Как зарегистрировать онлайн-кассу
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как зарегистрировать онлайн-кассу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Да, если вы приобрели соответствующее оборудование и собираетесь его использовать, то автоматически подпадаете под действие ФЗ № 54, последняя редакция которого проводилась 08 марта 2015 года. В соответствии с законом вы просто обязаны поставить купленную машину на учет, чтобы в дальнейшем легально ее использовать.
Кому нужно регистрировать кассу в налоговой
Список лиц определен статьей 1,1 ФЗ № 54, утвержденного 22 мая 2003 года. Согласно ему, сделать это должны все те, кто по роду деятельности обязаны использовать соответствующую машину, то есть работать в соответствии со спецреестром, полностью легально.
Внимание, если техника при этом не поставлена на учет, печатать чеки запрещено, а регулярно и своевременно передавать в ФНС актуальные данные она и вовсе не сможет. Поэтому и все продажи будут незаконными, за что предусмотрен штраф в размерах:
- 1 500 — 3 000 рублей — для индивидуальных предпринимателей;
- 5 000 — 10 000 — для организаций с ограниченной ответственностью.
Хотя вместо него проверяющий может и лишь предупредить, но это только на первый раз.
Где смотреть № фискального документа
Решив, где регистрировать кассовый аппарат (ККТ) для ИП или ООО, обратите внимание на порядковый номер чека — это и есть тот код, который требуется указать в окошке «Отчет…» в личном кабинете ФНС. Ну, а чтобы упростить вам задачу, мы в виде таблицы покажем, как же заполнять поля.
|
Строка |
Необходимая информация |
|
Фискальный признак |
ФПД или ПД, то есть 10 цифровых символов |
|
Дата и время |
Точная цифра до секунды |
|
Номер |
Порядковый № чека |
Попробуйте внести данные в предусмотренные для них графы, и убедитесь, что в этом нет ничего сложного. Все бланки и формы ФНС составляет именно таким образом, чтобы исключить случайные ошибки.
Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы
Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, нужно направить в налоговые органы заявление. Согласно закону 54-ФЗ заявление о регистрации ККТ должно содержать следующие реквизиты:
- наименование пользователя (полное наименование организации или полные фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
- ИНН;
- адрес и место установки кассового аппарата;
- заводской номер и модель ККТ;
- заводской номер и модель фискального накопителя.
В заявление в зависимости от планируемого направления использования онлайн-кассы вносятся дополнительные данные, например, если будут производиться интернет-платежи, то в строке «Адрес» нужно указать адрес сайта. Заполняются соответствующие строки:
- при применении в составе автоматического устройства;
- при использовании платежным агентом;
- при проведении расчетов в интернете;
- при разносной, развозной продаже;
- при применении только для распечатки бланков строгой отчетности.
В каких случаях требуется перерегистрация
По 54-ФЗ перерегистрация кассы необходима при:
- смене юридического адреса юрлица, зарегистрировавшего ККТ по этому адресу;
- переезде торговой точки в новое здание с изменением адреса
- передаче ККТ из одного филиала в другой.
Если использовать одну кассу в разных торговых точках по разным адресам, ее необходимо перерегистрировать каждый раз. Поэтому проще купить несколько касс и установить их в нескольких точках продаж.
Для перерегистрации потребуются:
- квалифицированная электронная подпись, оформленная на имя директора юридического лица или ИП, которое подает заявление на перерегистрацию ККТ;
- касса, подключенная к интернету.
Убедитесь, что на ПК установлены драйверы для носителей электронной подписи и СКЗИ. Для юридических лиц и ИП порядок перерегистрации отличается.
- В личном кабинете налогоплательщика перейдите в раздел «Учет контрольно-кассовой техники».
- В списке найдите ККТ, которую нужно перерегистрировать, и нажмите ее регистрационный номер (РН ККТ).
- В открывшемся окне выберите «Перерегистрировать».
- Выберите причину перерегистрации, укажите новые сведения о ККТ. Если причина перерегистрации «замена ФН», укажите сведения из отчета о закрытии архива предыдущего накопителя и из отчета об изменениях параметров регистрации.
На заметку!
