Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Журнал иначе называют книгой регистрации или учета трудовых договоров. Он, помимо предоставления отчетности, используется для внутреннего менеджмента предприятия. По книге можно оперативно определить текущее положение кадрового потенциала компании и собрать статистические данные.

Обязателен ли журнал учета дополнительных соглашений

Наряду с основными договорами кадровые службы ведут учет дополнительных соглашений с сотрудниками, сведения о них не всегда вносятся в книгу учета регистрации ТД, а оформляются отдельным реестром. Дополнительные соглашения подписываются сторонами, если:

• изменяются форма или условия трудового найма;
• пересматриваются условия оплаты;
• осуществляется перевод на другую должность или ее переименование;
• регистрируется изменение названия организации, структурного подразделения;
• вносятся изменения в персональные данные;
• оформляется временный перевод или временное замещение;
• сокращается испытательный срок и пр.

Правила кадрового делопроизводства не предусматривают внесение новых и дополнительных сведений в текст ТД. Все изменения оформляют отдельными соглашениями. Они являются неотъемлемой частью основного:

• заключаются письменно;
• составляются в 2 экземплярах;
• описываются в едином журнале или в отдельном реестре.

Для детализации учета и быстрого поиска необходимой информации крупные организации ведут раздельную регистрацию — журнал ведения трудовых договоров и журнал дополнительных соглашений к ним. Оформление дополнительного соглашения полностью завершено после внесения записи в учетный регистр.

Где бесплатно скачать образец журнала

Ориентировочно столбцов, в которые вносится информация, около 11. Примерный образец журнала регистрации трудовых договоров должен содержать в себе такую информацию, как:

• номер по порядку;
• дата заключения трудового договора;
• номер договора;
• персональные данные лица;
• профессия (должность);
• структурное подразделение предприятия;
• дата заключения договора;
• дата расторжения;
• характер деятельности работника;
• дополнительные соглашения;
• примечания.

Например, он может выглядеть так:

№ п/п	Дата заключения трудового договора	Номер договора	ФИО сотрудника	Структурное подразделение предприятия	Дополнительные соглашения	Примечания
1	10.09.2020	159	Иванов Петр Сидорович	Гараж		Договор заключен на неопределенный срок

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда. Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.

Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Однако данный журнал можно вести для удобства и упорядочивания хранения информации о подписанных с работниками документах, особенно в больших компаниях с наличием большого количества работников, в случае частой смены персонала, большой «текучки».

Если в организации трудятся работники по срочному трудовому договору, то вести журнал учета трудовых договоров очень удобно. Согласно Трудовому кодексу, о прекращении срочного трудового договора организация должна предупредить работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня.

Если момент, когда срочный договор необходимо расторгнуть, будет упущен, то есть работник будет продолжать работу, условие о срочном характере трудового договора утратит силу. Трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок.

Поэтому работодателю необходимо внимательно следить за сроками расторжения срочных трудовых договоров, что удобно делать, упорядочив информацию с помощью журнала.

Журнал учета окончания срочных трудовых договоров и журнал учета трудовых договоров можно вести отдельно, разработав для этих целей две отдельные формы.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров / Статьи / Журнал «Кадровое дело»

Трудовой договор один из важнейших документов на предприятии, регулирующий взаимоотношения работника и работодателя. Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и что это такое. Каков срок хранения журнала регистрации трудовых договоров, и каким образом вести учет и его хранение.

Из этой статьи вы узнаете:

• для чего нужен журнал регистрации трудовых договоров и требует ли его законодательство;
• каким образом вести учет и хранение журнала регистрации трудовых договоров;
• каков срок хранения журнала регистрации трудовых договоров в 2017 году;
• как поступить в случае ошибочного ведения журнала регистрации.

Нужно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним?

Журнал иначе называют книгой регистрации или учета трудовых договоров. Он, помимо предоставления отчетности, используется для внутреннего менеджмента предприятия. По книге можно оперативно определить текущее положение кадрового потенциала компании и собрать статистические данные.

