Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Размер компенсации за использование личного имущества работника в интересах работодателя законодательно не установлен. Конкретный размер и порядок выплаты компенсаций устанавливает работодатель по согласованию с работником в письменном соглашении.

По общему правилу согласованная между работодателем и работником компенсация за использование работником личного автомобиля и телефона (в связи с исполнением трудовых обязанностей) рассматривается в правоприменительной и праворазъяснительной практике как не подлежащая обложению страховыми взносами (см., например: Определение Верховного Суда РФ от 25.04.2016 № 302-КГ16-3855 по делу № А19-7892/2015, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 23.03.2016 № Ф09-1286/16 по делу № А76-10225/2015, Постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24.08.2015 № Ф04-21882/2015 по делу № А27-24488/2014, от 24.08.2015 № Ф04-21805/2015 по делу № А27-24559/2014, Письмо Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 № 1343-19, Письмо Минтруда России от 25.07.2014 № 17-3/В-347, Письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). В качестве основания называется п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (с 01.01.2017 аналогичная норма предусмотрена п. 2 ч. 1 ст. 422 НК РФ) и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Но, как и в случае с налогообложением, для признания такой компенсации необлагаемой страховыми взносами следует подтверждать расчет компенсации и фактическое использование имущества в интересах работодателя.

В заключение отметим, что компенсация работнику за использование личного имущества, выплачиваемая только исходя из неких примерных или усредненных величин (т.е. без конкретного расчета компенсации), с высокой долей вероятности будет расценена проверяющими в качестве необоснованных расходов (для целей исчисления налога на прибыль) и в качестве облагаемой НДФЛ и взносами.

Документальное оформление

Прежде чем начать выплачивать сотруднику компенсацию за использование личного имущества, нужно оформить ряд документов.

1. Документы, подтверждающие производственную необходимость использования имущества. К таким документам могут быть отнесены:

— должностная инструкция;

— бухгалтерские справки с расчетами экономической обоснованности использования.

2. Дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором должны быть отражены:

— вид используемого имущества и его характеристики (состояние на момент заключения данного соглашения, технические характеристики, регистрационные данные и т. п.);

— срок использования;

— порядок, размер и сроки выплаты компенсации (в фиксированной или переменной сумме), метод расчета;

— условия обслуживания;

— порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества в интересах работодателя, и подтверждения данных расходов.

Желательно приложить к данному соглашению документы, подтверждающие право собственности работника на имущество, которое будет использовано в интересах компании (например, договор купли-продажи, технический паспорт, товарный чек).

В российском законодательстве вы не найдете определения того, что считать личным имуществом. Так, из материалов постановления ФАС Уральского округа от 29.05.2013 N Ф09-4358/13 усматривается, что судьи определяют личное имущество работника как имущество, принадлежащее ему на любом законном основании.

Вопрос действительно спорный, ведь не всегда право на владение имуществом, например ноутбуком, можно подтвердить документально.

3. Акт. Этот документ подтверждает фактическое использование имущества. Его составляют в произвольной форме. Акт подписывают руководитель компании и работник.

4. Приказ о выплате компенсации работнику. Приказ служит основанием для перечисления компенсации работнику.

Сумму арендных платежей компания относит к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание: для подтверждения расходов в виде арендных платежей составлять ежемесячный акт не требуется (письма Минфина России от 13.10.2011 N 03-03-06/4/118 и УФНС России по г. Москве от 17.10.2011 N 16-15/100085). Основанием для признания данных расходов являются договор аренды и акт приема-передачи.

Расходы арендатора на ремонт (как на текущий, так и на капитальный) арендуемого имущества признаются в налоговом учете при условии, что договором (дополнительным соглашением) между арендатором и арендодателем эти расходы не возложены на арендодателя (п. 1 и 2 ст. 260 НК РФ, письмо Минфина России от 29.05.2008 N 03-03-06/1/339).

Нужно ли оформлять договор?

Да, нужно. Договор безвозмездного пользования имуществом (договор ссуды) регламентируется главой 36 Гражданского кодекса.

В соответствии с пунктом 1 статьи 689 Гражданского кодекса по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю). По окончании действия договора ссудополучатель обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком он ее получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

По своему характеру договор ссуды схож с договором аренды (п. 2 ст. 689 ГК РФ). Совпадает цель указанных договоров — передача имущества во временное пользование. Между сторонами возникают правоотношения, схожие с обязательствами по договору аренды, только без условия об арендной плате. Чаще такая форма договора применяется, когда между сторонами существует лично-доверительные отношения. Ведь при передаче имущества ссудодатель не извлекает никаких материальных выгод.

