Как внести недостающую или пропущенную запись в трудовую книжку
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как внести недостающую или пропущенную запись в трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если в трудовой книжке пропущена запись, то ее добавление не должно нарушать последовательность нумерации, ведущейся в ТК. Она вносится после последней записи — под следующим номером. В графе 2 ставится текущая дата, а не дата фиксируемого события (она отражается в графе 3, где непосредственно указывается пропущенный факт трудовой биографии). Наконец, в графе 4 отражаются реквизиты документа, на основании которого в трудовую книжку вносится дополнительная запись. Обычно это номер и дата соответствующего приказа.
Порядок действий сотрудника
Правом вести трудовые книжки сотрудников фирм и вносить недостающую информацию наделен довольно узкий круг специалистов. Как правило, ответственность за допущенные ошибки несет сотрудник отдела кадров или главный бухгалтер. Но что делать, если пропущенную запись обнаружил владелец книжки? Так, ему нужно предпринять следующие действия:
- Собрать документы, в которых содержатся необходимые данные;
- Написать заявление с просьбой о внесении пропущенных сведений;
- Подать заявление на подпись директору компании;
- Ознакомиться с приказом о внесении изменении в трудовую книжку;
- Подать заявление вместе с документами в кадровую службу;
- Поставить свою подпись рядом с новой записью.
Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то к этой инструкции добавляется еще один пункт – подача заявления на имя бывшего работодателя. Оно составляется в простой письменной форме и должно содержать просьбу о внесении пропущенных сведений в книжку. Нужно помнить, что если данный документ не будет содержать личной подписи заявителя, он будет считаться недействительным. Приказ же, составленный на основании заявления, должен иметь свой номер и дату составления – эти сведения также указываются в документе.
Порядок заполнения трудовых книжек необходимо знать каждому кадровику. Это поможет не допускать ошибок и избежать недоразумений при обращении сотрудника в Пенсионный Фонд. Кроме того, для внесения пропущенных записей могут понадобиться следующие документы:
- Внутренние документы предприятия;
- Личная карточка сотрудника;
- Трудовой Кодекс РФ;
- Правила ведения и хранения трудовых книжек.
Все дополнения в трудовую книжку должны быть внесены на основании соответствующих приказов и распоряжений компании. Если организация, в которой работал владелец трудовой, ликвидировалась или реорганизовалась, и ее руководитель не может предоставить необходимые бумаги, текущий работодатель должен сделать запрос на предоставление выписок из архива. Обратите внимание, что свидетельские показания не могу служить основанием для внесения каких-либо записей в трудовую книжку.
Если пропустили запись
В работе с трудовыми книжками сотрудников наниматели обязаны руководствоваться правилами ведения таких бумаг, утвержденными постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Порядок действий, если вовремя не внесли запись в трудовую книжку, зависит от того, продолжает ли работник трудиться в организации, допустившей ошибку, или уже сменил нанимателя.
Если работодатель тот же, достаточно обратиться в кадровую службу с требованием внести недостающие сведения. Чтобы гарантировать выполнение требования, следует обратиться письменно и официально зарегистрировать обращение.
Аналогично необходимо поступить, если гражданин уже уволился из компании, допустившей ошибку, но еще не трудоустроился на новом месте. Рабочие документы в этот период находятся у него на руках, и достаточно просто обратиться по старому месту работы.
Порядок действий сложнее, если гражданин уже уволился от нанимателя, допустившего ошибку, и уже трудоустроился на новом месте. Инструкция, что делать, если пропущена запись в трудовой книжке, как исправить, в такой ситуации следующая:
Шаг 1. Запросить документы у старого работодателя.
По пункту 27 правил, внести недостающую информацию вправе и текущий работодатель, но для этого ему необходимы официальные основания — документы от старого работодателя, подтверждающие событие, сведения о котором необходимо внести.
Гражданин обращается к старому работодателю, и тот не вправе отказать в помощи. Подтверждающими документами будут приказы, распоряжения, экземпляры договоров и соглашений с сотрудником.
