УПД в 2022 году: напомним о важных моментах для бухгалтера
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «УПД в 2022 году: напомним о важных моментах для бухгалтера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
УПД-форма разработана ФНС Российской Федерации на базе счета-фактуры в конце 2011 года. При создании новой формы были учтены обязательные к использованию товарно-транспортная накладная, ТОРГ-12 и другие бумаги, выступающие подтверждением передачи товарно-материальных ценностей.
Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2022 году?
Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.
Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.
Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.
Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).
Формирование первичных документов на бумажном носителе
При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.
Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):
-
при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;
-
при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).
* * *
В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:
1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).
2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.
3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.
4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.
5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.
6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.
7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.
Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.
В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:
-
0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;
-
0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;
-
0510451 – требование-накладная;
-
0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;
-
0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;
-
0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.
В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:
-
0509211 – карточка учета капвложений;
-
0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.
Какие документы «укладываются» в УПД.
В универсальный передаточный документ входят 3 блока данных: реквизиты УПД, реквизиты первичного учетного документа, реквизиты счета-фактуры.
Какие документы заменяет УПД:
- накладная на отпуск материалов М-15, ТОРГ-12,
- акт приема-передачи основных средств (ОС-1), выполненных работ, оказанных услуг,
- счет-фактура.
Важно знать, что УПД может заменить множество комбинаций документов, кроме одной – он не может выступать заменой счета-фактуры. Допустимы следующие комбинации документов в УПД: накладная и акт, накладная и счет-фактура, акт и счет-фактура, накладная плюс счет-фактура плюс акт.
УПД имеет два статуса: статус «1» и статус «2». В зависимости от того, какой комплект документов заменяет конкретный УДД, и указывается номер статуса. От статуса зависит является ли документ основанием для расчета налога на добавленную стоимость (НДС).
- «1» — документ заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную или акт. УПД с данным статусом используется для расчетов по НДС и признания расходов при налогообложении прибыли,
- «2» — документ заменяет собой только накладную или акт. Для расчетов по НДС документа с таким статусом недостаточно, нужна дополнительно счет-фактура.
В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.
Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.
Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:
- «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
- «В том числе сумма акциза» (графа 6);
- «Налоговая ставка» (графа 7);
- «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
- «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
- «Номер таможенной декларации» (графа 11).
Обязательно ли применять УПД
Применение УПД – не обязательная процедура. Сделки можно оформлять любым пакетом документов. Так, допустимо действовать по старинке и выписывать накладные и акты, а можно использовать УПД. Также разрешено с одними контрагентами применять один пакет документов, а с другими – другой.
Как правило, состав закрывающих документов прописан в договоре. Поэтому о том, какие документы составлять по сделке, надо позаботиться заранее и обговорить это с партнерами.
С 2013 года отменена обязанность пользоваться унифицированными формами документов. На данный момент можно разрабатывать собственные бланки, образцы которых утверждают учетной политикой предприятия. Единственное условие – наличие обязательных реквизитов. В том числе при заполнении УПД.
Какие документы «укладываются» в УПД.
В универсальный передаточный документ входят 3 блока данных: реквизиты УПД, реквизиты первичного учетного документа, реквизиты счета-фактуры.
Какие документы заменяет УПД:
- накладная на отпуск материалов М-15, ТОРГ-12,
- акт приема-передачи основных средств (ОС-1), выполненных работ, оказанных услуг,
- счет-фактура.
Важно знать, что УПД может заменить множество комбинаций документов, кроме одной – он не может выступать заменой счета-фактуры. Допустимы следующие комбинации документов в УПД: накладная и акт, накладная и счет-фактура, акт и счет-фактура, накладная плюс счет-фактура плюс акт.
УПД имеет два статуса: статус «1» и статус «2». В зависимости от того, какой комплект документов заменяет конкретный УДД, и указывается номер статуса. От статуса зависит является ли документ основанием для расчета налога на добавленную стоимость (НДС).
- «1» — документ заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную или акт. УПД с данным статусом используется для расчетов по НДС и признания расходов при налогообложении прибыли,
- «2» — документ заменяет собой только накладную или акт. Для расчетов по НДС документа с таким статусом недостаточно, нужна дополнительно счет-фактура.
