Управление дебиторской задолженностью

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Управление дебиторской задолженностью». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Основной задачей подобного менеджмента является минимизация разрыва между текущими средствами компания, и задолженностью в ее пользу. Ведь дебиторка – это, по сути, как раз долг, которым облагаются клиенты и контрагенты проекта. Возникает он по различным причинам, предоплата за товар, продажа ТМЦ с отсроченным платежом, обязательное возмещение ущерба, которое затягивается и другие факторы.

Контроль будущей дебиторской задолженности

В рамках работы с будущими долгами бизнес может выбрать одну из трех видов политик кредитования клиентов.

Агрессивная политика – увеличение выручки за счет отгрузки продукции в кредит. Обычно рост ДЗ обгоняет рост выручки:

• отсрочки предоставляются легко;
• не устанавливаются входные границы для клиентов;
• нет системы финансового мониторинга;
• не анализируются покупатели;
• нет санкций за просрочки.

Плюс политики – быстрый рост продаж. Минус – риск убытков в случае неуплат.

Консервативная политика – отсрочки предоставляются редко и по сложной схеме:

• есть регламент по кредитной политике в фирме;
• проводится мониторинг платежеспособности покупателей перед предоставлением им кредита;
• используются жесткие процедуры инкассации.

Что подразумевает собой дебиторская задолженность

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность – это сумма всех долговых обязательств контрагентов перед вами. Степень серьезности такой задолженности определяется для каждой компании индивидуально. Определенные организации не могут существовать без дебиторки и ее наличие расценивается как положительный результат. Но в других фирмах, заполненная строка дебиторской задолженности в балансе говорит об ухудшении дел компании.

Работа с дебиторской задолженностью позволяет определить степень выполнения обязательств ваших контрагентов и помогает своевременно принять меры для сохранения денежных средств компании.

Стандартная дебиторская задолженность представляет:

• неоплаченные счета контрагентов за предоставленные вами продукты;
• заранее оплаченные страховые взносы и налоги (или переплата по ним);
• санкции, введенные вами, за нарушения условий договоров;
• внесенные авансы поставщикам и подрядчикам;
• компенсации, внесенные за нанесения ущерба вашей фирме;

А также иные различные задолженности других компаний и органов перед вами.

Для улучшения ее показателей, каждая компания предпринимает собственные меры и методы.

Важно обращать внимание даже на небольшие задолженности, так как они способствуют быстрому увеличению общей суммы невыплаченных денежных средств.

Возможно ли продать дебиторскую задолженность?

Бывают моменты, когда срочно нужно иметь наличность в компании, а дебиторы не могут оплатить в нужный вам срок свою задолженность. Или вам просто не хочется работать с проблемной дебиторской задолженностью. В этом случае есть выход – можно продать её.

Для продажи выполняются следующие шаги:

1. Самым первым делом вы должны предупредить контрагента о том, что хотите заключить договор цессии (передача ответственности за должника иной компании).
2. Следующим шагом, вы находите подходящую компанию, которая хочет выкупить у вас долг.
3. Далее нужно заняться подготовкой документов. В этот список входят: сам договор передачи прав, первичный договор и др.
4. Обязательной к ознакомлению является информация о налогообложении уступки права требования долга.
5. Вы передаете права в том же объеме, которым обладали сами. В будущем, изменение или дополнение обязательств возможно, но это уже не будет касаться вас.
6. Должник соглашается на продажу своего долга и обязуется в полной мере выполнить все свои обязательства перед новым кредитором.

Перед продажей стоит внимательно проанализировать, что же в итоге будет быстрее и выгоднее – дождаться оплаты дебиторов или продать их задолженность.

Также, дебиторская задолженность часто продается если вы не уверены, сможет ли контрагент сможет погасить свой долг перед вами.

Построение системы учета и контроля дебиторской задолженности

Для управления дебиторской задолженностью нужна следующая информация:

• данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на настоящий момент;
• время просрочки платежа по каждому из счетов;
• размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;
• кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).