Важно правильно указать все сведения о ККТ. Закон квалифицирует ошибки как «передачу в ФНС заведомо ложных сведений», а это грозит административным штрафом.
- Нажмите «Подписать и отправить».
- Убедитесь, что статус ККТ изменился на «ККТ перерегистрирована».
Касса перерегистрирована. Если вы перерегистрировали кассу из-за смены адреса, перенесите ККТ в другую точку продаж.
Регистрация онлайн-кассы в ИФНС: пошаговая инструкция
Разберём детально, как поставить ККТ на учет через личный кабинет (ЛК) налогоплательщика. При регистрации кассы в налоговой, инструкция для ИП и организаций будет одинакова.
Регистрация кассового аппарата в налоговой для ИП и юрлиц
ФЗ № 54 определяет перечень субъектов, освобожденных от применения онлайн-ККТ, например, ларьки, торгующие периодикой, точки по ремонту обуви, изготовители металлической галантереи и т. д. С полным перечнем таких сфер можно ознакомиться в ст. 2 указанного НПА. Все остальные предприниматели и организации (в том числе бюджетные учреждения, оказывающие платные услуги) обязаны устанавливать кассовые аппараты и регистрировать их в налоговой.
Магазины, расположенные в местностях, где нет интернета, могут использовать ККТ автономно, то есть не передавать данные в ФНС в режиме реального времени. Но регистрация в налоговой обязательна и для них. В этом случае чеки шифруются и хранятся на ФН. Инспекция запросит эту информацию, когда владелец ККМ будет перерегистрировать ее в связи с заменой накопителя.
Ниже рассмотрим подробную процедуру, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой, которая позволит избежать ошибок и поставить устройство на учет за 15 минут.
Распространенные ошибки в регистрации ККМ
Ввод некорректных данных при заполнении заявки или фискализации чреват различными сбоями и ошибками в работе онлайн-кассы. Рассмотрим самые распространенные из них.
Кому не нужен ККТ для ИП
Предприниматели, получающие оплату за свои товары и услуги от юридических лиц безналичным переводом на счёт, освобождены от применения кассовой техники.
Также онлайн-касса не понадобится тем, кто перешёл на режим «Налог на профессиональный доход» — другими словами, зарегистрировался как самозанятый.
От применения кассового аппарата для ИП освобождены некоторые сферы предпринимательской деятельности:
- продажа бумажных газет и журналов в киосках;
- питание в образовательных учреждениях;
- реализация мороженого или разливных напитков в киосках;
- продажа билетов и абонементов в государственные театры (с рук или лотка);
- торговля без оборудованного прилавка на рынках или в общественных местах;
- услуги, которые оказываются внутри государственных библиотек;
- бытовые услуги: ремонт обуви, изготовление ключей, сдача собственности в аренду, работа носильщика, услуги няни и сиделки;
- продажа бахил в розницу и др.
Часть предпринимателей вправе подтверждать расчёты с покупателями документом с реквизитами и данными о продаже, заменяющим кассовый чек:
- некоторые ИП на патенте (перечислены во 2 статье 54-ФЗ);
- предприниматели, которые ведут деятельность в регионе из перечня отдалённых или труднодоступных местностей.
Перерегистрация кассы
Иногда пользователю онлайн-кассы необходимо заново пройти процедуру регистрации.
Существует несколько причин для этого:
- Изменение данных в карточке регистрации ККТ (адрес установки, данные о собственнике и т.д.). В этом случае нужно поменять настройки кассы и перерегистрировать её в ФНС. Замена накопителя не нужна. Максимальное количество перерегистраций с одним ФН — 12 раз, если вы превысили этот лимит, придётся покупать новый накопитель.
- Изменение данных, которые не были указаны в карточке. Эту процедуру можно сделать самостоятельно. Для этого достаточно обновить настройки кассы и сформировать отчёт о перерегистрации.
- Замена фискального накопителя. Если у ФН истёк срок эксплуатации, закончилась память или произошла поломка, придётся приобрести новый и заново пройти регистрацию в ФНС.
Требования к кассовым аппаратам
В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» требования к контрольно-кассовой технике, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством Российской Федерации.
Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр контрольно-кассовой техники и применяемая пользователями при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, должна:
- иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;
- обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;
- обеспечивать фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность ввода в фискальную память информации при первичной регистрации и перерегистрации в налоговых органах в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность вывода фискальных данных, зафиксированных в фискальной памяти и на контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- эксплуатироваться в фискальном режиме;
- регистрировать в фискальном режиме на кассовом чеке и контрольной ленте признаки такого режима, подтверждающие некорректируемую регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт, в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- блокировать в фискальном режиме фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте при отсутствии признаков фискального режима в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- быть исправной;
- обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;
- соответствовать образцу, представленному в момент внесения сведений о модели контрольно-кассовой техники в Государственный реестр;
- иметь паспорт установленного образца;
- иметь идентификационный знак установленного образца;
- иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию;
- иметь знак «Сервисное обслуживание» установленного образца.
Регистрация онлайн-кассы в ФНС: нюансы
При подготовке и проведении регистрации владельцу онлайн-кассы следует иметь в виду, что:
- Если в ходе процедуры фискализации в программе от производителя ККТ будут указаны неверные данные о кассе и хозяйствующем субъекте (например, ИНН, вид налогообложения), то дальнейшее их исправление невозможно. Придется переустанавливать фискальный накопитель, который стоит 7–10 тыс. рублей.
- Адрес, указываемый в электронном заявлении на регистрацию ККМ в налоговой, берется из федеральной базы ФИАС (подставляется автоматически после набора первых букв названия улицы).
Если при указании адреса ничего не подставилось, то это значит, что адреса расположения магазина пока что нет в ФИАС. Это может быть связано с тем, что:
- магазин расположен в здании-новостройке, у которого еще нет официального адреса;
- у здания по каким-то причинам был изменен адрес, но сведения об этом не попали в ФИАС.
В такой ситуации единственный выход — постановка онлайн-кассы на учет в налоговой при непосредственном обращении в территориальное представительство ведомства. При этом используется бумажное заявление (письмо ФНС России от 25.10.2017 № ЕД-4-20/21617).
Что лучше: сделать все самому или обратиться за помощью к специалистам
Представьте себе такую картину: начинающий индивидуальный предприниматель открывает первый в своей жизни магазин. Он самостоятельно делает там ремонт, договаривается с поставщиками товара, ездит по банкам в поисках кредита и делает еще миллион дел. Помимо всего прочего ему нужно еще и заниматься кассовым оборудованием — делать все то, о чем мы написали выше.
Часто времени на все это просто не хватает. Практически нереально садиться за компьютер и разбираться в тонкостях регистрации пока сохнет первый слой краски перед тем, как нанести следующий.
Поэтому многие бизнесмены готовы отдать энную сумму денег, чтобы работу сделали за них. Предложений этой услуги на рынке хватает — нужно только найти и выбрать надежную компанию.
Средняя стоимость услуги — 3000 рублей. В нее входит заключение договора с ОФД и регистрация кассового аппарата в налоговой. Если доплатить еще примерно столько же, вам подключат и настроят оборудование и проведут обучение персонала. Вообще, лучшее решение — заказ всех работ под ключ.
Штрафы за нарушение требований закона
Помимо всех этих ужесточений к техническим характеристикам ККМ и существенном расширении категорий предпринимателей, обязанных выдавать кассовый чек, закон поднял размер штрафов для ИП по статье 14.5 КоАП РФ:
- неприменение ККМ – от ¼ до ½ суммы покупки, но не менее 10 000 рублей;
- повторное нарушение, если доказано, что ККМ не применялась в расчётах на сумму покупок более 1 миллиона рублей – административное приостановление деятельности ИП на срок до 90 суток;
- применение касс старого образца или нарушение порядка их регистрации/перерегистрации — предупреждение или штраф 1 500 — 3 000 рублей;
- отказ выдать покупателю бумажный чек или отправить его в электронном виде — предупреждение или штраф 2 000 рублей.
Подведём итоги — нужен ли кассовый аппарат для ИП и в каких ситуациях:
- Для ИП на УСН, ОСНО, ЕСХН требование работать только с ККТ нового образца вступило в силу с 1 июля 2021 года.
- ИП, работающим в сфере торговли и общепите на ПСН и на ЕНВД и не имеющим работников, с 1 июля 2021 года надо применять ККТ.
