Какие документы работодатель выдает в 2021 году при увольнении сотрудника?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы работодатель выдает в 2021 году при увольнении сотрудника?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.

Как стало в 2023 году

С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:

• ЕФС-1;
• Персонифицированные сведения по физическим лицам;
• Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.

Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.

Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:

Сведения	Документы уволенному в 2022	Документы уволенному в 2023
Трудовая книжка	Трудовая книжка или СТД-Р	Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1
Информация о доходах в месяце увольнения	Расчетный листок	Расчетный листок
Информация для расчета БЛ	Справка 182Н
Информация о доходах и СЗВ-М	Выписка из СЗВ-М	Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка)
Информация о взносах	Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами	РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения)
Информация о стаже	Выписка из СЗВ-стаж	ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения)

Ответственность за невыдачу документов при увольнении сотрудника

Документы при увольнении сотрудника выдавать нужно обязательно, причём без задержек. Если работодатель нарушает данное требование, то ему угрожают разные неприятные последствия. Причём санкции возможны как для компании, так и лично для руководителя.

Юридическое лицо за невыдачу документов в 2022 году могут оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей, а должностное лицо – до 5 тысяч. При повторном нарушении размер штрафа для фирмы возрастает до 70 тысяч, а для руководителя – до 20 тысяч. Плюс ему начинает угрожать дисквалификация до 3 лет.

Соблюдение надлежащего порядка увольнения имеет принципиальное значение. Любые нарушения способны повлечь за собой неприятности как для компании, так и для руководителя. Поэтому лучше такого не допускать.

Справки при увольнении

Также работник должен получить различные справки в бухгалтерии работодателя. Справка о заработке понадобится увольняющемуся работнику для того чтобы предъявить ее новому работодателю. На основании этих данных, новый наниматель будет рассчитывать различные пособия:

• по нетрудоспособности;
• по беременности и родам;
• по уходу за ребёнком.

В справке нужно указать:

• сведения о работодателе;
• сведения о работнике;
• выплаты работнику, на которые начисляли соц¬взносы за текущий и два предыдущих календарных года;
• количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком).

Ещё один документ – справка о среднем заработке за последние 3 месяца. Этот документ понадобится для постановки работника на учёт в центре занятости в качестве безработного.
Сведения персонифицированного учёта. Если работник настаивает, то работодатель должен дать ему 3 справки:

• по форме СЗВ — М;
• по форме СЗВ – СТАЖ;
• раздел 3 расчёта по страховым взносам.

Эти справки нужны для начисления пенсии работнику. Также работник имеет право запросить сведения для того, чтобы убедиться в правильности передачи данных в ПФР. Отчёты по форме СЗВ – М и СЗВ – СТАЖ формируются только по увольняющемуся сотруднику. Другие работники не упоминаются.

Важно! Работодатель должен получить от работника подтверждение того, что эти сведения персонифицированного учёта он получил.

Это можно сделать 2 способами:

• можно попросить его расписаться на экземплярах работодателя;
• можно завести отдельный журнал.

Справка по форме 2-НДЛФ о начисленных и уплаченных налогах. Работодатель обязан выдать такую справку работнику. В ней содержатся сведения не только о заработной плате, но и обо всех выплатах на которые начислялись страховые взносы, а также сведения о бывшем работодателе.

Эта справка применяется на новом месте работы, если работник имеет право на получение налогового вычета по основаниям ст. 218 — 220 НК РФ.

В поле «Признак» нужно указать:

• 1 – если НДФЛ был удержан со всех доходов увольняющегося работника;
• 2 – если у сотрудника был такой доход, с которого налог не был удержан.

В какой срок должны выдать справки при увольнении?

Трудовое законодательство обязывает работодателя выдать документы в следующие сроки:

• справка о заработной плате, трудовая книжка– в день увольнения;
• формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и расчет по страховым взносам — в день увольнения;

Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК, п.п. 2-2.3, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ч. 4 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ.

При отсутствии возможности выдать документы в последний рабочий день, работодатель должен направить работнику уведомление о том, что он обязан их получить либо согласиться на отправку почтовым отправлением. Уведомление направляется по адресу по месту жительства сотрудника.

• остальные справки и копии документов – в течение трех дней от даты подачи заявления с просьбой об их выдаче (ч. 1 ст. 62 ТК).

Рекомендуется фиксировать дату поступления заявления в любом регистрационном регистре (например, журнале входящей корреспонденции), чтобы не допустить проблем, связанных с нарушением сроков.

