Как оформить материальную помощь в 1С 8.3 Бухгалтерия
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить материальную помощь в 1С 8.3 Бухгалтерия». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Конечно, финансовые выплаты такого рода не связаны с трудовой активностью сотрудника и ее результатами. Цель денежного пособия – оказать поддержку работнику. Такое обеспечение предоставляется индивидуально трудящемуся, который в нем нуждается. Однако эта услуга не оказывается в случае материальных проблем, которые не связаны с компанией. Список предоставляемой предприятием материальной помощи может быть согласован коллективным, а также трудовым договором или внутренними документами.
Приказ о предоставлении материальной поддержки
Итак, составляя приказ, следует учитывать:
- размер выплачиваемого пособия;
- сроки выплаты;
- фонд или источник выделения поддержки.
Приказ можно оформить в произвольной форме.
|
ООО «Золотоискатель» ПРИКАЗ № 58 от 15.06.2016г. О выплате материальной помощи ПРИКАЗЫВАЮ:
Основание: копия документа (свидетельство о рождении); заявление Ивановой В.В. от 15.06.2016г. Директор ООО «Золотоискатель» В.С. Петров |
После согласования приказа руководством оформляется выплата материальных средств.
Налогообложение материальной помощи оказанной работнику
В зависимости от вида денежной поддержки сотрудникам она может полностью освобождаться от налогов или же частично. В таблице ниже представлены виды материальной помощи сотруднику и их налогообложение.
|
Виды материальной помощи |
Налогообложение |
| Рождение ребенка | Единовременно выплаченная за первый год сумма в размере 50 000 руб. на ребенка не облагается налогом на доходы и страховыми взносами |
| В случае смерти | Не удерживаются налоги и взносы без ограничения размера выплаты |
| Чрезвычайные обстоятельства (стихийные бедствия и др.) | Налог на доход не удерживается не зависимо от суммы, также и взносы, если оказываются для возмещения ущерба от этого события |
| Выплата к отпуску | Удерживаются не зависимо от размера помощи |
| Другие причины | Не удерживаются в размере 4 000 руб. за год с 1-го сотрудника |
В согласии с п.10 ст.217 НК уплаченные организацией суммы в качестве подспорья работникам, из средств которые остались у компании после оплаты налогов не требуют налогообложения. Все такие компенсации обязательно следует подтверждать всеми необходимыми документами.
Как выплачивается матпомощь
Материальную помощь выплатят одним из способов, который использует работодатель: выдадут наличными в кассе, перечислят на зарплатную карту, сделают почтовый перевод. Чаще всего матпомощь выплачивают так же, как зарплату. В назначении платежа бухгалтер укажет реквизиты приказа о выплате.
Сроки выплаты. Деньги работнику выплатят в сроки, которые указаны в положении, коллективном договоре или в приказе о выделении матпомощи. Это может быть конкретная дата или определенный период — например, в течение двух недель со дня издания приказа. Обычно материальную помощь перечисляют в ближайший день выдачи зарплаты.
Чтобы получить материальную помощь на работе
- Убедитесь, что работодатель оказывает такую поддержку, и выясните условия.
- Соберите документы, которые подтверждают обстоятельства, в связи с которыми вы просите материальную помощь.
- Напишите заявление и приложите к нему подтверждающие документы.
- Если все сделаете правильно, как предусмотрено в документах организации, руководитель рассмотрит вашу просьбу и, возможно, издаст приказ о выделении помощи.
- Вы можете просить оказать материальную помощь и тогда, когда она не предусмотрена документами компании. В этом случае руководитель может отказать, а может согласиться оказать помощь.
Когда предоставляется материальная помощь работнику?
Конечно, финансовые выплаты такого рода не связаны с трудовой активностью сотрудника и ее результатами. Цель денежного пособия – оказать поддержку работнику. Такое обеспечение предоставляется индивидуально трудящемуся, который в нем нуждается. Однако эта услуга не оказывается в случае материальных проблем, которые не связаны с компанией. Список предоставляемой предприятием материальной помощи может быть согласован коллективным, а также трудовым договором или внутренними документами.
Чтобы воспользоваться положенной финансовой опорой от компании рабочему потребуется составить заявление и приложить к нему все необходимые документы.
Например, при прошении о денежной выплате по причине болезни работнику нужно подать личное заявление, которое должно быть подкреплено справками с диагнозом, подтверждающим его заболевание. Кроме того потребуются квитанции на оплату лечения.
Перечень документов, которые могут быть необходимы для оформления матпомощи работнику
Поскольку вопрос о выплате матпомощи не урегулирован на законодательном уровне, не закрепляется и обязательного пакета документов, которые требуется представить работнику с целью получения выплаты. В то же время коллективные договоры и локальные акты могут устанавливать такой перечень.
