Внутренний ЭДО: соединяет людей, экономит ресурсы.

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Внутренний ЭДО: соединяет людей, экономит ресурсы.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.

Каким подразделениям компании может понадобиться внутренний ЭДО.

Внутренний электронный документооборот может охватывать как все движение внутренней документации, так и отдельных ее подразделений.

7 основных видов внутренней документации компании:

1. Управленческий ЭДО — ведение организационных и распорядительных документов.
2. Кадровый ЭДО — ведение трудовых книжек, кадрового учета, поручений, приказов и др.
3. Коммерческий ЭДО — оформление и ведения счетов, технической документации, спецификации и др.
4. Производственный ЭДО — ведение документов, определяющих организацию производственных процессов компании.
5. Финансовый ЭДО — ведение финансовой отчетности.
6. Складской ЭДО — ведение инвентаризации, актов о приемке материалов и др.
7. Архивный ЭДО — систематизация и упорядочение документов организации.

Как организовать хранение

Есть законодательные акты, которые четко регламентируют порядок:

1. Необходимо выделить номенклатуру дел конкретной компании. В зависимости от сферы деятельности, определяются сроки необходимого хранения тех или иных файлов.
2. Исходя из ценности документов нужно сформировать дела, которые будут храниться в течение определенного срока. Налоговые, например, 4 года, а остальная бухгалтерия 5 лет.
3. Графики учета рабочего времени и т.п. следует обозначить как архивируемые в цифровом виде.
4. Нужно перенести архив в компьютер. И вместе с текущей документацией защитить от изменений и поместить на носитель в установленном формате.
5. В завершение составьте опись всех имеющихся задач.

Когда срок хранения подходит к концу — стоит уничтожить информацию, согласно регламентам, установленным действующим законодательством. Если вам интересно узнать подробнее про внутренний электронный документооборот, что это такое и как работает в организации, то рекомендуем получить подробную консультацию у специалистов «Клеверенс».

Какие документы можно отправлять?

Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:

1. УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
2. Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
3. Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.

Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:

• договора
• счета-фактуры
• акты
• первичные документы

Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.

Возможен ли обмен документами между двумя системами?

Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.

Используемые сокращения

Для лучшей читаемости, далее по тексту будут использоваться сокращения:

• ЭДО – электронный документооборот;

• ЭД – электронный документ;

• ЭП – электронная подпись;

• ЭЦП – электронная цифровая подпись;

• УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;

• СЭД – система электронного документооборота;

• УПД – универсальный передаточный документ;

• ПО – программное обеспечение.

Как выбрать оператора ЭДО

Оператор ЭДО — одобренная налоговой инспекцией организация, которая обеспечивает обмен документами между пользователями. Обратите внимание на ряд критериев:

• Стоимость. Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно. При этом не смотрите на самую низкую цену. Если вам понадобятся дополнительные услуги, их стоимость может сделать контракт в разы дороже, чем заявленный тариф.
• Безопасность. Как организован доступ к сервису, был ли аудит безопасности системы, где, как и сколько хранятся документы, будет ли к ним доступ после расторжения договора.
• Удобство. Можно ли пользоваться сервисом через мобильные устройства, понятный ли интерфейс.
• Роуминг. Необходим, если контрагенты пользуются другими сервисами.
• Автоматический обмен данными. Интеграция с учетной системой.
• Техподдержка. Этот критерий особенно важен для тех, кто работает в режиме нон-стоп. Скорость устранения возможных сбоев прямо влияет на финансовые результаты компании.

ЭДО наводит порядок во внутренней документации

Навести порядок во внутренней документации и упростить ее ведение поможет перевод на ЭДО. У вас больше не будет кипы бумаг, которую необходимо где-то хранить. Все документы будут находиться в системе электронного документооборота, где любой файл можно найти за пару секунд.

Перевод внутренней документации в электронный формат имеет также и другие преимущества. С ним вы сможете:

• Сэкономить место в офисе.

• Сэкономить на канцелярских товарах, необходимых для ведения бумажного документооборота: на бумаге, ручках, карандашах, папках, файлах и др.