Личный опыт
Антон Ходарев, финансовый директор компании “Русский уголь” (Москва)
Можно порекомендовать при управлении дебиторской задолженностью также учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед вашим дебитором. Зачастую оказывается, что можно провести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность. В нашей компании такими взаимозачетами погашается порядка 5-6% текущей дебиторской задолженности.
В большинстве случаев такая информация может быть получена путем доработки настроек системы бухгалтерского учета. Но прежде чем приступать к доработке типовых установок бухгалтерских программ, следует определить принципы контроля сроков исполнения обязательств компаниями-дебиторами.

Таблица 2 Критический срок оплаты по выставленным счетам для ООО “Покупатель” на 12.02.05

№ счета-фактуры	Дата	Сумма, тыс. руб.	Дата отгрузки	Стоимость отгруженной продукции, тыс. руб.	Условия оплаты	Время в пути, дн.	Отсрочка по договору, дн.	Критический срок оплаты
103	25.12.04	100	27.12.04	100	От даты получения	12	5	13.01.05
109	27.12.04	600	29.12.04	200	От даты отгрузки	–	10	08.01.05
29.12.04	200	–	15	13.01.05
29.12.04	150	–	20	18.01.05
29.12.04	50	–	25	23.01.05
141	03.01.05	650	08.01.05	650	От даты получения	2	10	20.01.05
09.01.05	150	12	10	31.01.05

Автоматизация управления дебиторской задолженностью

По нашему мнению, для среднего по размерам предприятия приемлемо создавать программу учета и контроля дебиторской задолженности в Access. В компании, условно названной ООО “Посредник”, система управления дебиторской задолженностью была создана в Access. Этого оказалось вполне достаточно, чтобы контролировать дебиторскую задолженность по 600 клиентам, при этом ежедневно выставлялось порядка 20-30 счетов. Очевидно, что, для того чтобы система работала, необходимо постоянно обновлять данные о платежах, произведенных отгрузках и т. д.

Личный опыт
Антон Ходарев
У нас на текущий момент учет дебиторской задолженности осуществляется в Access и Excel. Данные по дебиторам выгружаются автоматически из 1С. Однако нужно сказать, что при достаточно большом количестве клиентов и ежедневно выписываемых накладных ресурсов Access недостаточно. Поэтому мы планируем внедрять специализированную информационную систему, разрабатываемую под наш заказ. Но для обкатки системы управления дебиторской задолженностью до внедрения громоздких систем класса ERP нужно попробовать реализовать разработанные правила учета в Excel или Access.

Алексей Федосеев, директор по информационным проектам компании “Инталев” (Москва)
Если покупателей больше ста или количество отгрузок в день свыше пяти, ведение учета всей информации по дебиторской задолженности в Excel становится экономически не обоснованным. При этом проблема даже не в бо’льших затратах на ручной учет, а в цене неправильного ввода данных и скорости предоставления результатов. При автоматизации управления дебиторской задолженностью до начала внедрения надо решить несколько вопросов.
Нужно определить, какая информация необходима менеджменту для контроля и анализа дебиторской задолженности, а также постараться учесть планы изменения методов продаж (отгрузок) и условий предоставления отсрочки платежа. Кроме того, следует решить ряд технических вопросов, на основании которых специалисты компании, осуществляющей автоматизацию, смогут понять, какой производительностью должна обладать информационная система. К техническим вопросам могут быть отнесены:
– количество учетных операций в день;
– количество работников, задействованных в системе;
– требования к объемам архива данных;
– необходимость интеграции с другими используемыми в компании программными продуктами.
Практически в каждой информационной ERP-системе есть достаточный функционал для управления дебиторской задолженностью, и вопрос лишь в грамотной формализации требований и настройке. В процессе внедрения системы необходимо проанализировать все процессы, связанные с оплатой, отгрузкой и выставлением счетов, чтобы исключить возможность их осуществления без контроля лимитов и принятых регламентов управления дебиторской задолженностью.