Поскольку матпомощь выплачивается ввиду наступления в жизни сотрудника различных событий, документы должны подтверждать факт их наступления. Основным документом является заявление либо служебная записка. На их основании инициируется процедура выдачи матпомощи.
Какие документы требуется предоставить дополнительно, зависит от ситуации:
- Если сотрудник претендует на матпомощь в связи с рождением ребенка, следует представить свидетельство о рождении.
- Если сотрудник заболел и ему необходимы деньги на лечение, потребуется заключение врача и/или врачебной комиссии, а также иные документы, подтверждающие факт наличия заболевания.
- Если сотрудник уходит в отпуск и в связи с этим хочет получить матпомощь, доказательствами ухода в отпуск могут послужить график отпусков, приказ работодателя. Данные документы уже имеются у руководства, поэтому в такой ситуации целесообразно представить только заявление на выплату.
- В случае если член семьи сотрудника умер, необходимо представить работодателю свидетельство о смерти либо судебное решение о признании члена семьи умершим.
Документальное оформление материальной помощи работнику
Чтобы выплатить мат помощь, нужно выполнение двух условий:
- наступление основания;
- наличие письменного заявления от работника.
Как получить материальную помощь на работе
Для получения денежной суммы на основном месте работы наемному лицу необходимо:
- написать заявление на материальную помощь;
- приложить документы, справки, экспертизы, подтверждающие право на её получение.
Пакет документов вместе с заявлением сдается делопроизводителю/секретарю или непосредственно руководителю для принятия решения о выплате средств. Если решение положительное, документы передаются в бухгалтерию для исполнения. В бюджетных организациях процесс перечисления матпомощи происходит медленнее частных фирм, поскольку ведомости передаются в финотдел, казначейство, а только потом – в банк.
- Белковая пища список продуктов
- Как получить постоянный — статический IP-адрес компьютера
- Огуречный лосьон для лица в домашних условиях
Приказ о предоставлении материальной поддержки
Итак, составляя приказ, следует учитывать:
- размер выплачиваемого пособия;
- сроки выплаты;
- фонд или источник выделения поддержки.
Приказ можно оформить в произвольной форме.
| ООО «Золотоискатель»
ПРИКАЗ № 58 от 15.06.2016г. О выплате материальной помощи ПРИКАЗЫВАЮ:
Основание: копия документа (свидетельство о рождении); заявление Ивановой В.В. от 15.06.2016г. Директор ООО «Золотоискатель» В.С. Петров |
После согласования приказа руководством оформляется выплата материальных средств.
Заявление на материальную помощь к отпуску
Материальная помощь, выплачиваемая в связи с отпуском, может по-разному называться в локальных нормативных актах: отпускными, пособием, премией к отпуску, «оздоровительными» и др. Суть ее в налоговом плане зависит от того, как именно оформит эту единовременную выплату работодатель – как социальную или как трудовую.
Чаще всего такую выплату рассматривают просто как материальную помощь, сумма которой фиксирована для всех сотрудников, причем не важно, насколько они квалифицированы и насколько хорошо работали в доотпускной период.
Но можно и «привязать» сумму отпускной помощи и сам ее факт к результатам выполнения трудовой функции. В таком случае, порядок вычисления размера должен быть четко прописан в специальных локальных актах. Как правило, это процент от оклада, который выплачивается при отсутствии дисциплинарных нареканий.
Если выплаты к отпуску в обязательном порядке получают все сотрудники, каждому из них не обязательно писать заявления, но такая практика обычно принята в компаниях для подтверждения в бухгалтерии. Также стоит написать заявление, если речь идет не об очередном отпуске по графику, а об отдыхе в неучтенное время. Эту бумагу нужно подать заблаговременно, потому что выплату нужно осуществить до того, как начнется отпуск.
Форма заявления достаточно свободная, но она должна содержать такие обязательные компоненты:
- ФИО директора;
- персональные данные сотрудника;
- даты начала и конца отпускного периода;
- основание предоставления помощи (колдоговор, трудовой договор, Положение об отпускных и т.д.);
- обычное завершение заявления – дата и подпись.
Заявление на материальную помощь в связи с трудной жизненной ситуацией
Работодатель имеет право оказывать материальную поддержку сотрудникам в любых жизненных перипетиях, хоть и не обязан этого делать. Его добрая воля должна найти отражение в локальной документации организации: закон разрешает определять параметры такой помощи самостоятельно, главное, не противоречить Трудовому и Налоговому Кодексу РФ. О чем следует помнить работодателю и сотруднику в связи с материальной поддержкой:
- выплата помощи не может быть постоянной, эта выплата единовременного и индивидуального характера;
- превышение суммы в 4000 руб. в год ведет к обязательному отчислению с нее процента в социальные фонды;
- сумма к выплате устанавливается исключительно работодателем и не может быть оспорена.