Журнал позволяет оценить следующее:

• какое количество трудовых договоров и допсоглашений принято на предприятии;
• какой процент договоров актуальны, уже расторгнуты или истекли, но продолжают храниться в архиве организации;
• какой была средняя продолжительность действия трудового договора (работы сотрудника на предприятии).

Журнал очень упрощает работу с личными карточками, трудовыми книжками и иной кадровой документацией, потому что для получения информации не нужно искать оригинал каждого трудового договора или дополнительного соглашения, а достаточно просто заглянуть в общий журнал. Экономия времени становится очень заметной, если необходимо искать информацию сразу о нескольких трудовых договорах.

Назначение и виды документа

Журнал регистрации договоров ведется для того, чтобы:

• систематизировать все договоры по виду, дате и другим параметрам;
• быстро найти нужный документ;
• узнать, заключался ли договор с конкретной организацией/трудовой договор с сотрудником или нет;
• вести сквозную или иную систему нумерации документов в соответствии с порядком заключения соглашений.

Конкретных требований законодательства к обязательному ведению этого журнала не установлено. Каждая компания вправе сама выбирать, нужен ей такой документа или нет. Однако как показывает практика, в большинстве случаев ведение журнала оправданно, поскольку:

1. Все трудовые договоры должны идти строго по порядку – №1 с директором, №2, №3 и т.д.
2. Что касается договоров с контрагентами, их также лучше поставить на учет.

Документ можно вести не только в бумажном виде, но и одновременно дублировать информацию на электронном носителе. Тогда поиск данных по нужному соглашению займет несколько секунд. К тому же пользователь может отфильтровать документы по разным критериям – название, дата составления, контрагент и т.п.

На практике различают несколько разновидностей журналов:

• по трудовым договорам (обычно их выделяют в отдельную категорию);
• по договорам с контрагентами (единый список соглашений со всеми юридическими лицами);
• по отдельным разновидностям документов (например, договор поставки, возмездного оказания услуг, подряда и т.п.).

Обычно компания ведет только 1 общий журнал договоров. Однако если это крупное предприятие, и документооборот идет довольно активно, желательно завести сразу несколько документов. Причем они необязательно должны быть общими для всей организации. Например, собственные журналы могут завести структурные подразделения, отделы и филиалы.

Журнал регистрации дополнительных соглашений

Почтовые расходы по доставке в указанные выше цены не включены и составляют: Кол-во книг Стоимость доставки 1 книга 95 руб.

2-3 книги 135 руб. 4-5 книг 250 руб. 6-7 книг 315 руб. 8-9 книг 380 руб.

Бумага отменного качества, линии четкие, левая сторона книги совпадает с правой (иногда бывает что строки с разных сторон съезжают). В некоторых журналах есть странички для ответственных за ведение журнала.

Также в конце есть образец, как заполнить данный журнал (так что не ошибемся). И еще важный момент: все журналы в прозрачных обложках, что делает их еще более привлекательными на столе кадровика, где они занимают достойное место. Спасибо всем, кто трудился для нас!!!! Слава редакции «Пакета Кадровика»!

Книги по кадровому делопроизводству 130 пошаговых инструкцийдля кадровой работы КУРС КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.

Составлять регистрацию трудовых основных и дополнительных соглашений можно вручную или при помощи компьютера. Вид документа может быть свободным, а также создаваться с применением общепринятых правил документооборота.

При использовании последнего варианта делается плотная обложка для журнала с фиксированием соответствующих записей: название организации, период занесения информации, ФИО ответственных сотрудников за ведение журнала.

Обязанность по ведению сводной книги учета и регистрации обязательно фиксируется в должностной инструкции специалиста.

Форма журнала не предусматривает строгого образца, допускается наличие любых данных (на усмотрение компании).

В первую очередь, нумеруются все листы (даже незаполненные). На первом листе книги ничего не пишется или обозначаются нормы заполнения.

