства расчета выплат по больничному листу, где одна из расчетных позиций – среднемесячная заработная плата за предыдущие периоды;
• Справка о судимости при приеме на работу предоставляется для соискателей, претендующих на вакантные должности, не допускающие наличие судимости или нахождение под уголовным преследованием;
• Характеристика для устройства на работу – может быть необходима для принятия решения при конкурсном отборе, предусмотренном для той вакантной должности, на которую претендует соискатель, либо на работу, требующую особых личных качеств и умений.

Это интересно и полезно! Обстоятельства, расширяющие перечень документов для устройства на работу

Не всегда трудоустройство происходит в штатном режиме, и отличается особыми условиями. Попробуем разобраться в том, какие документы нужны для официального трудоустройства в тех случаях, которые выходят за рамки стандарта.

Если в состав компании, в которую вы трудоустраиваетесь, входят филиалы и отделения, расположенные за рубежом, а вакансия, на которую претендует соискатель, открыта в одном из этих отделений, кандидат может при оформлении предоставить работодателю вместо внутреннего паспорта – загранпаспорт.

Если соискатель, имевший ранее трудовой стаж, оформляется на работу, не имея на руках трудовой книжки, и объясняет ее отсутствие утерей, работодатель имеет право запросить у претендента справку из Стола находок ГУ МВД, подтверждающую факт подачи заявления об утере или краже. В данной ситуации справка входит в обязательный перечень документов при приеме на работу, и соискатель не может отказать работодателю в выполнении его требований, поскольку данная справка является:

• документальным подтверждением указанной соискателем причины отсутствия основного документа;
• основанием для выписки новой трудовой книжки, если с соискателем будет заключен трудовой договор.

ИНН и справка 2-НДФЛ , подтверждающая доходы

Эта справка предоставляется в случае смены места работы. Прежде всего это будет выгодно самому работнику, так как в случае расчета компенсации по больничному листу будут учитывать заработок с места предыдущей работы, что сможет повысить сумму больничного пособия, если стаж работы работника на новом месте небольшой.

Рассмотрим далее, еще какие документы предъявляют при приеме на работу.

Характеристика с предыдущего места работы. Положительные отзывы с прежнего места работы смогут повысить шансы кандидата получить желаемое место и, возможно, добиться более выгодных условий работы. Сотруднику, пожелавшему сменить место работы, необходимо заблаговременно позаботиться о получении характеристики. Следует подойти к работодателю и объяснить сложившуюся ситуацию. Нормальный руководитель пойдет навстречу работнику и подпишет хорошую характеристику. Но не все работодатели добросовестны, но в любом случае уход с предыдущего места работы не должен сопровождаться скандалом.

Работодателю необходимо предоставить документы, подтверждающие семейное положение сотрудника (свидетельство о браке, о рождении детей и, если есть, справка об инвалидности ближних родственников и другие). На основании этих бумаг работник сможет рассчитывать на дополнительные льготы. Например, сотруднику, имеющему статус многодетного, предоставляется отпуск в любое время года на выбор. А работодатель может оказать материальную помощь своему работнику.

Что такое трудовой договор?

Трудовой договор — это соглашение между работодателем и вами, на основании которого между вами возникают трудовые отношения. Составляется трудовой договор в двух экземплярах. Каждый из них подписывается обеими сторонами. Один экземпляр трудового договора должен храниться у вас, другой — у работодателя. При получении своего экземпляра договора вы должны расписаться на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Подписывая договор, работодатель обязуется предоставить вам работу, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать зарплату, а вы обязуетесь выполнять определенную договором работу и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

Требовать от вас выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, работодатель не может. В то же время вы имеете право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное время другой работы у того же и (или) другого работодателя (внутреннее или внешнее совместительство). Заключаются трудовые договоры либо на неопределенный срок, либо на срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Порядок трудоустройства отдельных граждан

Некоторые категории граждан трудоустраиваются в особом порядке. К ним относятся:

• несовершеннолетние;
• пенсионеры;
• инвалиды;
• военные.

Гражданам, относящимся к вышеперечисленным категориям, гораздо сложнее найти официальную работу, чем простым лицам. Для них создаются специальные программы, устанавливаются квоты для оформления на работу.

Для того чтобы у организаций был стимул принимать подобных сотрудников им снижают суммы налоговых выплат. Давайте разберем особенности оформления на рабочее место этих людей:

• трудоустройство по контракту для тех, кто окончил учебные заведения;
• предоставление рабочих мест людям с иностранным гражданством;
• обеспечение профподготовки и переподготовки.

Какие еще документы вправе потребовать работодатель при приеме гражданина на работу

Перечисленные в предыдущем разделе документы необходимы при трудоустройстве даже тем, кто будет занят неквалифицированным и не требующим большой ответственности трудом. Однако есть сферы деятельности, которые требуют определенных знаний и умений, психологической устойчивости, физической подготовки и так далее. Ведь нельзя же допустить, чтобы больных оперировал человек, учившийся не на хирурга, а на инженера, а воспитателем работала дама, стоящая на учете в психоневрологическом диспансере.

Поэтому закон устанавливает еще ряд документов, которые работодатель не только может, но и должен у вас спросить при приеме на работу, имеющую определенную специфику.

Документы об образовании и/или квалификации необходимы для работы по специальности, когда труд требует каких-либо специальных знаний, умений и навыков, определенного уровня мастерства.

Для поступления на государственную или муниципальную службу, в силовые структуры, на охранные предприятия и в некоторые другие организации необходимо предъявить медицинскую справку установленной формы об отсутствии противопоказаний к осуществлению соответствующей деятельности. Такую справку могут потребовать и от тех, кто устраивается на работу водителем.

Устраиваясь на работу в детское учреждение, кафе или продовольственный магазин, будьте готовы к тому, что от вас потребуют оформления медицинской книжки. Это не каприз работодателя, а требование закона.

В некоторых случаях для трудоустройства придется заглянуть в полицию за справкой об отсутствия судимости.

Похожие записи:

• Можно ли подарить квартиру, находящуюся в ипотеке
• Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме генерального директора
• Меньше – лучше: как продать комнату в «коммуналке»