Какие справки можно запросить при расторжении трудовых отношений

Увольняя сотрудника, бухгалтерия должна представить ему информацию:

• О размере заработка по форме 182-Н за определенный срок. Ее нужно будет представить по новому месту работы. Эти сведения понадобятся для расчета пособий для женщин, оформляющих отпуск по беременности и родам, по уходу за родившимся малышом, по болезни. Документ должен содержать данные о сторонах трудовых правоотношений, размер выплат лицу, на которые производились начисление налоговых платежей за последние 3 года, и число дней, не включаемых при начислении пособий, в том числе дни нетрудоспособности, декретного отпуска и присмотра за малышом;
• О средней зарплате за предыдущие 3 месяца. Справка потребуется для обращения в центр занятости для приобретения статуса безработного и его регистрации;
• По запросу гражданина бухгалтерия должна предоставить данные персонифицированного учета в виде справок формы, С3В-М, СЗВ-СТАЖ. Они потребуются для начисления пенсионных выплат либо проверки правильности передачи информации в ПФ;

Какие выплаты получают при увольнении

Помимо документов, уходящий сотрудник получает расчет. Окончательная сумма к выплате состоит из:

• зарплаты за последние рабочие дни, отработанные с начала месяца;
• отпускных за неотгулянное время;
• пособие в связи с болезнью во время отработки.

Порядок увольнения сотрудников в 2020 году – изменения

07.02.2020Российский налоговый портал

Как было до 2020 года? Давайте вместе вспомним, какие документы следовало собрать и выдать на руки сотруднику, который решил уволиться.

Существует два вида документов, которые выдаются сотруднику на руки при увольнении.

Первый вид документов – это обязательные документы, которые работодатель обязан подготовить. И не важно, нужны они сейчас работнику или нет, хочет он их получать или нет, эти документы должны быть выданы под роспись. Если работодатель не выполнит эту обязанность, то его ожидает штраф.

Второй вид документов – документы по просьбе работника. Например, ваш сотрудник при увольнении вправе запросить копии личного дела, приказов о приеме на работу и об увольнении, характеристику.

К обязательным документам относятся:

1) Справка о средней заработной плате (за два года). Данный вид справки понадобится работнику на новом месте. Справка выдается по форме, утвержденной приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 г. № 182н.

• 2) Документ, в котором содержатся сведения персонифицированного учета. Такие сведения персонифицированного учета содержатся в документах:
• – отчет СЗВ-М,
• – отчет СЗВ-стаж,
• – раздел № 6 отчета РСВ-1 (если сведения нужны до 1 января 2017 года),
• – раздел № 3 Расчета по страховым взносам (сведения после 1 января 2017 года).

Полностью выдавать документы работнику нельзя, потому что в этих разделах содержатся данные на других работников. Поэтому все сведения выдаются работнику в форме выписки.

1. Как стало в 2020 году?
2. В текущем 2020 году работодатель должен выдать работнику при увольнении следующие документы:
3. – трудовую книжку в бумажной форме или заполненную форму бланка СТД-Р;
4. – документ о стаже (выписку из раздела № 3 Расчета по страховым взносам, выписку из СЗВ-СТАЖ, выписку из СЗВ-М);
5. – справку о заработке за два календарных года;
6. – медицинскую книжку (если таковая оформлялась);
7. – расчетный листок.
8. Выписка из Расчета по страховым взносам – документ составляется за период с начала квартала по дату увольнения.
9. Выписка из СЗВ-СТАЖ – документ составляется за отчетный год (по дату увольнения работника).
10. Выписка из СЗВ-М – документ оформляется за месяц увольнения работника.

Обязательные документы

Большинство конфликтных ситуаций связано с выдачей трудовой книжки. Часто руководство недовольно увольнением человека по собственному желанию, и под разными предлогами не отдает книжку на руки. Соответственно, работник не может официально устроиться на новое место. Если такое происходит, лучше не терять время, а написать письменное заявление в Трудовую инспекцию. Время на рассмотрение обращения — тридцать дней. Сотрудники ведомства проведут проверку и вынесут предписание руководству организации, оштрафуют ответственных лиц или юрлицо по статье 5.27 КоАП РФ. Кроме того, стоит помнить, что за каждый день задержки трудовой организация обязаны выплачивать работнику заработную плату. Пока трудовая не выдана — работник официально не уволен.

Главное, что должен знать работник — нельзя расписываться в получении документа, пока он не оказался на руках, иначе жалобу признают необоснованной.

В последний день работы увольняющийся получает окончательный расчет по выплате зарплаты, а вместе с ним и расчетный лист, где отражаются все сведения о начислениях.

Нужно помнить, что еще должен выдать работодатель — это документы персонифицированного учета, содержащие информацию о застрахованном лице и его стаже. Для их оформления применяется форма СЗВ-М за последний месяц и СЗВ-СТАЖ. Указанные формы ведутся сводными таблицами на всех сотрудников. Поэтому в отделе кадров делают выписку из них на конкретного сотрудника только с его личными данными.