ВАЖНО!
Нельзя предоставить устные доказательства — свидетельские показания не являются основанием для внесения информации в трудовой документ.
В документ обязательно вносится информация о приеме на работу, переводе, увольнении с указанием оснований этих действий — эта информация должна присутствовать в документе. Проблема, можно ли не делать запись в трудовой, стоит только относительно информации о работе по совместительству — информация о ней вносится по желанию работника, и ее отсутствие не является нарушением.
Шаг 2. Предоставить бумаги текущему работодателю.
Полученные у старого работодателя необходимо передать новому, сопроводив их письменной просьбой внести соответствующие сведения в документ работника.
Шаг 3. Работодатель вписывает недостающие сведения.
Особенности заполнения трудовой книжки
Важно знать, куда обратиться, если нет записи в трудовой книжке о приёме и увольнении. Нужно направиться к бывшему работодателю с письменным заявлением о дополнении послужного списка. Перед добавлением строк внести заголовок в виде полного названия организации. Графу 2 можно заполнить датой заявления. Это подтвердит правомочность дополнительной строки. Фактические сроки приёма и увольнения на практике прописывают в графе 3.
Приписку в виде «пропущенная строка» делать не нужно, запись оформляется в обычном порядке. Для подтверждения опоздавших сведений можно вложить в книжку заверенные копии приказов, справку или другие бумаги.
Иногда потеря даже незначительного стажа может сказаться не лучшим образом при оформлении пенсии, допустим, не хватит нескольких месяцев для горячего или педагогического стажа. Нужно быть очень внимательным при проверке послужного списка.
Если забыли внести запись
Случается так, что компании или предприятия, на которых работал сотрудник и где был допущен пропуск записи в его трудовой книжке, ликвидируются или реорганизуются. В этом случае все исправления и дополнения вносятся их правопреемниками. При отсутствии таковых кадровая службы должна сделать запрос на предоставление выписок из архивов.
Пропущенная запись производится по месту новой работы сотрудника. Основанием для ее внесения является документ, в котором она пропущена, и соответствующий приказ по организации.
В случае утери документа, в котором имеется неточность, для ее исправления изыскиваются и рассматриваются иные источники, в которых имеется информация о трудовой деятельности сотрудника или о том, какие виды работ он выполнял. Не являются основанием для внесения изменений в рассматриваемую служебную документацию показания свидетелей.
Внесение дополнений, касающихся присвоения категорий и разрядов, производится на основании соответствующих приказов и тех же записей, которые имеются в самой трудовой книжке. Образец записи и алгоритм внесения изменений в трудовую книжку остаются в этом случае прежними, за исключением того, что необходимость соблюдения их хронологической последовательности здесь отсутствует.
Важно! При установлении недостающей записи в трудовой книжке о присвоении квалификационной категории сотруднику и при отсутствии или невозможности нахождения приказа об этом, в организации, где он работает в настоящее время, необходимо издать соответствующий приказ. Датой присвоения квалификационной категории в этом случае считается фактическая дата ее получения.
Кто вносит исправления в трудовую книжку
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.
Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.
С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.
Как внести пропущенную запись в трудовую книжку
Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.
Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.
Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.
Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:
В графе 1 проставить порядковый номер записи.
В графе 2 указать дату ее внесения.
В графу 3 внести запись о службе в Вооруженных силах РФ с указанием периода, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2018 по 01.06.2019».
В графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например «Военный билет НА № 123456».
Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.
В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.
Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.
Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность прежнего работодателя, если получит от него документ, который подтверждает переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию либо попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.
Сведения вносят в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.
В графе 3 указывают прежнее и новое название организации и когда произошло переименование. Например, так: «Общество с ограниченной ответственностью „Маяк“ (ООО „Маяк“) с 01.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью „Мост“ (ООО „Мост“)». В графе 4 делают ссылку на дату и номер приказа или иного решения работодателя о переименовании.