Уведомить работодателя о жизненных трудностях, для преодоления которых нужна финансовая поддержка, следует в письменной форме. Заявление подается на имя руководителя организации. В нем нужно разъяснить причину просьбы о помощи, подкрепив ее документальными свидетельствами. Работодатель может и сам предложить сотруднику помощь, но заявление все же лучше написать.
Сумма рассчитывается в зависимости от понесенных на преодоление трудностей расходов (их, естественно, нужно подтвердить).
Трудной считается жизненная ситуация, в которой в результате малообеспеченности может нарушиться жизнедеятельность сотрудника или его семьи. К таким обстоятельствам закон относит:
- появление на иждивении родственника старше 65 лет или достижение этого возраста самим сотрудником;
- трудности в поиске трудоспособным членом семьи работы (присвоение ему статуса безработного);
- наличие в семье маленьких (несовершеннолетних) детей или одного ребенка;
- инвалидность одного из членов семьи.
Некоторые работодатели разрешают не расписывать трудности в заявлении, ограничивая заявителя обтекаемой формулировкой «в связи с тяжелым материальным положением».
Когда материальная помощь может учитываться при исчислении налога на прибыль
Между тем не всегда материальная помощь не учитывается при налогообложении прибыли. Если такие выплаты можно связать с выполнением трудовой функции работника, то они могут быть приняты в целях налогообложения. В таком случае это будет уже не материальная помощь по смыслу п. 23 ст. 270 НК РФ, а расходы на оплату труда.
Например, при уходе в отпуск сотрудники получают единовременные выплаты, поименованные в коллективном договоре как материальная помощь. В уже указанном постановлении Президиума ВАС от 30.11.2010 N 4350/10 судьи пришли к выводу, что подобные выплаты являются элементом системы оплаты труда, а значит, учитываются при налогообложении прибыли.
Подробности см. в материале «Положена ли материальная помощь к отпуску».
Причем об этом говорят не только судьи, но уже и специалисты Минфина России. По мнению контролирующих органов, для того чтобы такие расходы уменьшали налог на прибыль, необходимо соблюдение следующих условий:
- выплата предусмотрена трудовым (коллективным) договором;
- размер выплаты зависит от размера заработной платы и соблюдения трудовой дисциплины, т. е. связан с выполнением физическим лицом его трудовой функции.
В таком случае выплата будет являться элементом системы оплаты труда, и, следовательно, уменьшит налог на прибыль (см. письмо Минфина России от 02.09.2014 N 03-03-06/1/43912).
Приведем еще один пример, когда материальная помощь может учитываться при налогообложении.
В коллективном договоре закреплено, что организация по заявлению оказывает работникам материальную помощь не чаще двух раз в год в фиксированном размере, соответствующем должностному окладу. При этом получение материальной помощи не зависит от наступления каких-либо обстоятельств, событий, в том числе чрезвычайного характера, а связано исключительно с выполнением работниками трудовых обязанностей.
Минфин России в своем письме от 22.10.2013 N 03-03-06/4/44144 указал, что такие выплаты не признаются материальной помощью по смыслу п. 23 ст. 270 НК РФ. Следовательно, они принимаются к налогообложению, т. к. согласно ст. 255 НК РФ относятся к расходам на оплату труда, носят стимулирующий характер и связанны с выполнением сотрудником его трудовой функции.
Как видим, и судебная практика, и Минфин России допускают включение подобных выплат в расходы в целях налогообложения. Но в любом случае налоговые органы внимательно отнесутся к таким выплатам, и чтобы избежать доначислений, необходимо с особой тщательностью подойти к оформлению подтверждающих документов.
Для того чтобы понимать, какие доводы можно привести в защиту своей позиции, предлагаем обратить внимание на постановление Арбитражного суда Московского округа от 05.12.2014 N Ф05-13874/2014 по делу N А40-12724/2014. Компании удалось доказать в суде обоснованность включения в расходы выплат работникам премий к праздничным дням, к профессиональному празднику и юбилейным датам
Компании удалось доказать в суде обоснованность включения в расходы выплат работникам премий к праздничным дням, к профессиональному празднику и юбилейным датам.
Вот какими доводами компания убедила суд в своей правоте:
- выплаты предусмотрены трудовыми и коллективным договорами и считаются частью системы оплаты труда;
- в коллективном договоре нет прямого указания на то, что они финансируются из прибыли, остающейся после уплаты налога на прибыль;
- выплаты носят поощрительный и стимулирующий характер;
- выплаты производятся за достижения в трудовой деятельности, инициативность, добросовестность, соблюдение трудовой дисциплины;
- размеры выплат зависят от трудовых результатов работников.
Кроме того, компания привела доказательства, что она действительно перевыполнила плановые показатели, и поэтому работники заслуживают дополнительного поощрения.