Александр Антипов, директор по развитию бизнеса СМБ компании SAP в странах СНГ и Балтии (Москва)
Одно из основных требований, предъявляемых к информационной системе управления дебиторской задолженностью, – способность структурировать покупателей на группы по степени надежности. Для оценки надежности того или иного дебитора необходимо изучить статистические данные, характеризующие полноту и своевременность погашения задолженности в предыдущие периоды. Информационная система, при помощи которой осуществляется управление дебиторской задолженностью, должна позволять учитывать дату признания дебиторской задолженности, условия отгрузки по каждому контрагенту, а также срок исполнения обязательств. Современные информационные системы помимо перечисленного позволяют:
– автоматически осуществлять рассылку писем с предупреждением о сроках платежа и информацией о том, какие меры будут применены к должнику при неисполнении обязательств в срок;
– автоматически блокировать отгрузку, если превышен лимит или период просрочки исполнения обязательств по предыдущей поставке превысил допустимые значения;
– на основании договорных условий начислять пени и штрафы;
– оперативно обновлять данные о состоянии дебиторской задолженности и поступлении платежей от компаний-дебиторов.
Основная причина, по которой многие компании отказались от ведения учета и контроля дебиторской задолженности в Excel, связана с трудностью оперативного обновления данных и настройки обязательных для исполнения процедур утверждения.
Рассмотрим типовую ситуацию в торговой компании, в которой ведением платежей и выверкой балансов с покупателями занимается бухгалтерия, а отгрузками – менеджеры по продажам. Менеджерам приходится согласовывать каждую отгрузку с бухгалтерией, чтобы не допустить превышения кредитных лимитов. А бухгалтерия в свою очередь должна всегда иметь актуальные данные по задолженности клиента. Этот дополнительный этап согласования может привести к возможным человеческим ошибкам и излишнему напряжению из-за конфликта интересов. Выходом из сложившейся ситуации может стать автоматический контроль за дебиторской задолженностью в комплексной системе управления компанией. Выбирая систему для автоматизации предприятия, необходимо проверить, входят ли в ее состав стандартные инструменты управления дебиторской задолженностью, которые в дальнейшем нужно будет только настроить под конкретные требования компании. Примером таких систем являются решения для управления предприятиями среднего и малого бизнеса, предлагаемые компанией SAP.
Надо отметить, что при внедрении той или иной автоматизированной системы очень помогает наличие в ней модуля управления дебиторской задолженностью, который нужно только настроить под конкретные нужды компании. Такой подход реализован в SAP. Это экономит время и деньги.

Наталья Тимофеева
У нас в компании используется собственное программное обеспечение, которое охватывает все отделы предприятия, в том числе в нем есть модуль учета и контроля дебиторской задолженности. В системе предусмотрена программа предупреждения о превышении лимитов и сроков исполнения обязательств.

Управление дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью представляет собой часть общего управления оборотными активами и маркетинговой политики предприятия, направленной на расширение объема реализации продукции и заключающейся в оптимизации общего размера этой задолженности, обеспечении своевременной ее инкассации. В основе квалифицированного управления дебиторской задолженностью фирмы лежит принятие финансовых решений по следующим фундаментальным вопросам:

• учет дебиторской задолженности на каждую отчетную дату;
• диагностический анализ состояния и причин, в силу которых у фирмы сложилось негативное положение с ликвидностью дебиторской задолженности;
• разработка адекватной политики и внедрение в практику фирмы современных методов управления дебиторской задолженностью;
• контроль за текущим состоянием дебиторской задолженности.

Планирование дебиторской и кредиторской задолженностей

При планировании дебиторской задолженности нужно ответить на вопрос о желаемой цели (максимальный денежный поток, максимальная прибыль, максимальная выручка, минимальные убытки, минимальные риски) и способах ее достижения. При планировании кредиторской задолженности определяются источники финансирования и способы их привлечения, а также предпочтительные параметры финансирования (минимальная ставка по привлеченным средствам, максимальный срок заимствования).

Цели планирования закрепляются в локальных актах. Даже у коммерческих организаций положения о дебиторской, кредиторской задолженности чаще всего сводятся к регламенту взыскания дебиторской задолженности и погашения кредиторской задолженности. По мнению автора, это связано с относительной неразвитостью рынка и частыми кризисными явлениями, в результате чего компании прописывают в локальных актах в основном меры по борьбе с «просрочкой». Что же касается государственных учреждений, их стремление к искоренению неблагополучной дебиторской и кредиторской задолженностей выражено еще сильнее, так как соответствует государственной политике.

Примерная структура Положения о дебиторской и кредиторской задолженности такова:

1. Цели и задачи политики по управлению дебиторской, кредиторской задолженностью.

2. Термины.

3. Лимиты дебиторской и кредиторской задолженностей.