Если в трудовой книжке уже нет места. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Как я уже сказала, он ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Когда вносится запись?
Любая награда имеет свое документальное подтверждение. Обычно это приказ либо письмо. Запись в трудовую книжку вносится только после того, как на руках окажется документ, где написано, что конкретному сотруднику объявлена Благодарность, выдана премия, вручена Почетная грамота.
До тех пор, пока приказ не дошел до отдела кадров, хоть сотрудник уже успел получить саму награду, сведения в трудовую не заносятся.
Тем более в Инструкции не определен срок внесения записи. Там рассмотрен лишь конкретный случай, относящийся к наградам работодателя. Сведения о поощрениях от учреждения заносят в течение недели после издания соответствующего приказа. Все остальное не регламентировано. Но целесообразнее делать запись в разумный срок, а не тянуть долго.
Особенности заполнения трудовой книжки
Важно знать, куда обратиться, если нет записи в трудовой книжке о приёме и увольнении. Нужно направиться к бывшему работодателю с письменным заявлением о дополнении послужного списка. Перед добавлением строк внести заголовок в виде полного названия организации. Графу 2 можно заполнить датой заявления. Это подтвердит правомочность дополнительной строки. Фактические сроки приёма и увольнения на практике прописывают в графе 3.
Приписку в виде «пропущенная строка» делать не нужно, запись оформляется в обычном порядке. Для подтверждения опоздавших сведений можно вложить в книжку заверенные копии приказов, справку или другие бумаги.
Иногда потеря даже незначительного стажа может сказаться не лучшим образом при оформлении пенсии, допустим, не хватит нескольких месяцев для горячего или педагогического стажа. Нужно быть очень внимательным при проверке послужного списка.
В разделе «Сведения о работе» не допускается подчисток, помарок, зачёркиваний. Основанием для занесения пропущенных сведений в трудовой формуляр будет письменное заявление работника. Так можно подтвердить дату, обозначенную в графе 2. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ работодатель несёт административную ответственность за нарушение оформления трудовых документов.
Если сведения не занесены
Вносим запись, если ее пропустили – это единственное правильное решение. Самые распространенные ситуации следующие.
- Строка о приеме есть, а о расчете – нет. При увольнении каждый человек должен контролировать внесение данных: если их умудрились пропустить, нужно сразу обращаться в отдел кадров.
- Нет информации относительно перевода на другую должность. Так как в процессе перевода на руки книжка не выдается, это удастся узнать только при увольнении, и если соответствующий пункт упустили, то его нужно вписать.
Книжка заводится на каждого сотрудника в обязательном порядке. Этот документ оформляется согласно единым требованиям, которые предусмотрены такими документами:
- Постановление Правительства.
- Постановление Министерства труда РФ (инструкция по заполнению вынесена в приложение).
В этой инструкции (пункт 4) подробно прописываются и правила внесения записей о награждении. Отметки ставятся в одноименном разделе книжки, при этом необходимо обязательно прописать:
- порядковый номер записи;
- дата, когда непосредственно состоялось награждение;
- название организации;
- основание награждения и вид (например, почетная грамота);
- ссылка на соответствующий приказ с указанием его номера и даты.
Последствия повторного нарушения
Если специалисты трудовой инспекции выявляют повторные нарушения со стороны руководителя фирмы, то они применяют к нарушителю более строгое наказание. На основании 2 и 3 ч. ст. 5.27 КоАП назначается для фирм штраф от 100 до 200 тыс. руб., а ИП уплачивают от 30 до 40 тыс. руб. Должностные лица дисквалифицируются на срок от 1 до 3 лет.
Поэтому даже неправильное заполнение трудовой книжки может стать причиной применения к фирме или частному предпринимателю жестких мер наказания. Это обусловлено тем, что данный документ является личной документацией сотрудника. На основании сведений, имеющихся в трудовой книжке, человек может рассчитать свою пенсию или оформить звание ветерана труда.