Причины предоставления
Существуют различные виды материальной помощи сотрудникам. К примеру, они могут быть периодическими, то есть начисление определенной денежной суммы работнику проводится по конкретному случаю. Среди причин, которые рассматриваются основанием для разовых выплат, смерть близкого родственника, вступление в брак, рождение ребенка и т.д. На каждом частном предприятии наниматель сам устанавливает перечень тех случаев, когда возможна единовременная выплата материальной помощи работнику.
Есть и второй вариант социальной поддержки – ежегодные выплаты. Как оказать материальную помощь сотруднику, в какие сроки, решает работодатель. К примеру, в образовательных организациях педагоги пишут заявление с просьбой оказать им поддержку перед летним отпуском (либо после выхода из государственного отпуска).
Наниматель предоставляет ее на конкретные цели, которые регламентируются локальным актом компании. Например, это может быть материальная помощь на лечение сотрудника. Также к целевым вариантам социальной поддержки относится рождение у сотрудника ребенка, свадьба. Во многих компаниях также существует материальная помощь в связи со смертью сотрудника. Она выплачивается близким родственникам после того, как они подтвердят степень своего родства с погибшим работником. Материальная помощь родственнику сотрудника выдается в сумме, которая определена локальным актом компании. Если в организации нет положения, в котором бы упоминался такой вид социальной поддержки, работодатель действует на свое личное усмотрение. К примеру, материальная помощь родственнику сотрудника может составлять размер его должностного оклада.
Практически все виды такой поддержки не облагаются налогом, так как они подпадают под вариант льготного налогообложения.
Как оформляется в документах материальная помощь сотруднику? Страховые взносы, которые уплачивает организация в Фонд обязательного социального страхования, могут быть уменьшены на величину социальных выплат, сделанных в качестве поддержки сотрудникам.
Работник, у которого возникли в жизни моменты (обстоятельства), соответствующие основаниям, установленным работодателем для выдачи материальной помощи, пишет нанимателю соответствующее заявление. Человек прикладывает к нему копии документов, подтверждающих данное право. Даже в тех случаях, когда материальная помощь оказывается в соответствии с Уставом организации, работник обязан написать заявление на ее получение.
К примеру, если основанием является появление ребенка у сотрудника, он прикладывает к заявлению копию свидетельства о рождении.
Если умирает член семьи, для получения социальной поддержки от нанимателя работник дополняет заявление копией свидетельства о смерти, а также документами, которые подтверждают родство.
К примеру, если было полностью уничтожено имущество, пострадало из-за стихийного бедствия, необходимо взять справку в подразделении по чрезвычайным ситуациям региона или в ином компетентном органе.
Руководитель обязан внимательно ознакомиться с поданным заявлением. В каждой организации существуют конкретные сроки рассмотрения заявления работника, определяются они локальным актом (Уставом организации). Далее нанимателем принимается решение, которое оформляется в виде приказа по организации (учреждению). В приказе формулируется четкое основание выделения конкретному сотруднику материальной помощи, отмечается срок выплаты, размер пособия, источник выплаты. Подобный приказ рассматривается как основание для бухгалтерии для начисления соответствующей выплаты сотруднику.
С позиции работодателя источник выплаты является очень важным вопросом. Финансирование может производиться из двух основных источников: из получаемой прибыли; из фонда заработной платы.
Учитывая саму суть понятия «материальная помощь», более логичным является второй вариант финансирования.
Подобная выплата является формой социальной поддержки работников, а не дополнительным вознаграждением сотрудника за добросовестное выполнение им своих прямых служебных обязанностей, поэтому неправильно делать выплаты из премиального фонда.
Такой же точки зрения придерживаются и органы власти. Целевая помощь, которая оказывается работнику единовременно, не вызывает вопросов относительно источника выплат. Она представляет собой те материальные средства, которые остались у компании после уплаты всех налогов. Спорным вопросом являются нецелевые непостоянные выплаты. К примеру, среди них можно упомянуть материальную помощь, которая нанимателем была выделена к отпуску работника.
Целевая помощь, которая единовременно оказывается из-за стихийного бедствия либо чрезвычайной ситуации, смерти родственника либо самого сотрудника, не облагается в нашей стране НДФЛ. С выдаваемой суммы не удерживают страховые взносы.
Материальная помощь в размере 50000 рублей, выдаваемая при рождении ребенка, также не подлежит обложению НДФЛ, она не считается объектом удержания взносов в Пенсионный фонд, а также в Фонд социального страхования.
Если сумма выплат превышает эту величину, в таком случае с нее удерживаются взносы и налоги в общем порядке. Общий размер материальной помощи, которая не облагается НДФЛ, освобождается от уплаты социальных взносов в страховой фонд, не должен превышать 4000 рублей.