• Создать единое информационное пространство в компании.

• Снизить риски потери документов.

• Создать единую базу документов, которая исключает дублирование.

• Фиксировать изменения документов.

• Ускорить распространение документов в компании.

• Заботиться об экологии — сократите расход бумаги, следовательно, и древесины.

• Экономить рабочее время сотрудников на операциях с документами (создание, согласование, подписание). Это позволит оптимизировать рабочий процесс и приведет к увеличению продуктивности компании.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.

ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.

Как выбрать систему электронного документооборота для вашей компании

Рекомендуем смотреть по следующим критериям: 1) Достаточность функционала для задач вашей компании – целесообразно выбрать системы, которые могут предложить модули конкретно под ваши задачи. Пример системы с модульным принципом лицензирования – DIRECTUM. Это актуально для среднего и малого бизнеса, так как 100% функционал – это и накладно при ограниченном бюджете, и не обязательно, если компания небольшая. 2) Возможность расширения по функциям. По мере того, как бизнес растет, для его обеспечения в дальнейшем могут понадобиться новые функции ЭД. 3) Возможность расширения по масштабу. Изначально система рассчитана на ограниченное количество клиентских рабочих мест. В ходе расширения компании доступ к СЭД может понадобиться большему количеству сотрудников. 4) Стоимость внедрения и эксплуатации, и за какой период затраты на электронный документооборот окупятся. Нужно учесть все затраты, в том числе:

• Серверная часть;
• Клиентские рабочие места;
• Хранилище данных;
• Внедрение и техподдержка на весь период использования.

Объём печати упал в одном отделе, но вырос в другом

Компания внедрила ЭЦП и ЭДО, чтобы не печатать документы о сделках с контрагентами. Объём печати в отделе продаж или закупок снизился. Но вырос в бухгалтерии. Почему?
Во-первых, потому что бухгалтерия (справедливо) не доверяет сохранности документов в ЭДО. Пока нельзя исключить сбой системы, потерю или искажение данных, у каждого электронного документа обязательно есть hard copy.

Во-вторых, потому что бухгалтерия знает, что при налоговой проверке для подтверждения транзакций ФНС запрашивает документы в бумажном виде: оригиналы, первичную документацию. Поэтому бухгалтеры распечатают и подошьют в соответствующую папку закрывающие документы о каждой транзакции. Объём печати одного отдела просто переходит другому отделу.

И даже экономия на экземплярах для контрагента не всегда однозначна. Потому что каждый контрагент с ЭЦП и ЭДО точно также перекладывает обязательства печати на тех, с кем взаимодействует.

Бывает, что внедрение ЭДО увеличивает (!) объём печати. В одной компании внедрили электронную передачу промежуточных версий документов при подготовке финальной. Ранее 6 сотрудников читали и подписывали распечатанный лист согласования: каждый вносил правки, а затем передавал другому. Финальную версию документа сканировали. Теперь подписанты получали электронную версию документа. Однако привычка работать с бумагой осталась: каждый из 6 сотрудников печатал документ, вносил правки ручкой, переписывал их в электронном виде и отправлял следующему в цепочке. Вывод: вместо 1 документа стали печатать 6. Объём печати вырос в 6 раз!

Что такое электронный документ, СЭД, ECM

Современная система управления цифровыми процессами и документами — сложный организм, который включает в себя множество определений. Мы постараемся дать вам самые понятные и ёмкие.

Электронный документ — набор информации (текст, изображение, аудиозапись), сохранённый на компьютере (форматы .doc, .xlsx и др.). Он сопровождается карточкой с атрибутами подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) можно быстро найти любой объект поиска.

Workflow (поток работ) — последовательность действий сотрудников в рамках определённого бизнес-процесса. Пример такой последовательности — получение счёта-фактуры, его регистрация, рассмотрение и исполнение, а бизнес-процесса — работа с обращениями граждан.