Обязательно проводится выдача справки о заработке за два предшествующих года, с которого производились отчисления в ФСС. Образцом служит форма 182н. Такую справку необходимо предоставить новому нанимателю для подсчета оплаты больничных листов, пособий в связи с материнством.

Обратите внимание: приведен исчерпывающий перечень, какие документы при увольнении обязан выдать работодатель сотруднику в 2021 году. Жаловаться на непредставление иных бумаг, если они не запрашивались, бессмысленно.

Когда нужно выдать справки при увольнении

Трудовой кодекс предъявляет к организации жёсткие требования по выдаче увольняющемуся в финальный рабочий день трудовой книжки и расчёта. Все остальные справки и документы работодатель выдаёт человеку по его письменному заявлению, срок для выполнения – 3 рабочих дня.

Знайте: если человек запрашивает справки даже за несколько минут до своего увольнения, кадровая служба обязана их выдать «день в день». Отставляем в сторону все дела и готовим необходимые справки и копии нужных документов. Этого требует закон, и с этим нужно смириться.

При этом заявитель может указать в своём требовании способ получения всех нужных документов, например, почтовым отправлением. Когда человек не хочет или физически не может приехать в офис для получения своей рабочей документации, он имеет право запросить отправить справки почтой или курьером. Компания в этом случае обязана направить на указанный адрес заказное письмо с уведомлением и описью содержимого. Таким образом, можно забрать даже трудовую (но только при письменном волеизъявлении заявителя).

Стоит знать при этом, что запросить пакет документации, касающейся работы, можно в любое время, даже через несколько лет после увольнения. Единственные сложности, которые могут возникнуть в этом случае, – если предприятие будет ликвидировано (ИП закрыто), сложно будет восстановить документы. Но и это возможно, для этого можно попробовать обратить в гос. архив, где должны храниться вся документация о работниках организации. Служащие архива должны восстановить и завизировать нужные данные.

За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю – как организации, в целом, так и ее руководителю персонально –могут грозить солидные штрафы. Данное нарушение подпадает под категорию административных санкции, которые регулируются Кодексом об Административных правонарушениях.

Так, при задержке дольше положенного времени или невыдачу (что является фактически одним и тем же) всех бумаг Трудовая инспекция вправе выписать юридическому лицу или ИП штраф в размере 30-50 тысяч рублей. Генеральному директору юрлица могут присудить индивидуальный штраф в размере 1-5 тысяч рублей.

Если в дальнейшем порочная тенденция будет развиваться, и организация не пересмотрит своего отношения к ведению личных дел сотрудников, то мера карательных воздействий может возрасти до 70 тысяч рублей для юридического лица и 20 тысяч рублей для его начальника. В особых случаях может применяться такая мера, как дисквалификация руководителя по занимаемой должности и специальности, сроком от 1 до 3 лет – статья 5.27 КоАП России.

Что делать, если документы не выдают

В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые — по письменному заявлению работника.

Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.

Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.

Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.

Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:

• написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
• направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.

В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:

• написать жалобу в инспекцию по труду;
• написать жалобу в прокуратуру.

Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:

• при личном посещении;
• почтовым отправлением;
• через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.

Сейчас наиболее популярный способ подачи обращений от граждан – с помощью онлайн – приёмных через официальные сайты государственных органов. Срок рассмотрения обращения – 30 дней с момента регистрации документа. При подаче жалобы через интернет, датой регистрации является дата получения заявителем электронного уведомления.

В жалобе на работодателя необходимо указать причину её подачи. В данном случае стоит применить такую формулировку: «Прошу привлечь работодателя за нарушение трудового законодательства к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и выдать предписание о выдаче мне, в соответствии со ст. 62 ТК РФ, документов за период моей работы». Соответствующими надзорными органами будет проведена проверка. Если такое нарушение совершено впервые, то работодателю может быть вынесено только предупреждение или наложен минимальный штраф. Если же подобное происходит регулярно, и работодатель уже привлекался к ответственности со стороны инспекции или прокуратуры, то размер штрафа возрастает в несколько раз.

Какие могут быть основания и проблемы при увольнении

Согласно законодательству РФ существуют следующие основания для увольнения:

• по инициативе сотрудника — собственное желание прекратить работать в компании, выход на пенсию, невозможность продолжать трудовую деятельность у данного работодателя, зачисление в образовательное учреждение;
• по инициативе работодателя — ликвидация компании, сокращение штата, нарушение сотрудником должностных обязанностей, непрохождение аттестации, утрата доверия со стороны работодателя, правонарушения (порча имущества, хищения, нахождение на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, систематические прогулы или опоздания);
• по соглашению сторон — мировое соглашение между компанией и сотрудником, увольнение по причинам, не зависящим от обеих сторон.

Если увольнение происходит по решению самого сотрудника, то обычно никаких проблем не возникает. То же самое можно сказать о процедуре увольнения по соглашению сторон.