4. Порядок оценки кредитоспособности контрагента.

5. Меры по своевременному погашению дебиторской (кредиторской) задолженности.

6. Контроль исполнения Положения.

Учет дебиторской, кредиторской задолженности

Учет дебиторской и кредиторской задолженностейпредполагает формирование их реестров в различных разрезах:

• по срокам, оставшимся до погашения (свыше года, от шести месяцев до года, от трех до шести месяцев, от одного до трех месяцев; до востребования и менее одного месяца);

• по видам контрагентов (поставщики, покупатели, банк, бюджет, сотрудники, прочие дебиторы и кредиторы);

• по покрытию обеспечением (необеспеченная, обеспеченная залогом, обеспеченные поручительством или гарантией);

• по правовому критерию (срочная и просроченная).

Классификация дебиторской задолженности

Традиционная классификация дебиторской задолженности предусматривает ее распределение по правовому критерию на срочную или просроченную. К срочной отно­сится дебиторская задолженность, срок погашения которой еще не наступил или состав­ляет меньше одного месяца и которая связана с нормальными сроками расчетов, опреде­ленными в соглашениях. Просроченная — это задолженность с нарушением договорных сроков. Дальше важно разобрать понятие сомнительный долг, который понимается как текущая дебиторская задолженность, относительно которой существует неуверенность ее погашения должником. Понятно, что долги такого вида продолжают значиться на ба­лансе кредитора, пока есть хоть незначительная уверенность в их погашении. Списы­ваться же с баланса они будут только когда станут безнадежными. Поэтому отдельно бу­дем выделять безнадежную дебиторскую задолженность, к которой относим текущую дебиторскую задолженность, относительно которой существует уверенность в ее нево­звращении должником или по которой истек срок исковой давности.

Как разделить дебиторскую задолженность на группы и зачем это делать

Долги разбиваются на категории — у каждой свои особенности и проблемы. Поэтому прежде, чем анализировать дебиторскую задолженность, выделите в ней группы должников.

Самые большие группы — это задолженность покупателей и поставщиков. В первом случае долги возникают из-за того, что вы дали покупателям отсрочку платежа. Дебиторская задолженность поставщиков появляется, если условия договоров предусматривают перечисление авансов в счет будущих поставок.

Общепринятый способ классификации дебиторки — это деление по контрагентам. Такой отчет формируется в любой бухгалтерской программе.

Но кроме разбивки по контрагентам делите дебиторку по срокам погашения. Так вы будете видеть, когда ожидается поступление средств, и сможете планировать свои платежи.

Дебиторку классифицируют по множеству различных критериев:

1. По срокам – краткосрочная и долгосрочная.
2. По надежности должника – сомнительная и безопасная.
3. По просроченности – плановая и просроченная.
4. По продолжительности просрочки – до 90 дней, от 3-х месяцев до года, со сроком непогашения от 1 до 3-х лет и безнадежные (не выплачиваются дольше 3-х лет).

В самой общей классификации дебиторка делится на нормальную и просроченную. К нормальной относятся долги за:

• отгруженный товар;
• выполненные работы;
• оказанные услуги.

Кому и когда можно давать в долг?

Прежде чем согласиться на дебиторскую задолженность, необходимо проанализировать, почему человек берет кредит — у него нет денег, он привык так работать или же хочет закрыть дебиторкой уже имеющиеся дыры. Лучше всего задать прямой вопрос. Если дебиторка берется, чтобы заткнуть дыры, это явный признак того, что человек не умеет управлять финансами, его долги будут расти и в итоге он пойдет ко дну.

Когда дебиторка оправдана? Например, в случае, когда клиент хочет выйти на новый рынок сбыта, а сделать это без отсрочки платежа у него не выйдет. Многие торговые сети берут товар под реализацию со средней отсрочкой платежа в 60 дней. Войти в сеть, не дав отсрочку, к которой они привыкли, невозможно. Таким образом, клиенту приходиться загонять себя в дебиторскую задолженность для расширения бизнеса.

Причины возникновения дебиторки

Дебиторская задолженность – это сумма долгов, которую должны выплатить в счет фирмы покупатели или партнеры (дебиторы). Дебиторка возникает, например, если организация оказала услуги в рассрочку, но клиент не заплатил в предусмотренные договором сроки.