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организации работы с документами, при котором основная их масса используется в цифровом виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота поможет вам вести упрощенное делопроизводство и сосредоточиться на бизнес-процессах. То есть регистрация документов и контроль поручений секретарём в этом случае используется только при работе с исходящей и входящей корреспонденцией. Для внутренних документов эти этапы исключаются. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Те или иные поручения исполняются в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. При этом возрастает количество горизонтальных задач в рамках типовых работ или «кейсов», при которых не требуется прохождение цепочек согласования с вышестоящими руководителями.

ECM часто становится «кровеносной» системой предприятия и задевает многие бизнес-процессы, позволяя сделать их эффективнее. О лучших практиках организации такой работы поговорим детальнее.

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• создание справочников и работа с ними;

• контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

• создание и редактирование реквизитов документов;

• формирование отчетов по документообороту предприятия;

• импорт документов из файловой системы и Интернета;

• создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

• работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

• электронное распространение документов;

• работа с документами в папках;

• получение документов посредством сканирования и распознавания.

• уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

FAQ (Часто задаваемые вопросы)

Для чего нужны СЭД и почему компании на них переходят?

СЭД позволяют организациям оптимизировать свою работу и экономить средства. Подготовка, обмен, согласование документов в бумажном виде может занимать недели. Не говоря о том, что в таком делопроизводстве часто срабатывает человеческий фактор, который приводит к ошибкам и задержкам. Перевод документооборота в электронный и онлайн формат позволяет существенно упростить и ускорить эти рутинные трудоёмкие процессы. Чтобы обмениваться документами, сотрудникам больше не придется отсканировать, распечатывать и отправлять их по почте. Весь процесс может занимать буквально минуты, а возможности современных СЭД позволяют также удобно контролировать весь маршрут передачи документов и с фиксацией его статуса. В итоге, экономия времени часто достигает 90%. При этом, ЭДО несет также качественные изменения: позволяет минимизировать ошибки в документах, вызванные ручным вводом и редактированием данных. И, конечно, не стоит забывать о том, что такой формат поможет существенно снизить затраты на покупку бумаги.

Какие есть плюсы и минусы ЭДО?

Плюсы:

Экономия на печати (а это снижение расходов на бумагу, покупку и обслуживание оргтехники) + не нужно тратиться на хранение документов и почтовую пересылку.

Быстрее и проще. Если обмен документами происходит между компаниями, использующими один оператор ЭДО, то для пересылки документов понадобится буквально несколько минут. При этом, не важно, какое расстояние между отправителем и получателем. И даже если были обнаружены ошибки, правки документов также будут максимально быстрыми.

Возможность подписания и отправки цифровых доков в любое время суток и с любого устройства (а значит и локации), у которого есть доступ к вашей учётной записи и ЭП (электронной подписи), она же ЭЦП (электронная цифровая подпись). Это очень удобно для руководителей или представителей top management, которые часто бывают в командировках или работают из дома.

Контроль статуса документа. Вы в любой момент можете узнать статус конкретной документации (доставлена, подписана, отклонена) и автоматически получать уведомления о его изменении.

Гарантируется информационная безопасность. Если вы выбрали надежную СЭД, то вы можете не беспокоиться о безопасности и конфиденциальности своих данных. Сервисы обычно имеют хорошо защищенные серверы, предлагают заказчикам своих услуг надежные пароли и двухфакторные системы аутентификации. В общем делают все возможное, чтобы злоумышленники не получили доступ к вашему хранилищу документов. При этом ЭДО сводит к нулю вероятность потери документа.

Удобное хранение. Цифровизация документов дает возможность не оборудовать специальное помещение для хранения доков. Все, что нужно будет размещено на защищенных серверах. А при необходимости вы за считанные минуты сможете найти нужный файл на своем компьютере.

Прозрачность потоков документов. Внедрять такую систему стоит также тем компаниям, которые хотят улучшить исполнительскую дисциплину, повысить качество управленческой работы и администрирования. Сервис позволит контролировать все этапы жизненного цикла документа, сделает процесс согласования прозрачным для всех участников.

Минусы:

Риск потери информации в случае сбоя программы или неполадках оператора. Вероятность этого невелика, но полностью исключать ее нельзя.