Договор безвозмездного пользования между работником и компанией должен быть заключен в простой письменной форме (п. 1 ст. 161 ГК РФ).

Какой вариант выбрать

Изучив представленные выше нюансы форм, посредством которых может использоваться имущество сотрудника в рабочих целях, можно прийти к выводу, что оформление ссудного соглашения было бы выгодным. Однако, стоит учитывать тот момент, что сотрудники фискальных органов обращают на такие акты повышенное внимание. Это связано с тем, что они рассматривают эти договоры как способ для ухода от налоговых платежей.

По этой причине специалисты рекомендуют оформлять компенсации. При этом, допустимо уменьшить сумму по сравнению с тем, на что согласен сотрудник. Тогда не происходит начисление налогов на величину заработка.

Указанный способ оформления несет в себе выгоду не только для компании, но и для гражданина. Причиной на то выступает то, что он получает средства, не неся обязанности по уплате НДФЛ.

К договору безвозмездного пользования применяются те же правила, что предусмотрены для договора аренды (п. 2 ст. 689 ГК РФ). В связи с этим получение имущества по договору ссуды отражается в бухгалтерском учете в том же порядке, что и при аренде.

В бухгалтерском учете полученные в безвозмездное пользование основные средства учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре ссуды. Безвозмездную передачу имущества подтверждают актом о приеме-передаче.

Пример 6. С работником заключен договор безвозмездного пользования имуществом. Этим договором установлена стоимость ноутбука по соглашению сторон — 24 700 руб. Как отразить в бухгалтерском учете обратную передачу имущества владельцу по окончании договора?

Решение. В момент передачи по акту приема-передачи в бухгалтерском учете сделана следующая проводка:

Кредит 001

— 24 700 руб. — отражен возврат ноутбука.

Как рассчитать размер компенсации

Сумма компенсационного типа, полагающаяся за применение имущества отдельно взятого сотрудника в интересах фирмы, где он трудится, в законодательных актах не имеет четкого определения. Это говорит о том, что величина этой выплаты устанавливается по соглашению между руководящим составом компании и конкретным человеком. Чтобы указанный акт имел обоснование с экономической точки зрения, потребуется взять справку бухгалтерского типа.

В этом документе прописаны правила, учитывать которые следует при расчете величины. Данные правила прописаны в письме, разработанном Министерством финансов в 2012 году. Зачастую этот размер имеет зависимость от пределов суммы относительно амортизации конкретно взятого предмета. Учитываются нормы, установленные на официальном уровне. Данное средство рассматривается как основное.

С целью приведения обоснования своей позиции по поводу размера оплаты за пользование имуществом личного типа требуется пользоваться специально разработанным Классификатором. В том числе, данный акт закрепляет амортизационные группы. Они определены в Постановлении Правительства страны от 2002 года.

Если говорить с точки зрения бухучета, то рассматриваемая сумма будет относиться к расходам обычного вида деятельности. Отражать следует в дебете счетов. В том числе, использовать нужно графа 20,25 и 44. Для понимания требуется привести конкретный пример вычислений.

Облагается ли страховыми взносами и НДФЛ компенсация

Согласно действующим положениям законодательства средства, выплаченные в качестве компенсации за использование имущества, принадлежащего сотруднику, не могут облагаться налоговыми платежами. Это связано с тем, что указанная сумма не рассматривается как доход, полученный гражданином. Положения статьи 188 ТК РФ указывают на то, что величина компенсации подлежит отражению в соглашении, сформированном между человеком и руководством компании.

Говоря о выплатах сотрудникам за использование имущества, стоит принимать во внимание:

• положения статьи 217 НК РФ, где указано, что величина компенсации, согласно установленных в договоре границах, кроме того возмещение расходов, которые имеют связь с применением таких предметов, не могут облагаться налогами;
• взносы, отнесенные к медицинскому, пенсионному или социальному страхованию – прописано в Федеральном законе под № 212 от 2009 года;
• кроме того, указанные суммы освобождаются от уплаты взносов, связанных со страхованием от несчастных случаев и образования заболеваний профессионального типа.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях. Налогобложение

При исполнении трудовых функций сотрудники предприятий часто пользуются собственным имуществом в виде мобильного телефона, транспортного средства, инструмента (в том числе музыкального) или оборудования.

Инициатором подобного использования может выступать как руководство организации, так и работник. В любой ситуации должны быть соблюдены положения трудового законодательства, касающиеся возмещения затрат сотрудника (ст. 188 ТК РФ), если:

• используемый объект/устройство является частной собственностью работника или находится в распоряжении такового на законных основаниях;
• имущество востребовано не в личных целях владельца, а в интересах компании;
• работодатель не возражает против применения в работе собственности сотрудника;
• сумма возмещения определяется по договоренности сторон.