Как подписывать УПД ИП
Зачастую перед ИП встает вопрос, как правильно подписать УПД. Заверить подписями документ обязаны обе стороны сделки — продавец и покупатель, либо их полномочные представители. Где подписывать УПД, покажем в таблице:
|
Поле в УПД: где ставить подписи |
Кто подписывает |
Что подтверждает подпись |
Примечания |
|
В подразделе со счетом-фактурой |
ИП — продавец (или его представитель) подписывает УПД и указывает реквизиты свидетельства о государственной регистрации |
Факт проведения сделки и ее документального оформления |
|
|
В поле 10 |
Продавец |
Факт отгрузки |
|
|
В поле 13 |
Продавец |
Достоверность данных в УПД |
|
|
В поле 15 |
Покупатель |
Получение товара/услуги |
|
|
В поле 18 |
Покупатель |
Правильность оформления документа |
|
Множество реквизитов в счетах-фактурах и первичных документах повторяются. По этой причине возникла большая необходимость в единой форме. Правильность заполнения УПД (образец утверждали лучшие специалисты «1С») является важной часть работы специалиста. Универсальный передаточный документ помогает в ведении бухучета, списании затрат на налоги, запросе на налоговые вычеты по НДС. УПД с построчным заполнением нужен и в налоговом учете.
Осуществляется вычет налогов, которые предъявили, когда налогоплательщик приобретал товары либо услуги в Российской Федерации или же ввозил их на территорию страны.
У первичных документов есть своя отдельная роль в подсчете налогов на прибыль.
Правила и образец заполнения УПД
Для УПД правила заполнения утверждены во втором приложении письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Рассмотрим основные правила:
|
Строка, показатель |
Пояснение |
|---|---|
|
Статус |
Указываем «1», если УПД составляется как счет-фактура и акт либо накладная. Не забываем про нововведения — добавляем строку 5а в УПД со статусом «1». Если УПД формируется как исключительно акт выполненных работ, товарная накладная, — укажите «2». |
|
Строки с 2 по 7 |
Заполняем регистрационные данные об исполнителе и заказчике. Прописываем наименование, ИНН, КПП, адреса. Дополняем информацию о грузоотправителе, при необходимости. Затем проставляем единицу измерения (обычно 643 — российский рубль). |
|
Табличная часть |
Прописываем информацию о товаре, работе, услуге, по которым оформляется передаточный документ. |
|
Подписи ответственных лиц |
Документ должны заверить руководитель и главный бухгалтер либо иные ответственные лица по доверенности. |
|
Документ-основание |
Укажите договор поставки или соглашение на оказание работ или услуг либо иной документ-основание, на основании которого осуществляется сделка. |
|
Подписи исполнителя и заказчика |
Указываются должность и Ф.И.О. ответственного лица за передачу, приемку товаров, работ, услуг. Затем ответственные лица ставят подписи, скрепляют их печатями организации (при наличии). |
До того, как документ ввели, в службе присутствовали попытки объединения данных налогового и бухучета. Обычно при заполнении УПД данные, которые служат подтверждением коммерческих операций, повторяют, но каждый пункт – основание для ряда учетных систем. Когда формы соединяют, это более действенно. Заполнение УПД таким способом ведет к снижению издержек, затраченных на то, чтобы обработать данные. Документ не внутрифирменный, он служит подтверждением передачи МЦ контрагенту. Таким образом он доводит до конца сделку по оформленному договору.
Применение его началось в 2013 году и регламентировано письмом ФСН, в котором был утвержден особый порядок заполнения УПД, построчные рекомендации также приводились в пояснительном документе. УПД разработали на основе счета-фактуры, который включили в отдельный бланк и очертили специальной линией. Все оставшееся пространство включает форму товарной накладной, реквизитов, необходимых для оформления декларации.
Как правильно заполнять УПД по образцу? В документе выделяют титульный, основной и заключительный разделы. Важен и порядок заполнения разделов. В случае с титулом заполнение УПД про грузополучателя и отправителя осуществляют в первую очередь. В главном разделе находятся счета-фактуры, в них отражены наименования товаров, услуг, стоимость, налог, данные руководителя, бухгалтера. Заполнение УПД на услуги завершается указанием оснований для оказания услуг, в случае с ценностями, правами – данными о приеме груза.
Введение новых форм у поставщиков будет зависеть от того, насколько готовы будут сети. Когда они сообщают провайдерам о своей готовности к приему документов по новой форме, они регулируют свои настройки соответствующим образом. По итогу документы для сетей оформляют в новых форматах непосредственно в системе ЭДО. Сам поставщик при этом ничего особенного не делает. Он лишь отправляет счета-фактуры, как раньше. В сети они оказываются в необходимой форме. И не имеет значения, работает ли он по веб-версии либо с применением интеграционного решения.
Запуск электронной формы УПД также осуществляется, когда сети становятся готовы. Совместно с провайдером формируется график переключения поставщиков. Каждому звену сообщается дата. К ней он и готовится стать технически способным к отправке универсальных передаточных документов. Как это делается, будет зависеть от способов, с которыми он работает с документацией – по веб-версии или применяя интеграционные решения.