Если работник фирмы выясняет, что работодатель неправильно вносит сведения в его трудовую книжку, то он может написать заявление в трудовую инспекцию. При необходимости вовсе подается исковое заявление в суд для взыскания моральной компенсации.
Нормативное регулирование
Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель обязан своевременно вносить записи в трудовую книжку.
ТК РФ Статья 66. Трудовая книжка
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Согласно законодательству, запись должна быть внесена в трудовую книжку, если для работника новое место является основным, а период трудоустройства от 5 дней.
Кроме этого порядок внесение и правок записи регламентируется следующими документами:
- инструкция Минтруда № 69 от 2003 года;
- комплекс методических рекомендаций и постановлений утв. Постановлением Правительства № 225 от 2003 года.
Когда вносится информация?
Сведения о награждениях в трудовую книжку вносятся только на основании специального официального документа. Он может быть представлен письмом или приказом. К правилам заполнения трудовой книжки относится:
- запись делается ответственным лицом, являющимся работником отдела кадров;
- для этого на руках у этого специалиста должен иметься документ, содержащий сведения о предоставлении награды работнику предприятия;
- обычно сведения включаются в трудовую книжку уже после того, как сотрудник получит на руки грамоту или какой-либо значок;
- в разных нормативных актах не указывается точный срок, в течение которого должны вноситься записи в книжку.
Стандартно данные включаются в документ в течение одной недели после предоставления награды сотруднику предприятия. Не следует затягивать с этим процессом, так как иначе сотрудник отдела кадров может просто забыть о своих обязанностях. В будущем это может стать причиной начала судебного разбирательства между работником и работодателем.
Отметка вносится синей или черной ручкой (пастой или гелем). Запись производится аккуратно, исправления, разводы, нечитаемый текст не допускаются. Порядок внесения следующий:
- Кадровый специалист указывает номер записи (в простом хронологическом порядке). Нумерация начинается с 1 работодателя – например, если последняя запись значится под номером 2, нужно просто присвоить новой пометке номер 3.
- Обязательно указывается дата внесения записи – например, 10.07.2018. Обычно дата совпадает со днем подписания соответствующего приказа работодателя.
- Прописывают полное название компании. Если есть также сокращенная версия наименования, указывают и ее.
- Затем формулируется основания награждения – например, «за продолжительный стаж и успешный труд»
- В последней 4 графе нужно написать дату и номер приказа о награждении.
Ошибки в трудовых книжках
Трудовая книжка это один из важных документов, который потребуется гражданину при оформлении своей пенсии. Все записи, которые работодатели вносят в трудовую являются подтверждением страхового стажа работника.
Предположим, что гражданину, работающему на вредных работах или в тяжелых условиях, положена льготная пенсия. И для ее оформления потребуются доказательства, что работа действительно являлась вредной. В этом случае нужно будет, чтобы наименование его профессии, указанной в трудовой, совпадало с наименованием, которое содержится в ЕТКС. Если наименования профессий не совпадают, то гражданину возможно в назначении льготной пенсии откажут. придется собирать дополнительные документы, справки, договора с работодателями и другие бумаги для подтверждения стажа.
Какие награды записывают?
Раздел «Сведения о награждениях» содержит всю информацию о трудовых подвигах человека. Запись делается на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек, где конкретно прописано, какие награды должны быть отражены в документах сотрудника.
В трудовую книжку непременно вносятся:
- Получение государственных наград.
- Награды от имени организации, где трудится человек. В основном объявляют благодарность, вручают почетные грамоты, присуждают звания лучшего по профессии. Также могут быть вручены различные знаки отличия, значки, дипломы.
- Правилами внутреннего трудового распорядка, Коллективным договором организации в частном порядке могут быть учреждены свои награды, получение которых также отражают в трудовой книжке.
Регулярные премии, иные денежные поощрения, предусмотренные Положением об оплате труда, не вносят.
Они не выражают исключительность трудовых подвигов сотрудника, выплачиваются на основе системы оплаты.