В ТК РФ не указан полный перечень имущества, принадлежащего работнику и используемого в процессе трудовой деятельности с согласия руководства предприятия. Поэтому компенсировать можно применение в работе любого личного имущества, осуществляемого с согласия/разрешения руководства организации.

Компенсации и гарантии

Установим отличия компенсаций от гарантий. Для этого обратимся к ст. 164 ТК РФ, в которой даны легальные определения этих понятий. Гарантия — это средства, способы и условия, с помощью (посредством) которых обеспечивается осуществление предоставленных работникам прав в области социально-трудовых отношений (ч. 1 ст. 164 ТК РФ). Причем гарантийные способы и условия имеют неимущественный характер (например, сохранение прежнего рабочего места), а гарантийные средства — имущественный (обычно денежный) характер (например, выплата разницы в заработке). В гарантиях имущественного характера можно выделить гарантийные выплаты и гарантийные доплаты. Например, при сохранении части или полностью среднего заработка (выплата), а при выплате разницы в виде надбавки к заработку, полученному в неполном размере из-за простоя (доплата).

В соответствии с ч. 2 ст. 164 ТК РФ компенсация — это денежная выплата, установленная в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных как самим Трудовым кодексом, так и другими федеральными законами.

Наука трудового права дает следующее определение понятию: гарантийные выплаты — это предусмотренные законом выплаты за периоды, когда работник по уважительным причинам фактически не исполнял своих трудовых обязанностей. Гарантийные выплаты установлены в целях охраны материальных интересов работников и недопущения снижения их заработной платы [2, 410].

Отграничение от других компенсационных выплат

Отличительные черты компенсации за использование имущества работника в интересах работодателя от других компенсационных выплат, предусмотренных ТК РФ:

• это денежная выплата, в отличие от натурального возмещения;
• она направлена на возмещение затрат, связанных с исполнением трудовых, а не общественных обязанностей;
• выплачивается работнику работодателем, а не сторонней организацией;
• выплачивается работнику за уже понесенные расходы, а не авансом;
• устанавливается за использование и (или) износ личного имущества работника, а также возмещаются расходы, связанные с использованием такого имущества;
• размер компенсации всегда устанавливается по соглашению сторон трудового договора, а не по каким-либо тарифам или расценкам.

До недавнего времени компенсация за использование личного имущества работника в интересах работодателя не облагалась ЕСН. Это следовало из нормы пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. Об этом говорилось также в Письме Минфина России от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43. С 1 января 2010 г. гл. 24 «Единый социальный налог» Налогового кодекса РФ утратила свою силу (п. 2 ст. 24) , ЕСН был заменен страховыми взносами. Если использование личного имущества работника в интересах работодателя оформлено соглашением сторон трудового договора, то суммы компенсации соответствуют критериям налогового законодательства и являются объектом для начисления страховых взносов (ст. 7) . Однако на основании пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 они страховыми взносами не облагаются. Согласно этой норме не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

1. Бугров Л.Ю. Дифференциация и трудовые договоры // Проблемы дифференциации в правовом регулировании отношений в сфере труда и социального обеспечения: Материалы пятой Международной научно-практической конференции / Под ред. К.Н. Гусова. М.: Проспект, 2009.
2. Н.А. Бриллиантова, О.Н. Волкова, Н.Г. Гладков и др. Трудовое право: Учебник / Под ред. О.В. Смирнова и И.О. Снигиревой. М.: Проспект, 2010.
3. Миронов В.И. Трудовое право: Учебник для вузов. СПб.: Питер, 2009.
4. Архипов В.В., Пакин И.А. Гарантированные выплаты: виды и практика их применения // Законодательство и экономика. 2007. N 10.
5. Симонов В.И. Понятие гарантий и компенсаций в трудовых отношениях // Трудовое право в России и за рубежом. 2011. N 4.
6. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации / Отв. ред. А.М. Куренной, С.П. Маврин, Е.Б. Хохлов. М.: Издательский дом «Городец», 2007.

Учет и налогообложение компенсаций за использование имущества работников

30.05.2013«Главбух»

Татьяна Новикова, руководитель собственной аудиторской компании «ТЕРРАФИНАНС»

• Компания-организатор: Аудиторская фирма ООО «ТЕРРАФИНАНС».
• Кому и как часто выплачивать компенсацию

Начну с того, что компенсация полагается всем работникам, которые используют личное имущество на службе. Это правило распространяется даже на тех, кто работает на дому или дистанционно.