В первом случае понадобится обращение к провайдеру. Он переключит форму документа на своем сервере. Поставщик снова ничего делать не будет, а в системе ЭДО появятся необходимые УПД.
Во втором случае обновление решения будет осуществлять тот, кто его изначально внедрил. Только так начнется работа с новой формой. Если это был провайдер, достаточно с ним согласовать проведение данной работы. Также связываются и со сторонними подрядчиками, если задачу выполняли они. Порой это решает IT-отдел самого предприятия. В любом случае важно, что в процессе участвует и предприятие, и провайдер. И обновление решения всегда осуществляется совместно.
В таблице ниже приведены реквизиты для верного оформления УПД.
| № строки, графы | Реквизит УПД | Значения и разъяснения |
| Строка 1-7, графа 1-11 | УПД со статусом «1» оформляется согласно Приложению №1 к ПП № 1137.
Если на счете-фактуре ставит подпись иное лицо, обладающее соответствующими полномочиями, тогда необходимо прописывать данный распорядительный документ и название должности. Разрешается дополнять показатели 3 и 4 сведениями ИНН, КПП грузоотправителя и грузополучателя. В УПД со статусом «2» можно заполнять строки 1, 1а, 2, 6, 7 и графы 1, 2 или 2а, 3 и 9, согласно требованиям закона ФЗ №-402. Обычно колонка 12 в УПД не предусматривается, однако ее дополняют согласно специфики той или иной сделки. Показатели, которые уточняют детали исполнения факта любой деятельности, прописываются в строках 2а, 2б, 3, 4, 5, 6, 6а, графах 4, 5, 6 и прочих. |
|
| Строка 10 | Товар (груз) передал/
услуги, итоги работ, права сдал |
Данный показатель уточняет детали проведения той или иной сделки.
Когда бумага подписывается лицом, выступающим уполномоченным для подписи счетов-фактур от имени директора или главного бухгалтера (до строки 8), то необходимо внести только его ФИО и должность, не повторяя подписи. |
| Строка 13 | Ответственный за верное оформление сделки, операции | Использование этого показателя определяет лицо, несущее ответственность за процесс оформления сделки. Здесь прописывается его фамилия с инициалами и подпись.
Когда ответственным лицом выступает контрагент, который отгрузил товар и (или) имеющий полномочия для действия в рамках операции от имени экономического субъекта (стр. 10), то при присутствии подписи в строке 10 необходимо ввести только название должности и ФИО, не повторяя подпись. Когда ответственным лицом выступает человек, который обладает соответствующими правами подписи документов за директора или главного бухгалтера (до строки 8), то здесь нужно ввести только название должности и ФИО, не повторяя подпись. Когда за утвержденный документооборот несут ответственность сразу несколько лиц, то форма дополняется строкой 13а для написания названия должности, ФИО, а также подписи второго участника. |
| Строка 15 | Товар (груз) принял/
услуги, итоги работ, права принял |
Вписывается должность лица, которым был принят груз и (или) уполномоченного на эти действия и обладающего правом подписи УПД от имени клиента, указав ФИО.
Данный показатель является уточняющим детали проведения любой сделки. |
| Строка 18 | Ответственный за верное составление документации для проведения операции | Вписывается должность лица, ответственного за верное составление документации для проведения той или иной операции со стороны клиента, его ФИО и подпись.
Когда за процесс отвечает уполномоченный для ведения операции от имени экономического субъекта (строка 15), то при этом нужно внести название должности и ФИО, не повторяя подпись. Когда по правилам утвержденного документооборота ответственность несут несколько участников, то в форму нужно добавить строку 18а для внесения данных о должности, ФИО и подписи второго участника. |
| М.П. | Проставляются печати оформителей настоящего документа. Этот реквизит не считается обязательным, согласно законодательству РФ.
Если печать не проставлена, а иные реквизиты, являющиеся обязательными присутствуют, то это не может служить основанием для отказа принятия документации в учет ФНС. |
УПД: как изменился универсальный передаточный документ?
Организации или ИП могут заполнять несколько документов при оформлении первичной документации, выписывать счет-фактуру и передаточные документы.
А могут оптимизировать документооборот и применять один документ под названием универсальный передаточный документ УПД.
Какие последние изменения претерпел универсальный передаточный документ, как на него повлияло введение системы прослеживаемости товаров? Подробности в нашей статье.
Отгрузка товаров и услуг требует сложного и ответственного документального оформления. Как правило, именно к этой документации бывает приковано внимание проверяющих, она является базой учета и дальнейшей отчетности, основанием для получения налогового вычета.
Чаще всего организация и ИП заполняют не несколько документов при оформлении первичной документации, а оптимизируют документооборот и применяют УПД.