Пример того, как нужно заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

На что стоит обратить особое внимание:

• Страница журнала может иметь определенные графы – все зависит от желания компании. Чаще всего регистрационная запись обладает индивидуальным номерным знаком, прописывающимся в 1 графе.
• Следующий этап – указание номера и даты трудового договора. В этой же строке разрешается указать информацию о других сведениях, разрешается выделять другой графой.
• Необходимо наличие графы для инициалов рабочего – с кем подписана документация. Помимо этого нужно указать должность рабочего, информацию о приказе принятия на работу.
• Графа для заверения лицом (подписи).
• Разрешается создавать графу для примечаний, где можно указать информацию, которая касается рабочего или его труда.

Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.

Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.

Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.

Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.

Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:

• конфиденциальность;
• простата оформления и заполнения документа;
• более легкий контроль за ее сохранностью;
• минимум расходов.

Журнал регистрации трудовых договоров, образец

Журнал заполняется внутри в специально разработанной табличке, которая содержит 10 столбиков:

1. Номер записи для трудового договора, который одновременно служит и регистрационным знаком для подтверждения совершенного акта соглашения между работником и работодателем.
2. Дата, когда договор был заключен.
3. Номер порядковый трудового соглашения.
4. Персональные данные сотрудника – фамилия, имя, отчество.
5. Специальность, должность подчиненного.
6. Отдел, структурное подразделение, куда принят на работу сотрудник.
7. Срок действия соглашения.
8. Тип работы – основная, по совместительству, сезонная и т.д.
9. Есть ли дополнительные соглашения.
10. Примечания.

Законодательных норм, обязывающих всех кадровых ответственных должностных лиц заниматься ведением такого журнала, нет. Скорее это больше делается для удобства и аккуратности ведения делопроизводства по предприятию, организации. Сначала книга учета тщательно изучается, затем заполняется титульный и последний, заверительный листы, а уж потом лист, где указывается ответственный кадровик, назначенный какое-то время вести учет договоров. После этого книга готова к использованию и можно вносить в нее все договора, создающиеся по мере поступления работников на предприятие, их увольнения либо внесения изменений в трудовые отношения.

Учет в электронной форме

Основным преимуществом ведения журнала регистрации в электронной форме считается возможность быстрого ввода информации и поиска. Учет удобно вести не в Word, а в MS Excel (в табличном виде). Также к преимуществам электронного документооборота относятся:

• Оптимизация работы с сотрудниками.
• Соблюдение конфиденциальности, высокая степень защиты информации.
• Контроль хранения и оформления документов.
• Сохранение первичных документов (автобиографии, анкеты, заявления) в электронном виде.
• Снижение трудоемкости затрат.
• Возможность оформления по требованию руководства копий приказов и различных видов выписок.

Личная карточка каждого сотрудника, составленная по форме Т-2, также ведется в электронной форме. Информация, поступающая на карточку, регулярно обновляется. Однако в некоторых случаях, когда нужны личные подписи сотрудника и специалиста кадровой службы, карточка дублируется на бумажном носителе.

В компьютерной программе следует предусмотреть невозможность подвижки номеров. Хотя второй экземпляр трудового соглашения и выдается работнику на руки, но с учетом уволившихся сотрудников, следует предотвратить возможную подтасовку и другие махинации со стороны руководства путем давления на специалистов отдела кадров.

Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.

Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер.

Личная карточка сотрудника (форма т-2) ведется в электронной форме. Информация, поступающая на нее, постоянно обновляется. Но в некоторых случаях, где нужны личные подписи работника и сотрудника кадровой службы, ведение карточки дублируется на бумажном носителе. В программе должна быть предусмотрена невозможность подвижки номеров.

Журнал, прежде всего, нужен самому работодателю для получения полной и достоверной информации о регистрации, учете и движения в организации договоров с работниками. Поэтому работодатель самостоятельно должен определять, какую информацию вносить в Журнал.

Как правило, в нем учитываются следующие сведения: дата и номер трудового договора, ФИО работника, должность на которую принят работник, сведения о получении трудового договора на руки, сведения о внесении изменений в трудовой договор, дата и основание расторжения трудового договора, и другая необходимая информация.