Если же увольнение происходит по инициативе работодателя, то здесь могут возникнуть некоторые разногласия между сторонами. Дело в том, что работодатель не вправе уволить сотрудника, не имея на то веских оснований. При увольнении нужно строго ориентироваться на те основания, которые указаны в трудовом законодательстве, в противном случае возможны долгие разбирательства с трудовой инспекцией и сотрудником в суде.

Особенно важно обращать внимание на увольнение по причине дисциплинарного проступка или правонарушения. В этом случае работодатель должен оформить все действия документально, что будет подтверждать правомерность увольнения. К примеру, при нарушении трудовой дисциплины обязательно нужно составлять должностную или служебную записку, акт о правонарушении, брать объяснительную с работника.

Формирование СТД-Р в 1С

Перед тем, как формировать СТД-Р в 1С: ЗУП (ред. 3.1), необходимо убедиться, что данный момент настроен в документе по увольнению. Для этого нужно зайти в раздел «Приемы, переводы, увольнения», выбрать документ «Увольнение» (по конкретному сотруднику) и поставить галочку в ячейке «Отразить в трудовой книжке». После этого информация об увольнении отразится в отчете СТД-Р.

Для формирования самого документа СТД-Р для выдачи сотруднику нужно зайти в раздел «Электронные трудовые книжки», затем нажать на кнопку «Создать». Из выпадающего меню следует выбрать «Сведения о трудовой деятельности, СТД-Р» и в новом документе подобрать сотрудника. Отчет будет заполнен автоматически.

При нажатии на кнопку «Печать» можно увидеть и распечатать документ, который затем подписывается и передается сотруднику при увольнении.

Механизм увольнения работника

Механизм увольнения сотрудника производится следующим образом:

• работник пишет заявление на увольнение (по собственному желанию или по соглашению сторон) или уполномоченный сотрудник составляет документ на увольнение (по инициативе работодателя);
• кадровик издает приказ об увольнении с указанием количества неиспользованных дней отпуска (форма № Т-8), который затем подписывается руководителем компании;
• кадровик делает соответствующую запись об увольнении в личной карточке сотрудник (форма № Т-2);
• сотрудник подписывает приказ и личную карточку, что свидетельствует о его ознакомлении с документами;
• кадровик вносит в бумажную трудовую книжку информацию об увольнении (с указанием статьи ТК РФ, номера и даты приказа);
• начальник отдела кадров или руководитель подписывает запись в трудовой книжке, а затем сам сотрудник пишет, что он ознакомлен;
• бухгалтер по расчету зарплаты производит расчеты по выплатам, которые необходимо произвести сотруднику;
• бухгалтер-кассир выдает работнику окончательный расчет через расходный кассовый ордер, а кадровик передает все документы сотруднику;
• бухгалтер по расчету зарплаты или главный бухгалтер возвращает судебному приставу исполнительный лист (если он был оформлен на сотрудника, и по нему производились удержания из зарплаты).

Выдача документов при увольнении является обязанностью работодателя. Это закреплено Трудового Кодекса РФ. Как уже было сказано выше, есть те, которые положены всем без исключения, но есть и те, какие выдаются исключительно по письменному заявлению. Происходит это в установленные сроки – 3 календарных дня после подачи прошения.

Порой случаются ситуации, когда работодатель осведомлен о том, какие справки выдаются работнику при увольнении, но по каким-то причинам не желает исполнять эту обязанность. Например, человек может быть в отпуске или отсутствовать на месте трудовой деятельности по другому основанию.

Но нужно понимать, что ни одна из перечисленных причин не считается уважительной. Подготовить и отдать на руки необходимые справки – прямая и закрепленная законодательно обязанность. Работодатель не может от нее уклоняться. Что грозит нерадивому работодателю? Ответственность, предусмотренная КоАП РФ.

Кадровики многих предприятий часто задаются вопросом: какие справки выдаются при увольнении? Ответ находится не только в положениях трудового, но и гражданского законодательства. Важно иметь представление о нескольких стандартных правилах:

• предоставление любого документа происходит исключительно под подпись работника;
• нельзя отказать в выдаче какой-либо справки, если сотрудник еще не передал в отдел кадров обходной лист;
• процедура, в течение которой передаются документы при увольнении от работодателя в 2020 (как и в другие годы), должна завершиться за 3 дня;
• если за указанное время сотрудник не явился, то ему следует отправить все собранные справки заказным письмом.

Далее рассмотрим подробнее, какие справки выдаются обязательно.

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Похожие записи:

• Какой платится налог с продажи нежилого помещения физическим лицом?
• Положены ли пособия на ребенка неработающим мамам: как получить на карту банка
• Как сироте приватизировать квартиру? Отвечает юрист