Если ваша компания сотрудничает с контрагентами, ведущими бумажный документооборот, вам придется вести смешанный, что в итоге может усложнить рабочие процессы.

ЭДО предлагает стратегическую экономию средств и времени. Но на этапе перехода он будет сопряжен с новыми затратами. В первую очередь, это финансовые затраты на покупку самого ПО. Кроме того, вам придется отдельно оплатить электронные подписи для всех пользователей, удостоверяющих документы. Также потребуется подключить и наладить систему, настроить функциональность системы под особенности своей компании, а затем обучить своих сотрудников пользоваться новой системой. На все это нужно время и деньги.

Вывод:
ЭДО точно подойдет тем компаниям и организациям, которые сотрудничают с большим количеством контрагентов и задействуют много документов, а также в том случае, если документооборот оказывается непрозрачным для руководства, сотрудники регулярно теряют счета-фактуры и вынуждены их дублировать, а также у компании есть потребность в сокращении расходов на обмен документами. Это практически универсальное решение для крупных компаний, холдингов, которые ежемесячно работают с сотнями или даже тысячами внешних документов, для организаций, работающих со счетами-фактурами и сдающими свои декларации по НДС, для компаний с большим количеством филиалов.

Как выбрать СЭД для своей компании?

Большинство экспертов сходятся на том, что практически невозможно выделить одну объективно лучшую систему из всех существующих на рынке. Все они имеют примерно одинаковый базовый функционал и принимать решение необходимо каждый раз индивидуально, отталкиваясь от целей, задач, специфики вашего бизнеса. То есть перед тем, как приступить к поиску решения, нужно задать критерии и требования. А для этого нужно оценить структуру и масштаб своей компании, четко сформулировать цели внедрения ЭДО. Когда это будет сделано вы сможете осмысленно приступить к анализу существующих систем, отталкиваясь от следующих факторов.
Функционал. Изучите доступные возможности платформы. Есть сервисы, которые работают исключительно с документооборотом, а есть те, которые готовы предоставлять дополнительные опции по управлению бизнес-процессами и кадровыми ресурсами, проектному менеджменту и т.д.
Интерфейс и юзабилити. До подключения системы на платной основе, очень важно протестировать ее в демоверсии и понять, насколько удобен и интуитивно понятен интерфейс. От юзабилити напрямую будет зависеть скорость перехода на ЭДО ваших сотрудников, эффективность их работы и количество ошибок. Обращайте внимание на такие моменты, как совместное редактирование документов, конструкторы маршрутов документов (они должны быть структурированными и максимально понятными).
Ценовая политика. В ценовой политике поставщиков СЭД есть разные подходы. Есть сервисы, которые берут единоразовую оплату за свое ПО, есть те, которые предлагают тарифные пакеты, в зависимости от количества персонала, которое подключается к системе или в зависимости от количества исходящих документов. Постарайтесь детально просчитать свои расходы в каждом из этих вариантов и понять, какой вариант будет оптимальным для вашей структуры и масштаба компании.
Адаптивность. Также важно обратить внимание на гибкость системы. Есть сервисы, которые предлагают коробочные решения со стандартным набором функций, и те, которые разрабатывают гибкие модули для отраслевых компаний, возможности для создания индивидуальных настроек, если у вашей организации есть какие-то специфические процессы.
Безопасность и надежность данных. Проверяйте сервисы на соответствие стандартам, нормативным документам и ГОСТ. В реалиях 2022 года есть резон выбирать импортонезависимые системы с серверами на территории СНГ.
Наличие роуминга и интеграции с другими СЭД.
Авторитет. Доверяйте свои документопотоки только проверенным сервисам с хорошей репутацией. Для этого можно изучить Tadviser, почитать отзывы в независимых источниках. Помимо представленных в нашем обзоре, вы также можете изучить такие СЭД, как «Логика», «Тезис» (разработка Хоулмонт), «Курьер», «Docsvision», «Companymedia», «Docspace».

Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

Похожие записи:

• ФСБ вакансии — вакантные должности Федеральной службы безопасности
• Как получить налоговый вычет при покупке квартиры
• До скольки можно делать ремонт в квартире