В трудовых договорах, в разделе «Реквизиты сторон» указывать банковские реквизиты организации необязательно.

Внимание

Документ составляется для корректировки условий, характера работ, пролонгации срока и является неотъемлемой частью основного договора.

Изменения, вносимые в первоначальные положения трудового договора, могут быть достаточно существенны и полностью изменять условия или гарантии, предоставляемые работодателем.

Законодательством не запрещено присваивать отдельный уникальный номер дополнительным соглашениям к контрактам, но на практике часто применяют другой вариант идентификации.

Документ под названием «Журнал (книга, реестр) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений» не входит в пакет обязательной кадровой документации. Ответ на вопрос: обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров, — нет, в законодательстве такого требования нет, унифицированная форма не утверждена. Но работодателям рекомендуется его оформлять в целях упорядочения документооборота. Это инструмент, позволяющий быстро найти контракт, уточнить информацию или внести изменения. Он необходим кадровикам крупного предприятия, на котором работает большое количество сотрудников. Решение о введении учета контрактов, утверждении формы документа принимается руководителем и оформляется локальным нормативным актом — приказом.

На практике ведение учета договоров осуществляется как в бумажном, так и в электронном виде. Чтобы выбрать правильную форму, важно определить цель ведения документа. Если он применяется в информативных целях, для контроля за сроком действия контрактов, например, то достаточно электронного варианта.

Если его планируется использовать для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения своей аргументации во время спора или в ходе проверок, — ведите учет в бумажной форме. В этом случае его оформление должно отвечать стандартам делопроизводства: журнал прошивают, нумеруют страницы, заверяют подписью руководителя.

В законодательстве нет конкретных указаний, должен ли журнал регистрации трудовых договоров быть прошит и скреплен печатью, так как этот документ не является обязательным для работодателей. Но есть общие требования по делопроизводству, утвержденные ГОСТами и документами Росархива (Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016 и приказ Росархива № 76 от 23.12.2009), в соответствии с которыми документ, в котором больше трех листов, нумеруется, и перед сдачей в архив сшивается и заверяется. В целях обеспечения достоверности вносимых данных, сохранности реестра контрактов рекомендуется его прошивать и заверять, предварительно пронумеровав листы.

Готовая, отпечатанная типографским способом книга регистрации продается в магазинах канцтоваров. Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости. На титульном листе указывают:

• наименование организации;
• наименование документа (журнал, книга, реестр);
• даты заполнения — начало и окончание;
• данные лиц, ответственных за ведение.

Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.

Предлагаем ознакомиться: Договор мены с городом что нужно знать при покупке квартиры

В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:

• наименование организации;
• название документа;
• дата начала ведения книги и ее окончания;
• период хранения.

Все эти данные указываются на титульной странице книги.

Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:

• дата заключения трудового договора, его номер;
• фамилия-имя-отчество сотрудника;
• структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
• должность;
• характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).

Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.

Большинство кадровых работников склоняются к мнению, что данный документ в кадровой службе не просто необходимость — он значительно облегчает работу менеджера по персоналу.

Получается, что в одном месте хранится вся информация по работникам и договорам, с ними заключенным. Это удобно и для поиска информации, и для выдачи необходимых сведений и справок.

Книга по учету и регистрации договоров трудоустройства — специальный учетный документ, позволяющий следить за всеми трудовыми договорами и соглашениями, вносить изменения и решать конфликтные ситуации между сотрудником и работодателем. Это удобная форма учета, позволяющая кадровикам иметь под рукой в любое время всю необходимую информацию. Для доступа к этой информации на протяжении долгого времени, организация обязана хранить уже закрытый документ 75 лет.

Наверх

Напишите свой вопрос в форму ниже

Похожие записи:

• Налоговые льготы на транспортный налог для физических лиц в 2023 году
• Анализ рентабельности продаж: как проводить и интерпретировать результаты
• Госпошлина за регистрацию автомобиля в ГИБДД в 2023 году