Причем не имеет значения, какое имущество использует сотрудник во время работы. Это может быть легковой автомобиль, компьютер. Как правило, компании выплачивают компенсацию раз в месяц — в одной и той же сумме. Размер компенсации пропишите в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (см. образец ниже. — Примеч. ред.).

Какие документы собрать и оформить

Забегая вперед, скажу, что, если вы правильно оформите все необходимые документы, вы сможете признать компенсацию в расходах при расчете налога на прибыль. Более того, с такой выплаты не придется удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Подробно о расчете налогов и взносов я расскажу позже.

Важная деталь

Сотрудники, которые работают на дому или дистанционно, имеют право на компенсацию за использование личного имущества на службе.

В таблице я перечислила документы, которые вам понадобятся, чтобы выдать компенсацию по всем правилам (см. ниже — Примеч. ред.). Подчеркну, что здесь названы все те бумаги, на которых обычно настаивают проверяющие из налоговых инспекций.

На основании каких документов можно выплатить компенсацию за использование личного имущества сотрудника

ДокументЧто подтверждаетКак влияет на налоги

Трудовой договор или дополнительное соглашение к нему	Размер компенсации, сроки выдачи	Документы являются основанием для того, чтобы признать сумму компенсации в расходах при расчете налога на прибыль, а также не удерживать НДФЛ и не перечислять страховые взносы
Копия ПТС, чеки на покупку сотового телефона, компьютера	Право собственности работника на имущество
Телефонные счета, квитанции об оплате Интернета, чеки на покупку ГСМ	Расходы работника

Кроме того, стоит предупредить работника, чтобы в будущем он сохранял все документы, которые подтверждают его расходы. Скажем, квитанции об оплате Интернета, чеки на покупку ГСМ и прочие. Это станет хоть каким-то доказательством того, что сотрудник действительно использовал свое оборудование в рабочих целях.

Важное уточнение для тех, кто собирается выплачивать компенсацию сотруднику, который использует в работе личный автомобиль. В этом случае важно, является ли работник собственником машины.

Или же он водит ее на основании доверенности (договора аренды, полиса ОСАГО). Дам вам схематичные подсказки, как безопаснее учитывать выплату и считать налоги в той и другой ситуации (см. схему ниже.

Это зависит от источника финансирования организации:

Работники учреждений и организаций, финансируемых из средств бюджетов всех уровней	Работники всех других организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы
Нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок установленыПостановлением Правительства РФ от 02.07.2013 г. №563 «О порядке выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием».	Сумма компенсации устанавливается в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с работником и не нормируется для целей исчисления НДФЛ (Письма Минфина РФ от 01.12.2011 г. №03-04-06/6-328, от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138, от 23.12.2009 г. №03-04-07-01/387, ФНС РФ от 27.01.2010 г. №МН-17-3/15@, Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 г. № 10627/06).

Необходимость оформления путевых листов

Налоговый Кодекс РФ напрямую не выдвигает требование оформления путевых листов для выплаты компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях.

Однако в целях признания расходов необходимо соблюсти общий принцип документального подтверждения и экономического обоснования расходов (ст.252 НК РФ).

Вопросам необходимости оформления путевых листов при выплате компенсации работникам посвящено немало писем Минфина РФ и ФНС РФ. Так, по мнению контролирующих органов (Письма Минфина РФ от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39406, от 13.04.2007 г. №14-05-07/6, от 29.12.2006 г. №03-05-02-04/192, от 16.11.2006 г. №03-03-02/275, УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 г. №20-15/001797@, от 22.02.2007 г. №20-12/016776, от 20.09.2005 г. №20-12/66690), организация должна вести учет служебных поездок в путевых листах. Именно путевые листы являются подтверждением фактического использования имущества в интересах работодателя (Письмо Минфина РФ от 27.06.2013 г. №03-04-05/24421).

Об этом свидетельствует арбитражная практика:

Реквизиты судебного решения	Вердикт суда
Постановление ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 г. №А12-15477/2011	Общество имело право заявлять расходы сумм компенсаций за использованный личный автотранспорт, обязательного условия ведения путевых листов не предусмотрено.
Постановление ФАС Московского округа от 19.12.2011 г. №А40-152815/10-116-694	Доводы налогового органа о необходимости ведения учета служебных поездок и оформления путевых листов обоснованно отклонены судами, поскольку оформление путевых листов при использовании личных автомобилей действующим законодательством не предусмотрено.
Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.01.2009 г. № Ф04-8171/2008(18850-А70-40)	Является нормативно необоснованным довод Инспекции о необходимости в рассматриваемом случае наличия именно путевых листов.

Похожие записи:

• Как узнать налог на имущество?
• Кто имеет право на больничный
• Чем отличаются земли ИЖС, СНТ, ДНП: в чем разница и что выбрать