В зависимости от времени погашения долгов задолженность бывает:

• нормальная, когда вся сумма долга гасится в предполагаемые сроки;
• просроченная, когда долги в определенные сроки не закрываются, и эта задолженность может превратиться в дебиторскую.

По степени вероятности погашения долгов выделяют:

• ожидаемую задолженность, время погашения которой не превышает пределы согласованного срока;
• сомнительную, которая не гарантирует возврат долга по причинам отсутствия соответствующих документов;
• безнадежную, когда время исковой давности просрочено (оно составляет 3 года), или же долги эти принадлежат организации, находящейся на стадии банкротства.

Как заработать на дебиторской задолженности?

Для любого предприятия задолженность является причиной неустойчивости в финансовом плане. А это может стать источником неплохого дохода для обычных граждан.

Есть такое понятие Цессия – процедура, при которой имеет место быть переуступка прав требования долга, регламентируемая гражданским и налоговым законодательством. И раз уж организация не имеет права требовать исполнения обязательств, пока не истечет срок договора, то для того, чтобы выручить часть средств, замороженных в дебиторской задолженности, она имеет возможность продать свои права на возврат долга другому, третьему лицу.

Привлечь третье лицо можно следующим образом. Например, предложить оплату за право требования меньше, чем сумма самой дебиторки, или же указать на перспективу получения процентов. Кроме того, имеет место быть право на погашение своих обязательств. При этом дебиторка, как имущество первого уровня, приравнивается к деньгам или ценным бумагам.

Практически в каждом договоре, подразумевающем появление дебиторской задолженности, предусмотрены штрафные санкции – увеличение суммы задолженности при нарушении условий платы, указанных в договоре. В этом случае при нарушении клиентом таких условий договора, как сроки или суммы к оплате, полная сумма его задолженности уже во время действия договора может иметь сложную структуру. Сделаем сначала обзор применяемых обычно штрафных санкций, а затем подробно рассмотрим структуру задолженности, содержащую все возможные составляющие.

1. Штраф – это единовременно уплачиваемая за нарушение условий договора сумма. Штраф может быть фиксированным, или в процентах от сумм, следующих к оплате, или заранее обусловленной конкретной суммой. Например, в договоре может быть следующий пункт: «…при невнесении очередного платежа по договору в срок должник уплачивает кредитору в виде штрафа единовременно 1 тыс. руб. в течение трех дней с того момента, когда платеж должен был быть внесен». В соответствии с этим пунктом, если ожидаемый платеж клиента составлял 25 тыс. руб. и был им просрочен, то через три дня после окончания срока платежа проблемная задолженность будет составлять уже 26 тыс. руб., из которых 25 тысяч – это не уплаченная вовремя сумма, а 1 тысяча – штраф за отсутствие оплаты в срок.

«Житейское» объяснение природы штрафа вполне очевидно. Если заемщик вовремя не внес очередной платеж, кредитору придется в экстренном порядке проводить определенные мероприятия – готовить документы на пролонгацию кредита или изменение его условий, приглашать для этого специалистов на консультации, проводить дополнительные проверочные мероприятия и т. д. Очевидно, что если нарушение сроков договора допустил заемщик, то он и должен оплатить указанные инициативы. Предполагается, что штрафной платеж, вносимый заемщиком, покроет дополнительные издержки кредитора в этом случае.

2. Неустойка, как правило, это также единовременно выплачиваемая сумма. Ее отличие от штрафа состоит в том, что неустойка имеет гораздо больший размер (она может составлять и 10, и 25, и 50 % от стоимости контракта) и выплачивается одной из сторон, обычно при разрыве отношений по инициативе этой стороны. Например, можно проанализировать следующую ситуацию. Заемщик получил кредит в сумме 1 млн руб. сроком на 10 лет с ежегодным возвратом 100 тыс. руб. основного долга, с уплатой процентов за реально используемые средства и с неустойкой в 10 % от оставшейся суммы основного долга при досрочном погашении кредита. По истечении 7 лет заемщик готов погасить кредит досрочно. В этом случае он должен уплатить:

Похожие записи:

• Как узаконить летнюю кухню на своем земельном участке
• Подробно про беременность без прописки
• Можно ли уволить работника в отпуске по уходу за ребенком?