Его использование не является обязательным, однако большинство компаний используют именно универсальный передаточный документ: с ним упрощается и ускоряется первичный документооборот, повышается его качество за счет уменьшения числа ошибок, упрощается ведение бухгалтерского и налогового учета.
Форма УПД разработана ФНС России и является рекомендательной. Она была утверждена еще в начале 2010-х годов, затем претерпела изменения в 2017 году. Формат электронного УПД утвержден и рекомендован ФНС в 2019 году.
Важно знать: так как форма документа УПД является рекомендованной, каждая компания может вносить в нее изменения, однако эти изменения могут быть дополняющими УПД, а не сокращающими его. Требования к УПД налоговая предъявляет такие же, как и к другим первичным документам.
Для чего нужен документ
Универсальный передаточный документ — это альтернативная форма, объединившая накладную на товар или акт выполненных работ и счет-фактуру. На его основе ведется бухучет, списываются затраты по налогу, заявляется вычет по НДС. Документ собрал в себе все функции отведенные первичке, необходимые для учета по бухгалтерии и в ФНС.
В налоговом законодательстве прописаны следующие положения по определению вычетов по НДС. Для этого необходимы:
- Счет-фактура. На его основании покупатель принимает имущественные права на услуги, товары. Согласно документу и определяются суммы налога.
- Первичные документы. Они становятся основанием для выплат по НДС после принятия на учет услуг и товаров.
В УПД есть графа “Статус”. В значении можно поставить цифру 1 или 2. Рассмотрим, чем отличаются УПД со статусом 1 и 2. Важно запомнить значения, чтобы в дальнейшем не путаться при оформлении документации.
УПД статус 1 — это документ, используемый одновременно как первичка и счет-фактура. То есть он служит основанием для удержания НДС и дополнительно не нужно создавать счет-фактуру.
Что означает УПД статус 2? Это значит, что документ может быть применен только в качестве первичной документации. Такой документ удобен в использовании лицам, которые применяют упрощенную форму налогообложения. Поскольку он не обязывает “упрощенца” платить НДС при поступлении УПД. Кроме этого УПД со статусом 2 применяется при отгрузке товаров посредникам.
Когда документ применяется со статусом 2, то следующие поля можно не заполнять:
- сумма акциза;
- налоговая ставка;
- штрих-код страны, из которой прибыл товар;
- к платежно-расчетному документу (№… от…);
- страну происхождения товара;
- № таможенной декларации.
У универсального передаточного документа со статусами 1 и 2 имеются значительные отличия при использовании, поэтому важно не перепутать значения при заполнении реквизитов. Если случайно была допущена ошибка: вместо статуса 1 был указан 2, но реквизиты заполнены как для первого статуса, то можно внести исправление непосредственно на бланке. Для этого одна цифра зачеркивается, пишется другая. Исправление заверяется подписью лица, ответственного за правильность составления документации.
Форма УПД и сфера ее применения
Форма УПД была опубликована в письме ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Она носит рекомендательный характер, то есть налогоплательщики не обязаны использовать ее вместо привычных форм документов, а налоговики не могут оштрафовать за ее неприменение.
УПД (образец заполнения см. в конце статьи) включает в себя реквизиты, обязательные для документов по передаче материальных ценностей и счета-фактуры, что позволяет объединить в нем информацию следующих унифицированных документов:
- товарная накладная ТОРГ-12,
- накладная на отпуск материалов на сторону М-15,
- акт приема-передачи основных средств ОС-1,
- товарно-транспортная накладная 1-Т (товарный раздел),
- счет-фактура.
Таким образом, оформление УПД (образец заполнения вы найдете ниже) возможно для операций:
- отгрузки товара,
- оказания услуг,
- передачи результата выполненных работ,
- отгрузки/передачи товара/работ/услуг комиссионером/агентом комитенту/принципалу,
- передачи имущественных прав.
Универсальный передаточный документ – образец заполнения
Официальная форма УПД, образец заполнения представлен ниже, утвержден ФНС в Письме № ММВ-20-3/96 от 21.10.13 г. Контрольный орган разработал этот бланк в целях упрощения документооборота хозяйствующих субъектов. Один документ совмещает в себе функции счет-фактуры и первички (накладная, акт и т.д.).
К примеру, предприятие реализует станки. Как оформляется продажа товара? Сначала поставщик выставляет покупателю накладную ТОРГ-12, затем выписывается отдельный счет-фактура. В бланке УПД обе формы объединены.
А значит, организация может на основании одного документа отразить в учете реализацию и начисление НДС.
С другой стороны, покупатель вправе поставить на учет купленные товары и взять к вычету НДС согласно полученному УПД.