- Такой же срок перехода — 1 июля 2021 года — установлен и для тех ИП, которые оказывает услуги населению, и при этом имеет работников.
- Правом на временную отсрочку от касс (до 1 июля 2021 года) пользуются только ИП без работников, которые оказывают услуги населению или продают изделия собственного производства.
- Перед покупкой или модернизацией аппарата убедитесь, что модель включена в перечень ФНС.
- Заключайте договор на оказание услуг только с теми операторами фискальных данных, которые указаны в списке на официальном сайте налоговой службы.
- Перечень категорий налогоплательщиков, на которых новый порядок не распространяется, указан в статье 2 закона «О ККТ» № 54-ФЗ.
Требования к кассовым аппаратам
В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» требования к контрольно-кассовой технике, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством Российской Федерации.
Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр контрольно-кассовой техники и применяемая пользователями при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, должна:
- иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;
- обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;
- обеспечивать фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность ввода в фискальную память информации при первичной регистрации и перерегистрации в налоговых органах в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность вывода фискальных данных, зафиксированных в фискальной памяти и на контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- эксплуатироваться в фискальном режиме;
- регистрировать в фискальном режиме на кассовом чеке и контрольной ленте признаки такого режима, подтверждающие некорректируемую регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт, в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- блокировать в фискальном режиме фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте при отсутствии признаков фискального режима в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- быть исправной;
- обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;
- соответствовать образцу, представленному в момент внесения сведений о модели контрольно-кассовой техники в Государственный реестр;
- иметь паспорт установленного образца;
- иметь идентификационный знак установленного образца;
- иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию;
- иметь знак «Сервисное обслуживание» установленного образца.
Если регистрация кассы нужна ИП, то важно помнить, что существует несколько вариантов регистрации. В любом случае вам понадобятся документы и сам аппарат. При электронной регистрации важно оформить электронную подпись. Тип и порядок получения можно уточнить в удостоверяющем центре. Сама по себе процедура регистрации онлайн кассы ИП не занимает много времени, однако, ввиду отстутвия нужных специалистов, лучше доверить оформление сторонней организации. При самостоятельной регистрации всегда есть риск ввести некорректные данные или совершить другую ошибку, которая может повлечь блокировку фискального накопителя и самого устройства. В таком случае вам придется тратить лишние средства на повторную покупку чипа и все-равно обращаться в сервисный центр.
Для тех, кто все же решил провести процедуру самостоятельно, мы привели подробную инструкцию о том, как зарегистрировать кассу пошагово.
Типичные ошибки при регистрации устройства
- Несовпадение регистрационной информации и реальных настроек кассы. Ошибка возникает из-за того, что эти данные между собой не синхронизируются, поэтому гражданину стоит самому проверять соответствие внесенных сведений. Если, например, не соответствует адрес применения гаджета, то касса будет работать, но порядок её использования нарушается.
- Неверный рег. номер, внесенный в параметры устройства, выведет фискальную флешку из строя, его придется заменить.
- Неверно указан оператор данных. Причиной этому часто служит факт изменения оператора на сайте и невнесения изменения в прибор. В таком случае порядок применения кассы нарушается, хотя она и продолжает работать.
- Многократная перерегистрация онлайн-устройства. ФН выдерживает 12 таких процедур.
При нарушении порядка использования кассы лучше постараться сразу исправить все ошибки. В противном случае в организацию могут прийти налоговые инспекторы с камеральной проверкой, например, по заявлению потребителя, который не получил чек, или запросить информацию в кредитно-финансовой организации: по банковскому счету сразу видно, что на счет поступают средства от покупателей или платежных агентов. При обнаружении нарушений предпринимателя или юрлицо оштрафуют на крупную сумму.
Классические автономные кассы: какие их характеристики важны (стоят доплаты)
Итак, классическая автономная касса — иногда именуемая командно-управляемой в силу крайней простоты встроенной прошивки (в ней предусмотрено применение буквально нескольких десятков базовых команд на кассовые операции), представляет собой консервативный по виду кассовый аппарат «с кнопками» и скромным дисплеем. Во многих случаях — однострочным (иногда приспособленным к отображению единственного типа информации в виде цифр).